Этап 1. Сортировка

Все предметы и документы рабочей среды разделяют на три категории: нужные, ненужные и ненужные срочно. Нужные сохраняют на рабочем месте, ненужные удаляют по определенным правилам (утилизируют, хранят, продают), ненужные срочно располагают на определенном удалении от рабочего места или хранят централизованно.

Руководитель бюро / группы распределяет и закрепляет зоны ответственности каждого работника.

Рекомендуемые действия:

После удаления ненужных предметов и документов на рабочем месте, разделите все документы, находящиеся в рабочей зоне, на две части:

- документы, необходимые для ежедневной работы и необходимые в течение ближайшей недели;

- все остальные.

На рабочем месте должны находиться предметы, необходимые в ежедневной работе и те, которые понадобятся в течение ближайшей недели.

Документы и предметы, которые не понадобятся в течение следующей недели, но необходимость, в которых периодически возникает, удаляют с рабочего места и помещают отдельно, например, запас канцелярских товаров хранится в отдельно отведенном месте (шкафу, тумбочке); первичные документы за прошедшие месяцы, необходимые для работы в текущем месяце – в других шкафах или на стеллажах.

Ненужные предметы и документы удаляют с рабочего места и из помещения, например, документы за прошлый период сдают в архив, неактуальные документы уничтожают, из помещения убирают излишнюю (поломанную) офисную мебель и т.д.

Необходимо навести порядок в персональных компьютерах (ПК): из ПК удаляется вся ненужная информация: ненужные файлы, письма из e-mail и т.п., производится ревизия созданных папок с документами, документы, которые не нужны, но могут понадобиться в будущем – архивируются и т.п. Должна быть проведена оптимизация оргтехники без ущерба для рабочего процесса.

Личные вещи при необходимости остаются в рабочем пространстве по разрешению администрации подразделения, либо организуется место для их хранения (тумбочка, шкаф, вешалка и т.п.).