Нормативно-методические основы деятельности секретаря

содержатся в следующих документах:

· Единая номенклатура должностей служащих (ЕНДС);

· Классификационный справочник должностей служащих;

· Государственная система документационного обеспечения.

Должностная инструкция секретаря включает в себя:

- Общие положения

- Функции работника

- Должностные обязанности

- Права секретаря

- Ответственность

- Взаимоотношения

- Оценка работы.

«Общие положения»

Область деятельности (секретарь ректора или кафедры), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия, квалификационные требования (уровень образования, стаж, знание компьютера, права водителя), подчиненность секретаря. Перечисляются нормативно-правовые акты, которыми секретарь должен руководствоваться в своей деятельности.

«Функции работника»

Участок работы, перечень видов работ, образующих определенные функции. Например, прием студентов в ВУЗ включает: оплату обучения, заполнение личного дела, ксерокопирование документов об образовании, выписывание зачетной книжки и студенческого билета, подготовку приказа о зачислении, регистрацию студента в журнале.

«Должностные обязанности»

Особенности, связанные с подготовкой секретарем документов; получением, обработкой и выдачей информации, обязательное использование определенных форм и методов работы. Например, в приемной комиссии надо уметь убедить абитуриентов поступить именно в данный ВУЗ. В учреждениях социальной службы работа с пенсионерами требует профессионального терпения.

Секретарь обязан:

1. При проведении плановых совещаний:

- совместно с руководителем уточнить дату, место и время проведения, его повестку, состав участников, докладчиков;

- оповестить участников;

- уточнить с руководителем регламент совещания;

- обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования; произвести регистрацию участников;

- обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформление протокола, контроль за ходом выполнения решений.

1. При организации приема посетителей:

- дифференцированно подходить к трем категориям посетителей: сотрудникам своей организации, представителям другой организации, посетителям по личным вопросам;

- иметь график приема, следить за очередностью приема и регламентом бесед;

- вести учет посетителей;

- контролировать принимаемые в ходе приема решения.

1. При подготовке командировок руководителя:

- подбирать необходимую для командировки информацию;

- готовить совместно с руководителем программу командировки;

- оформлять командировочное удостоверение и другие документы;

- по возвращении руководителя обрабатывать материалы по командировке;

- информировать руководителя по всем вопросам, возникшим в его отсутствие.

4. В работе с информацией для руководителя:

- искать и подбирать необходимую информацию (через Internet) или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя;

- размножать при необходимости информацию;

- составлять информативно-обзорных рефераты;

- ежедневно собирать оперативную информацию, интересующую руководителя, и записывать ее в дневнике или других учетных документах.

«Права секретаря»

Например, право давать указания сотрудникам организации по конкретным вопросам, присутствовать на совещаниях руководителей и т. д.

«Ответственность»

За правильное и своевременное использование предоставленных ему прав, качество подготавливаемых документов, правильное ведение разговора по телефону и т. д.

«Взаимоотношения»

Отражает горизонтальные и вертикальные связи, в которые вступает секретарь, характер связей и сроки.

«Оценка работы»

Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей. Критерии: качество работы, своевременность выполнения работы, деловой этикет и т. п.

Возможно объединение разделов инструкции, например «права и обязанности».