Что такое документооборот?

Документооборот – прохождение документов по разным этапам их продвижения, порядок оформления и обработки.

Согласно п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствует рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, усилению контрольных функции бухгалтерского учета и обеспечивает своевременность составления отчетности.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается руководителем предприятия. Каждому исполнителю целесообразно вручить выписку из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности данного исполнителя.

Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей: объема производства, вида деятельности, структуры управления и т.п. Рекомендуется по каждому документу включать в график документооборота следующие разделы:

1) Создание документа:

 количество экземпляров;

 ответственный за выписку;

 ответственный за оформление;

 ответственный за исполнение;

 срок исполнения;

2) Проверка документа:

 ответственный за проверку;

 кто представляет;

 порядок представления;

 срок представления;

3) Обработка документа: