Применение автоотчетов

Автоотчет - это самый простой и быстрый способ создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный.

Чтобы создать автоотчет:

1. На панели объектов окна База данных щелкните по ярлыку Отчеты и нажмите кнопку С оздать. Появится диалоговое окно Новый отчет (рис. 1).

2. В списке диалогового окна Новый отчет выделите один из элементов: Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

3. В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для открытия списка, а затем выделите в списке необходимый элемент.

4. Нажмите кнопку ОК.

В результате Access автоматически создаст отчет и откроет его в режиме предварительного просмотра на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных. Примерный вид отчета в столбец представлен на рис. 12, а ленточного — на рис. 13. Естественно, оба отчета необходимо доработать в режиме конструктора.

Рис. 12. Автоотчет в столбец

Рис.13. Ленточный автоотчет

В автоотчет помещаются все поля из базовой таблицы или запроса. При его создании используется автоформат, применявшийся последним. Если автоформат еще не применялся, используется системный автоформат, принятый в Microsoft Access по умолчанию.

Если вы хотите изменить стиль автоотчетов, откройте какой-нибудь отчет в режиме конструктора и воспользуйтесь пунктом Автоформат меню Формат. В результате, на экране будет отображено одноименное диалоговое окно. Диалоговое окно Автоформат содержит кнопку Настройка..., при помощи которой можно получить доступ к еще одному диалоговому окну — Настройка автоформата. В этом окне можно создать свой собственный стиль оформления, основанный на открытом в данный момент отчете, а также удалить или модифицировать один из уже существующих стилей.