Окно конструктора отчетов. Структура отчета

В окне конструктора отчетов создаются и модифицируются отчеты.

Рис. 20. Окно конструктора отчетов с панелью инструментов

Как видно на рис. 20, в нем содержатся различные инструменты, включая панель элементов.

Отчет состоит из семи разделов. Разделы названы по типу обработки, которую они выполняют. Разделы отчета Access включают:

Заголовок отчета - определяет высоту области заголовка отчета. Этот раздел может содержать текст, графику и другие элементы управления, которые будут выводиться в верхней части отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка печатается только один раз - в начале отчета на титульной странице.

Верхний колонтитул – надписи или поля верхнего колонтитула обычно печатаются в верхней части каждой страницы. Если для заголовка отчета не выделена отдельная страница, то верхний колонтитул печатается сразу же после заголовка отчета. Обычно верхние колонтитулы служат в качестве заголовков столбцов в групповых/обобщающих отчетах. Они также могут содержать заголовок для конкретного отчета.

Заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы. Заголовок группы обычно используется для указания записей из области данных, которые относятся к конкретной группе. Сразу после заголовка группы следует область данных. Для групп можно создать целую иерархию уровней заголовков и примечаний групп.

Область данных – раздел предназначен для отображения записей источника данных отчета. В области данных обрабатывается и печатается каждая запись. Область данных часто содержит вычисляемые поля.

Примечания группы отчета - используется для отображения итоговых данных в записях текущей группы, определяет высоту области примечания отчета и добавляется вместе с разделом заголовка отчета. Печатается после обработки последней записи группы. В группе данных вычисляется итоговое выражение по группе. При переходе к следующей группе данных это значение автоматически обнуляется для вычисления нового итогового значения для новой группы.

Нижний колонтитул - печатается внизукаждой страницы. Нижний колонтитул обычно содержит номер страницы и вычисляемые элементы управления. В очень больших отчетах иногда бывает полезно подвести промежуточный итог по страницам и по группам (например, когда данные одной группы размещаются на нескольких страницах). В отчетах номер страницы печатается с помощью совместного использования текста " Page:" и выражения, что позволяет отобразить результат в виде Page: x of у, где x — номер текущей страницы, а у — общее число страниц в отчете:

="Раgе:" & [Раgе] & " of " & [Pages]

Также можно напечатать дату и время распечатки отчета.

Примечание отчета – печатается один раз в конце отчета после обработки всех записей данных и примечаний групп. Обычно в примечании отчета отображается полная сумма или другие статистические данные (например, средние значения или значения в процентах) для всего отчета. В отличие от итоговых значений, используемых в примечаниях групп, в примечании отчета итоговое значение не обнуляется и используется для вычисления общего итога по всем записям отчета. При наличии примечания отчета нижний колонтитул печатается после примечания отчета.