Основні поняття

Електронна таблиця є аналогом колишніх застосовуваних у бухобліку книг, які складались із аркушів, розділених на стовпці та рядки, що утворювали таблиці. Документи програми Microsoft Excel називають Workbooks (робочими книгами), кожна з них є окремим файлом з розширенням.xls.

Виділяють такі елементи робочої книги:

Worksheet (робочий аркуш), розділений на рядки і стовпці, який виконує роль звичайного паперового аркуша, в комірки якого можна вводити дані. Кожний робочий аркуш складається з 256 стовпців і 65536 рядків. Стовпці позначають літерами латинського алфавіту (А, В, С, …, Z, АВ, АС, …, AZ, ВА, ВВ, ВС, …, IV – Column letters), рядки послідовно нумерують (1, 2, 3 і т.д. – Row numbers). Кожен аркуш робочої книги має біля 16 мільйонів комірок, у які можна вводити дані.

Перетин рядків і стовпців утворює Cells (комірки). Дані вводять у певну комірку робочого аркуша, кожна з яких має унікальну адресу, яка складається з літер, що означають назву стовпця, та чисел, що визначають номер рядка. Наприклад, комірка, утворена перетином стовпця G і рядка 12, має адресу G12.

Дані, що вводять у комірки, можуть бути наступними:

Number (число) може бути грошовими одиницями, розмірами або кількістю величини, наприклад, 50000 грн., 309 або 0,094.

Тext string (текстові рядки) вказують, що означає те чи інше число. Наприклад, написи типу Червень, Західні області або Сума, втрачена нами через невміння правильно рахувати.

Formulas (формули) дозволяють отримати результат обчислення математичних перетворень введених даних. Вони можуть бути простими, наприклад, додавання двох чисел, або складними, наприклад, взяття потрійного інтегралу від складної функції.

У Excel окремі робочі аркуші організовано у Workbooks (робочі книги). Кожна робоча книга може містити декілька тисяч робочих аркушів (їх кількість залежить від потреб користувача та об’єму оперативної пам’яті комп’ютера).

Вікно робочої книги

Title bar (Рядок заголовка) відображає назви програми та активного файлу. Microsoft Excel за замовчуванням надає документам назви Book 1 (Книга 1), Book 2 (Книга 2) і т.д., поки вони не збережені.

Створюючи новий документ у Microsoft Excel, бажано відразу ж зберегти його, задавши потрібне ім’я. У процесі роботи потрібно постійно зберігати документ, оскільки незбережені дані можуть бути втрачені після закриття програми, а також у разі випадкового завершення роботи, зависання комп’ютера, відключення джерела живлення і т.ін.

Рядок заголовка також надає доступ до меню, яке з’являється при клацанні лівою клавішею миші на значку Excel у лівому верхньому кутку програми . За допомогою команд цього меню можна переміщати вікно, змінювати його розмір і закривати програму:

Restore (Восстановить) – якщо вікно Microsoft Excel і робочі документи знаходяться в розгорнутому стані, згортає їх.

Move (Переместить) – команда є доступною лише у тому випадку, коли вікно програми не розгорнуте на весь екран. При виборі цієї команди вказівник миші змінює вигляд , після чого можна переміщати вікно за допомогою вказівника миші або клавіш управління курсором клавіатури. Коли операцію переміщення буде завершено, потрібно клацнути лівою клавішею миші на будь-якому місці екрану для прийняття змін. Щоб залишити початковий вигляд вікна, необхідно натиснути клавішу Esc.

Size (Размер) – команда доступна лише у тому випадку, коли вікно програми не розгорнуте на весь екран. При виборі цієї команди вказівник миші приймає вигляд , після чого можна змінювати розмір вікна мишею або клавішами управління курсором. Коли операція буде завершена, потрібно натиснути одну з клавіш або клацнути мишею на будь-якому місці екрану, щоб прийняти зміни і Esc – щоб залишити початковий вигляд вікна.

Minimize (Свернуть) – згортає вікно програми на Панель задач. Цю команду використовують у випадку необхідності переходу до іншого додатку. Знову викликати його можна, клацнувши на відповідному значку програми на Панелі задач.

Maximize (Развернуть) – команда розгортає вікно Microsoft Excel на весь екран і є доступною лише у тому випадку, коли вікно програми не розгорнуте на весь екран.

Close (Закрыть) – призначена для закриття програми і завершення її роботи.

Справа у рядку заголовка знаходяться три кнопки управління вікном, які дублюють команди розглянутого вище меню. Проте, зручніше користуватися ними, оскільки для доступу до цих кнопок не потрібно виконувати додаткові дії.

Menu bar (Головне менюпрограми) містить основні доступні команди та інструменти. Клацання лівою клавішею миші на пункті головного меню викликає підменю, в якому можна вибрати потрібну команду, на назві якої необхідно один раз клацнути лівою клавішею миші. При відкритті пунктів головного меню за замовчуванням видно не всі команди, а лише ті, що найчастіше використовують. Для доступу до інших команд потрібно клацнути лівою клавішею миші на стрілках у нижній частині підменю.

Багато команд головного меню програми дублюють одночасним натисканням на “гарячі” клавіші:

Toolbars (Панели инструментов) – набір різноманітних піктограм, які надають швидкий доступ до деяких функцій програми. Зазвичай на одній панелі інструментів розташовані кнопки, які дозволяють виконувати подібні команди (наприклад, відкриття, створення і збереження файлів). Більшість кнопок на панелях інструментів дублюють команди головного меню, проте їх використання у багатьох випадках є швидшим і зручнішим. За замовчуванням у вікні програми відображено панелі, які використовують найчастіше – Стандартная (Standard Toolbar)

та Форматирование (Formatting Toolbar).

Панелями інструментів можна легко управляти, наприклад, добавляти або видаляти, а також розташовувати у будь-якому місці вікна. Для відображення або приховування панелі інструментів необхідно виконати команду Tools (Сервис) Þ Customize (Настройка), перейти на закладку Toolbars (Панели инструментов) і встановити або зняти прапорці навпроти назв вибраних панелей інструментів.