Организация проведения выставок

Участие в выставках достаточно сильно отличается от других видов рекламы, как специфическими возможностями, так и количеством ресурсов необходимых для реализации этих возможностей.

Во-первых, участие в достаточно раскрученной выставке может обойтись экспоненту в сумму, намного превышающую расходы на другие виды рекламы.

Помимо денежных средств, компании-экспоненту необходимо выделить для работы на выставке часть своих сотрудников, что может привести к проблемам в работе офиса. В тоже время, сама подготовка к выставке достаточно длительна и трудоемка. Однако выгоды от эффективного участия в выставке могут принести компании намного большую прибыль, чем какая-либо другая рекламная деятельность. Именно в связи с этим, достаточно большое количество компаний иногда пренебрегают другими методами рекламы в пользу выставок. Естественно, что это напрямую зависит от вида деятельности компании, ведь рекламировать по средствам выставок товары народного потребления не так выгодно как с помощью телевизионной рекламы. Поэтому, перед тем как принять участие в какой-либо выставке, необходимо определить - сможет ли выставка принести компании достаточную пользу, для того чтобы окупить затраты на участие в ней и не лучше ли вложить денежные средства в другие виды рекламы.

Главное преимущество выставки, это её аудитория и форма контакта с ней.

Во-первых, вы и ваш потенциальный клиент находитесь на "нейтральной" территории, что позволяет обоим общаться в непринужденной обстановке. При этом, ваш товар, при качественном оформлении стенда, представлен в наилучшем виде. Во-вторых, стоимость охвата в такой короткий срок, такого количества потенциальных клиентов намного меньше, чем по средствам других видов рекламы, особенно если выставка узко-специализированна. В-третьих, посетители выставки не только целенаправленно идут посмотреть на экспонентов, но и платят за это деньги, поэтому они постараются получить для себя как можно большее количество информации. Помимо представления вашего товара или услуги лицом, вы можете не только на месте предоставить потенциальному клиенту исчерпывающую информацию о вашем предложении, но и снабдить его любыми материалами,

Не стоит забывать и того, что выставка может служить и средством для изучения спроса. Таким образом, качество рекламного контакта с вашей целевой аудиторией на выставке самое высокое, по сравнению с другими средствами продвижения. При этом и чистота и размер целевой аудитории достаточно высок, при условии правильного выбора выставки.

Стоит отметить и такие особенности участия в выставке как:

1. Возможность изучить предложения конкурентов и общую ситуацию в отрасли.

2. Бесплатно "засветиться" в различных СМИ освещающих выставку.

3. Возможность контакта с органами государственной власти, профессиональными объединениями, издательствами и другими субъектами работающими в вашей отрасли бизнеса.

4. Увеличить узнаваемость компании.

Естественно, что все эти преимущества могут быть использованы только при условии качественной организации участия в выставке, профессиональной работы менеджеров компании и т.д. В обратном случае, выставка может не только не принести пользу вашей компании но и принести ей серьёзный ущерб, не только не окупив затраты, но и представив вашу компанию не лучшим образом по сравнению с конкурентами

Выставки являются моделью рынка, на котором спрос встречается с предложением, а поставщики и продавцы — с потребителями товаров и услуг.

Выставки — в отличие от ярмарок не имеют строгой привязки к месту и времени их проведения. Основная цель — рекламирование товаров, информирование покупателей, установление деловых связей производителей и торговцев. В строгом понимании на выставках в отличие от ярмарок торговля представленными товарами не осуществляется. Исключение составляют выставки-ярмарки, где такая торговля имеет место.

Выбор выставки- Как и в любой рекламной акции, вы должны решить для себя, какие цели вы преследуете, организуя выставку. Какой бы привлекательной ни была выставка, участвовать в ней следует лишь тогда, когда на ней представлен интересующий вас рынок сбыта. В правильном ли месте проводится выставка

На подготовку стенда нужно обратить особое внимание

Стенд призван выделить предприятие среди остальных, привлечь, пробудить интерес покупателей к себе. “С первого взгляда” стенд должен раскрывать цели вашего участия в выставке, отпечатываться в памяти как единое целое конструкции, дизайна, продукции и подчеркивать имидж предприятия. Важно грамотно выбрать экспонаты.

Успех организации выставки можно измерить путем определения эффективного соотношения стоимости участия к стоимости каждого серьезного запроса.

Лучшим доказательством уcпешной организации выставки будет открытие в регионе представительства компании или организация дилерской сети. Если конечная цель — продажа продукции, то косвенным показателем может служить количество розданных прайс-листов, информационных материалов.

После закрытия экспозиции необходимо составить обзор посетителей, в котором подробно указать число посетителей вообще, и вашего стенда конкретно, количество розданных проспектов, заполненных анкет. Рекомендуется сделать анализ достижений и ошибок.

Приглашения потенциальным партнерам лучше всего рассылать адресно — письмом. Чем оригинальнее будет его содержимое, тем выше будут ваши шансы на успех в организации выставки.

Если позволяет бюджет, не стоит пренебрегать рекламой в СМИ вашего участия в выставке. Присутствие на выставке представителей СМИ открывает перед предприятием-экспонентом возможность организовать широкое освещение своей деятельности в СМИ.

Не стоит забывать и о коммуникативной функции выставки. Возможно, перед вами встанет необходимость провести пресс-конференцию, круглый стол. Заранее продумайте, зачем она нужна, сколько человек примет в ней участие, кто будет выступать, когда ее нужно проводить.