2015-05-13
705
Трудовой договор заключен на неопределенный срок. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами. По соглашению сторон в договор могут быть внесены изменения и дополнения путем подписания сторонами дополнительного соглашения. На основании заключенного или измененного договора, а также в случае его продления или прекращения генеральным директором ЗАО издается приказ.
, г. ---------.......I----1-----1-.......----I-------—•" M'ru"'ufu
6.5. Договор может быть расторгнут в следующих случаях:
- по взаимному соглашению сторон;
- по инициативе Секретаря, при этом он обязан письменно известить генерального директора не позднее чем за две недели до его расторжения.
- по инициативе ЗАО на основаниях, предусмотренных трудовым законо-дательством РФ. ______________
6.6. Споры между сторонами по настоящему договору разрешаются в соответствии с законодательством РФ.
6.7. Все вопросы, не урегулированные данным договором, подлежат разрешению в соответствии с законодательством РФ.
6.8. Трудовой договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.
|
|
|
Генеральный директор подпись О.В. Ивлев Секретарь подпись Н.М. Румянцева
В опрос 30. Личная карточка
1. Личная карточка — документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. д.). Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Личная карточка заполняется на основании документов: приказов по личному составу; трудовой книжки; паспорта; военного билета;
документа об окончании учебного заведения; страхового свидетельства пенсионного страхования; свидетельства о постановке на учет в налоговом органе; других документов, предусмотренных законодательством; сведений, сообщаемых о себе работником. Личная карточка оформляются на бланке унифицированной формы № Т-2.
Личная карточка должна иметь: наименование организации; наименование вида документа; дату составления;
текст;
подписи работника кадровой службы и лица, на которого она
заведена.
Текстовая часть личной карточки содержит разделы
общие сведения о работнике; сведения о воинском учете; прием на работу и переводы на другую работу; профессиональная подготовка; повышение квалификации; поощрения и награды; отпуска;
социальные льготы; дополнительные сведения; основание увольнения.
Главным разделом карточки является раздел III "Прием на работу и переводы на другую работу".
|
|
|
Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, т. к. они служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.
В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника.
Заполняются личные карточки рукописным способом работником кадровой службы.
При изменении сведений о работнике в карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий.
В опрос 31. Обращения и жалобы граждан
I. Граждане России имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам. Должностные лииа в пределах своей компетенции обязаны: рассмотреть обращения; принять решения; произвести необходимые действия; дать мотивированный ответ в установленный срок. Руководители организаций несут персональную ответственность за работу по рассмотрению обращений граждан. Обращения бывают следующих видов: жалоба; заявление; предложение; петиция.
Обращения могут быть: индивидуальными (поданные одним лицом); коллективными (поданные от имени двух и более лиц). Жалоба — документ, в котором указываются нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.,Жалоба может содержать: просьбу о восстановлении нарушенных прав и интересов;
критику в адрес должностных лиц или граждан, в результате необоснованных действий которых произошло нарушение. Заявление — документ, в котором указываются просьбы личного или общественного характера, направленные на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан. Заявление может содержать информацию о недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, общественных организаций.
Предложение — документ, в котором указывается необходимость совершенствования работы государственных органов, предприятий, общественных организаций и рекомендуются пути и способы решения поставленных задач. Петиция — письменное обращение граждан, содержащее просьбу, требование или запрос, направленное органам власти и управления.
Петиция может содержать информацию о недостатках в деятельности государственных или муниципальных органов, предприятий и общественных организаций и требования по их устранению.
3. Порядок работы с обращениями граждан может быть установлен нормативными документами: федеральными; региональными; отраслевыми; муниципальными.
В соответствии с нормативными документами обращения подаются:
в органы, компетентные в решении данного вопроса; в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные организации, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращении, должны направить их по принадлежности, известив об этом
заявителя.
Запрещается направлять обращения граждан в те органы или тем должностным лицам, действия которых обжалуются. Обращения решаются:
' не требующие специального изучения и дополнительных проверок — в течение 15 дней; требующие специального изучения и дополнительных проверок — в течение 1 месяца. ; Если для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения могут быть в порядке исключения продлены руководством организации, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю.
Делопроизводство по обращениям граждан в государственных организациях должно вестись отдельно от обработки других видов документов. Все обращения регистрируются в день их поступления в учетных
|
|
|
в журналах регистрации;
на ПК;
в картотеках.
На обращении ставится: 1 дата поступления;
входящий номер, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего документа (например № Л-17).
Штамп с регистрационным номером проставляется на нижнем поле первой страницы обращения (справа). При повторном получении обращения: присваивается очередной порядковый номер; указывается номер первого обращения;
ставится отметка "Повторно" (в учетной форме и на обращении). При поступлении повторного обращения работник, ведущий делопроизводство, обязан передать его на рассмотрение руководству организации вместе с предыдущими обращениями. Обращения граждан могут быть поставлены на контроль.
В этих случаях в учетных формах и на самом обращении проставляется знак контроля — слово "КОНТРОЛЬ". I
Работа по контролю обращений граждан возлагается на должностных лиц, наделенных соответствующими полномочиями по контролю.
Лица, осуществляющие контроль, имеют право:
запрашивать у исполнителей необходимые сведения о ходе исполнения обращения;
знакомиться с документами, отражающими состояние исполнения обращения;
требовать от исполнителей объяснения причин задержки исполнения;
вносить предложения соответствующим руководителям по устранению выявленных нарушений в исполнении обращения. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб. Состояние работы с обращениями граждан анализируется, а итоги работы периодически (ежемесячно, ежеквартально) докладываются руководству организации.
О ходе выполнения наиболее важных и сложных обращений, сроки исполнения которых могут быть нарушены, незамедлительно докладывается контролирующим лицом руководителю организации.
Обращения граждан считаются разрешенными: если рассмотрены поставленные в них вопросы; по ним приняты необходимые меры; даны ответы, соответствующие действующему законодательству и другим нормативным актам.
|
|
|
В этом случае проставляется отметка об исполнении в учетных формах, содержащая: краткое указание вида исполнения; номер и дату ответного документа.
Руководители организаций должны сообщать гражданам о решениях, принятых по их обращениям. Ответ может быть дан: в письменной форме; в устной форме.
В случае устного ответа делается соответствующая запись на обращении и в учетной форме.
На каждом обращении после его исполнения ставится запись "В дело №...";
проставляется личная подпись исполнителя; дата.
Обращения граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним документами направляются в отдельное дело в соответствии с утвержденной номенклатурой организации. Документы располагаются в деле: в хронологическом порядке;
каждое письмо и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу.
Генеральному директору ЗАО "ЮГ
г-ну И.Т. Брунову
от Н.И. Логинова,
проживающего по адресу:
ул. Яблочкова, 3, кв.15, Москва, 127325
ЖАЛОБА
14.10.2005
Согласно договору от 04.09.2005 № 145 об оказании туристских услуг, заключенному с Вашей организацией, я, Н.И. Логинов, должен был проживать с 15.09.2005 по 25.09.2005 в 4-х звездочном отеле г. Анталья. Стоимость проживания, указанная в договоре, составляет 450 долл. США. Но в действительности меня поселили в 2-х звездочный отель "Заур" (одноместный номер 116), где стоимость проживания составила 150 долл. США.
Так как заключенный мною и ЗАО "ЮГ' договор является договором возмездного оказания услуг, то он подпадает под действие Закона РФ "О защите прав потребителей". В соответствии со ст. 29 Закона при обнаружении недостатков оказанной услуги потребитель вправе потребовать от исполнителя уменьшения ее цены.
На основании изложенного ПРОШУ:
Возместить мне разницу в стоимости проживания в одноместном номере 4-х звездочного отеля и в одноместном номере 2-х звездочного отеля, составляющую (450 - 150) = 300 долларов США, в рублевом эквиваленте по курсу ММВБ на день оплаты.
В случае отказа я буду вынужден обратиться в суд за защитой своих законных прав.
Н.И. Логинов
Жалоба
В опрос 32. Основные принципы работы с документами. Документооборот
Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.
Совершенство организации работы с документами определяется: оперативностью перемещения документов внутри организации; качеством и своевременностью исполнения документов; эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
. Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями или работниками предприятия. Объем документооборота зависит: от значимости организации; от ее функций и уровня решаемых задач; от связей с внешними организациями.
В документационном обеспечении существуют три группы документов:
входящие (поступающие в организацию документы); исходящие (отправляемые из организации документы); внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе). Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:
первичную обработку; предварительное рассмотрение службой делопроизводства.
Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:
составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа. Общими для всех групп являются следующие операции: рассмотрение документов руководителем (подписание — для исходящих и внутренних документов и резолюция — для входящих документов); регистрация документов; передача документов исполнителям; контроль исполнения документов; исполнение документов; подшивка исполненных документов в дела; использование документов в справочно-информационных целях; подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения). Основными принципами работы с документами являются: единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;
четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;
современное техническое оснащение делопроизводства (офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);
целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью); умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).
В организации работы с документами должны быть предусмотрены:
инструкция по делопроизводству предприятия; образцы правильно оформленных документов, установленных на компьютерах работников;
номенклатура дел предприятия с указанием сроков хранения документов;
должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку и сохранность документов; техническое обучение работников предприятия новым технологиям работы с документами;
методическое руководство службой делопроизводства работой с документами в структурных подразделениях предприятия; информирование руководства предприятия о состоянии работы
с документами;
назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях.
В опрос 33. Работа с входящими документами
1. Входящий документ — документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию.
Входящие {поступающие) документы могут быть доставлены:
по почте; курьером; по факсу; электронной почтой.
Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.
2. Поступившие документы проходят следующие этапы обработки: первичную обработку;
предварительное рассмотрение (разметку); регистрацию;
рассмотрение документов руководством; направление на исполнение; контроль исполнения; исполнение документов; подшивку документов в дела.
3. При первичной обработке осуществляют:
проверку правильности доставки (адресования); проверку количества листов поступившего документа; проверку наличия приложения.
При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской "Ошибка в адресе"). При отсутствии листов документа иди приложения: ставится в известность отправитель; делается отметка на самом документе;
делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе "Примечание").
Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель. При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие: пометку "Лично" ("Private");
гриф ограничения доступа ("Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.), если не имеет допуск к ним. При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение: на регистрируемые; нерегистрируемые документы.
При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи: руководителю предприятия; заместителям руководителя предприятия; в структурные подразделения; конкретным исполнителям.
На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", который содержит: входящий номер документа; дату поступления;
время поступления (при необходимости). Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах. Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы.
Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю. При необходимости к ним
подбираются дополнительные материалы (предыдущая переписка, контракты, нормативные документы и т. д.). Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.
При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы. На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы делопроизводства проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: "ОР" — отдел рекламы или 05 — номер (шифр) этого подразделения. Вез разметки передаются по назначению документу: имеющие в адресе указание структурного подразделения; фамилию работника предприятия.
Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации. При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.
После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен: определить исполнителя; дать конкретные указания по исполнению документа; указать сроки исполнения.
Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе.
Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал.
С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт может размножить входящий документ и передать копии исполнителям. Отдельные важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль.
Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями.
Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.
На документе исполнителем проставляется реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Затем поступивший документ подшивается в дело с примерным заголовком "Переписка с внешними организациями за 2005 г. по вопросам... (входящие)".
В опрос 34. Работа с исходящими документами
1. Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия. Исходящие документы могут быть отправлены:
по почте; курьером; по факсу; электронной почтой.
2. Основные этапы обработки исходящих документов: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа;
подписание документа руководителем (в необходимых случаях
утверждение);
регистрация документа;
отправка документа адресату;
подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
3. Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.
Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.
Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку. Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.
Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т. п.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы,, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения.
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в "Журнале регистрации исходящих документов". Журнал содержит следующие графы: номер документа, включающий номер дела; дата документа; адресат (корреспондент); краткое содержание или заголовок к тексту; отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа); исполнитель; примечание.
При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом. После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего документа. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки. Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с примерным заголовком "Переписка с внешними организациями за 2005 г. по вопросам... (исходящие)".
В опрос 35. Работа с внутренними документами
1. Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.
К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.
2. На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же. как и с исходящими: составление проекта документа исполнителем;
проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа;
подписание документа руководителем (утверждение — в необходимых случаях);
регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов предприятия или при больших объемах документов).
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:
передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей); контроль исполнения документа; исполнение документа; проставление отметки об исполнении; подшивка исполненного документа в соответствующее дело.
В опрос 36. Регистрация документов
1. Регистрация документа — запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе. Регистрация необходима: для обеспечения сохранности документов; для удобства поиска документов;. для учета и контроля исполнения документов.
2. Формы регистрации документов: централизованная; децентрализованная;
смешанная.
Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).
Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.
3. Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; договоры (контракты) коммерческие;
документы, имеющие гриф ограничения доступа. Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица;
номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:
• 72 — порядковый номер документа по журналу регистрации;
• 1-5 — номер дела по номенклатуре.
4. Виды регистрации:
журнальная; карточная; компьютерная.
Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток — медленный поиск, особенно при больших объемах документов.
Журналы регистрации включают следующие графы:
номер документа;
дата документа;
дата поступления;
автор документа (внешняя организация-отправитель — для входящих документов);
адресат (корреспондент-получатель) — для исходящих документов;
количество листов документа;
резолюция;
исполнитель;
подпись исполнителя;
срок исполнения;
отметка об исполнении;
номер дела (папки0;
имя файла;
примечание.
Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки (регистрационно-контрольные карточки) располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток — возможны потери карточек.
В качестве граф регистрационной карточки используются те же графы, что и в журнале.
Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т. к. позволяет создать и автоматически поддерживать базы регистрации электронных документов и вести поиск по любому реквизиту документа.
Для компьютерной регистрации используются электронные регистрационно-контрольные карточки и электронные журналы с тем же набором граф, что и традиционные бумажные формы.
Система регистрами на ПК может быть создана: в среде систем управления базами данных (Access); с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus); в текстовом редакторе "Word" с помощью таблицы; другими программными средствами.
Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром ("пролистыванием") журнала или по разным "ключам" (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.). Недостаток компьютерной регистрации — возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.
Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа ("Для служебного пользования", "Коммерческая тайна" и др.), определяется специальными инструкциями.
5. Примерный список (перечень) нерегистрируемых документов включает:
поздравительные письма; приглашения;
рекламные письма, прайс-листы, каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения, сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой "лично"; программы конференций, совещаний и т. п.
В опрос 37. Контроль исполнения документов
1. Цель контроля — обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль. Содержание контроля исполнения:
занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы;
установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;
извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;
фиксация промежуточных результатов исполнения документов; информирование руководства о результатах контроля; снятие документов с контроля по указанию руководителя; подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации. Контроль осуществляют: руководители; заместители руководителя;
специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);
работники службы делопроизводства; секретари-референты.
2. Сроки исполнения документов делятся: на типовые; индивидуальные.
Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа. Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.
Изменение сроков исполнения проводится: типовых — введением нового нормативного акта; индивидуальных — руководителем, поставившим документ на контроль.
Сроки исполнения считаются: для входящих документов — с даты поступления; для внутренних и исходящих — с даты подписания или утверждения.
Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах: " ...исполнить до 01.09.2006 или "...исполнить к 01.09.2005.
3. Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм используются: журналы регистрации; персональный компьютер; органайзер (планировщик).
Для контроля используются как специальные контрольные журналы, так и обычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет специальной графы о контроле и сроках исполнения, то эти данные указывают в графе "Примечание". Персональный компьютер (программа Outlook и др.) предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо).
В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему работнику, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя. Контролер проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства). Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта договора (контракта), проведения деловой встречи и т. п.).
В опрос 38. Номенклатура дел
1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура предназначена:
для группировки исполненных документов в дела; учета и обеспечения сохранности дел; оперативного поиска документов в делах.
2. Номенклатуры дел подразделяются: на типовые; примерные; конкретного предприятия. Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий), например типовая номенклатура дел школ. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией их и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций (предприятий), например, примерная номенклатура дел проектных институтов Минатома России. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер. Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветвленной организационной структурой, как правило, составляются номенклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия.
Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Кроме того, ставится отметка об исполнении в учетной форме.
При небольшом объеме контролируемых документов используют обычный органайзер (планировщик) с календарными датами. Контролирующее лицо записывает окончательный и промежуточные сроки проверки исполнения (вместе с номером документа и фамилией исполнителя) и в соответствующие дни проводит контрольные операции.
3. Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является "секретариат" ("дирекция", "отдел документационного обеспечения управления"). Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер (секретариат — 1, бухгалтерия — 2 и т. д.). Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например в индексе 1-2 (1 — соответствует секретариату, а 2 — порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).
Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности: название вида документов (приказы, контракты, протоколы); краткое содержание ("Переписка с ОАО "Эра" по строительству автостоянки");
дата (период), к которому относятся документы дела ("Приказы по основной деятельности за 2005 г.").
В ряде случаев можно использовать термин "Документы" с расшифровкой в скобках их видов, например "Документы (акты, договоры, переписка) об аренде технических средств за 2005 г.". Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по "Перечню документов с указанием сроков хранения" со ссылкой на соответствующую статью перечня. Этот вопрос решается архивистом предприятия.
В графе "Примечание " проставляются отметки о заведении (незаведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год (например, "Переходящее дело с 2004 г."), изъятых или утерянных делах и т. п.
В графе "Примечание" при большом объеме хранящихся документов указывается против каждого дела номер шкафа и номер полки, где оно хранится.
Количество дел в номенклатуре указывается, как правило, по окончании года. При заведении второго тома какого-либо дела рекомендуется сразу же заполнить эту графу. 4. Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия.
Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия.
Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.
Номенклатура дел составляется ежегодно, как правило, в конце года и вводится в действие с 1 января нового года.
В опрос 39. Формирование и оформление дел
1. Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях — документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Правильное формирование дел способствует: оперативному поиску необходимых документов; обеспечивает их сохранность; устанавливает порядок в организации делопроизводства.
При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:
в дело помещаются документы, работа по которым завершена; документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
в дело включается, как правило, один экземпляр документа; каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.); в дело формируются, как правило, документы одного года; в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем; документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности т. е. только что исполненные документы будут подшиты в папке сверху [1]. Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело;
протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров, приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся;
приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу; документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
документы с грифом ограничения доступа "Конфиденциально", "Коммерческая тайна", "Для служебного пользования" формируют отдельно от остальных документов предприятия; переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией; если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел,
заводят специальную папку для подобных документов с заголовком "Документы по различным вопросам за 2005 г." и составляют внутреннюю опись дела. 2. На обложке дела указывается: наименование организации; структурное подразделение; номер дела по номенклатуре; заголовок дела; год заведения; срок хранения.
В опрос 40. Оперативное хранение дел
1. Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение. За сохранность документов несут ответственность: руководители структурных подразделений; работники службы делопроизводства. Дела хранятся: в шкафах, на стеллажах (обычные документы).
в сейфах (документы с грифом ограничения доступа "Конфиденциально", "Коммерческая тайна", "Для служебного пользования" и т. п.).
Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Номенклатуру дел размещают на внутренней стороне шкафа.
сейфа:
для удобства поиска необходимого дела; для проверки наличия дел.
При рациональной организации оперативного хранения и правильного оформления обложек дел (в некоторых случаях внутренних описей дел) поиск любого исполненного документа не превышает 5 минут.
2. Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится: ' для обеспечения сохранности дел;
установления пропавших дел (документов); поиска пропавших дел (документов);
восстановления документов, не найденных в результате поиска. Проверка наличия проводится комиссией, созданной по указанию руководителя, с периодичностью, устанавливаемой службой делопроизводства или инструкцией по делопроизводству предприятия, но не реже одного раза в год.
3. Во время оперативного хранения дела могут выдаваться: сотрудникам предприятия (по указанию руководителя структурного подразделения);
сторонним организациям (по указанию руководителя предприятия).
Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.
На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту-заместитель дела, в которой указывают: номер дела; дату выдачи; кому выдано (Ф. И. О.); структурное подразделение; подпись исполнителя; срок возврата; отметку о возврате; примечание.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации — автора документов. В карте-заместителе дела указывают дополнительно наименование организации. При выдаче составляется акт приема-передачи дела.
Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Как правило, на архивное хранение такие документы не передаются и они продолжают храниться в структурных подразделениях.
После оперативного хранения завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения сдаются в архив. Дела с истекшими сроками хранения уничтожаются.
В опрос 41. Экспертиза ценности документов
1. Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит не менее чем из 3-х человек. Примерный состав ЭК:
' зам. директора (главный бухгалтер);
' ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива);
' секретарь-референт.
ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.
2. Определение сроков хранения (экспертиза ценности) документов проводится по "Перечню типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденному Росархивом 6 октября 2000 г.
Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни, например перечень Министерства финансов, перечень Министерства здравоохранения и т. п. ЭК предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке.
Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам на обложке дела нельзя. Дела просматриваются полистно, чтобы не было s ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.
В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л. и постоянно. Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г. По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит свое заключение о продолжительности их хранения с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий. В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы: документы, передаваемые в архив (со сроком хранения — свыше 10 лет);
документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения — до 10 лет включительно);
документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение). 3. К документам, передаваемым в архив, относятся:
устав, учредительный договор, решение о создании общества; свидетельство о государственной регистрации; документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
положение о филиалах или представительствах общества; годовые финансовые отчеты;
документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;
протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции);
списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;
акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;
внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом; документы по личному составу предприятия; другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.
Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 л., руководителей предприятия — постоянно.
В опрос 42. Подготовка дел к передаче в архив
1. Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела; произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел [2], если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;
дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы:
по основной (производственной) деятельности; по личному составу предприятия.
2. На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).
. 
______ _
Отдельная опись на документы по личному составу составляется для удобства поиска и обеспечения сохранности этих документов.
В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: "Переписка за 2000 - 2002 гг. - 3 дела".Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
3. Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.
Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов рекомендуется осуществлять с помощью специальных машин типа "шредер" не менее чем двумя работниками предприятия.
В опрос 43. Работа с конфиденциальными документами
1. Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен. К конфиденциальным относятся документы, имеющие грифы ограничения доступа: "Конфиденциально"; "Коммерческая тайна"; "Для служебного пользования".
Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений (информации, документов), имеющих подобные грифы. Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.
2. Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает: назначение должностного лица или лиц, ответственных за их учет, хранение и использование; порядок подготовки и размножения документов; отдельную регистрацию документов; формирование дел;
организацию выдачи и хранения документов; проверку наличия документов; архивное хранение и порядок уничтожения. Службой безопасности предприятия предусматриваются специальные меры по защите документа при его составлении, например, ПК закрепляется за работником, имеющим ключ и пароль; ПК не подключается к электронной сети общего пользования (Интернет) и т. п.
Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: "Черновик (файл) уничтожен. Подпись. Дата".На конфиденциальном документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра:
Конфиденциально Экз. № 1
Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело. На документах, предоставляемых в органы государственной власти, органы местного самоуправления и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, гриф "Коммерческая тайна" проставляется с указанием ее владельца, например:
Коммерческая тайна
Закрытое акционерное общество "Парфюм-интер"
Ул. Ордынка, 36 Москва 127450
При невозможности нанесения грифа на носители, содержащие конфиденциальные сведения, данные реквизиты должны быть указаны в сопроводительных документах, например, в сопроводительном письме.
На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться документом, например: Разрешаю:
1. Е.М. Лаврову
2. А.Л. Казакову Подпись руководителя
00.00.2005
Размножение конфиденциальных документов производится: с разрешения руководства предприятия;
с ограниченным количеством копий (каждая копия для конкретного адресата или исполнителя); в специально выделенном помещении;
в присутствии должностного лица, ответственного за документ; с немедленным уничтожением бракованных копий. Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в "Журнале регистрации конфиденциальных документов". Листы журналов регистрации: нумеруются;
прошиваются;
опечатываются;
указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.
Все поступающие (входящие) конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу.
В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) конфиденциальных документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю. Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело (или дела). Дело должно иметь: гриф ограничения доступа;
список сотрудников, имеющих право пользования этим делом; нумерацию листов; внутреннюю опись документов; заверительный лист.
Хранение дел с конфиденциальными документами производится: в опечатываемом сейфе, к которому не должны иметь доступ другие работники;
в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны и сигнализации.
Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в "Журнале учета выдачи конфиденциальных документов". При выдаче документа: сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится подпись получателя документа и дата. Выданные для работы конфиденциальные документы подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные конфиденциальные документы могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.). При возврате документа:
сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится отметка о возврате; ставится подпись получателя документа и дата возврата.
Передача документов и дел между работниками предприятия производится только через сотрудника, ответственного за работу с конфиденциальными документами, с обязательной записью в журнале.
Запрещается:
изъятие конфиденциальных документов из дел; перемещение из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в "Журнале учета выдачи конфиденциальных документов";
несанкционированное копирование и вынос конфиденциальных документов из офиса.
Проверка наличия состоит в сверке зарегистрированных документов в учетных формах с хранящимися в делопроизводстве. Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью:
обеспечения их сохранности;
предотвращения утечки конфиденциальной информации.
Специально созданная комиссия предприятия (не менее 3 человек, имеющих допуск к работе с конфиденциальными документами) ежегодно проводит проверку наличия документов. Проверка наличия конфиденциальных документов может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала.
При установлении факта утраты конфиденциального документа: ставится в известность руководитель предприятия; служба безопасности; принимаются меры к розыску документа. На утерянный документ (если розыск не принес положительных результатов): составляется акт;
вносится соответствующая отметка об утрате в "Журнале регистрации конфиденциальных документов".
Экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальные документы: для архивного хранения; для уничтожения. При передаче дел в архив на конфиденциальные документы
составляется отдельная опись.
Архивное хранение конфиденциальных документов производится: в опечатанных коробках;
в помещениях, исключающих несанкционированный доступ. Уничтожение конфиденциальных документов производится: с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия;
в присутствии комиссии; с помощью специальной машины (шредера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.
[1] При сдаче дел в архив документы переформировываются в прямой хронологической последовательности (вначале документы за январь, потом за февраль и т. д.).
[2] Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
