Обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой

4.2.9.1 Документация внешнего происхождения принимается на входящий учет в БНТД и Бюро обработки документации. Организационно-распорядительная документация доводится до сведения заинтересованных лиц, под расписку, после чего подшивается в дело по номенклатуре. Научно-техническая и нормативная документация передаются в фонды. Нормативно-правовая документация находится в юрбюро, РП 102.

4.2.9.2 Идентификация, регистрация и распределение документов, поступивших в БОД, проводится в соответствии с ЕГСД.

4.2.9.3 Документация внешнего происхождения, поступившая в фонд БНТД из БОД, идентифицируется по видам документов, группируется по рубрикам и регистрируется в журналах инвентарного учета, аналогично документам внутреннего происхождения. Дополнительно выделяется рубрика для отчетной документации «Труды других организаций», которая регистрируется в соответствующих журналах инвентарного учета.

4.2.9.4 Документы внешнего происхождения выдаются (как и документы внутреннего происхождения) заинтересованным лицам под расписку в карточке-заместителе.

4.2.9.6 Регистрация и прохождение документации на предприятии определяется ЕГСД п. 3.2.7, 3.2.9, 4.1.2.

Информационное обеспечение

4.2.10.1 Для постоянного и своевременного обеспечения научных работников предприятия научно-технической документацией, в БНТД ведется работа по созданию комплекса мероприятий информационного обеспечения.

4.2.10.2 В целях обеспечения выполнения поисковых работ по использованию документальных материалов, в БНТД создан комплекс каталогов для ручного поиска документов.

4.2.10.3 Комплекс каталогов для ручного поиска документов состоит из следующих каталогов: авторский, корреспондентский (по отделам и организациям), предметно-тематический и дополнительные специальные картотеки, в соответствии с ГОСТ 7.1.

4.2.10.4 Информационным источником для научных подразделений предприятия служат выпускаемые отделом нормативной документации 1 раз в год информационный бюллетень по стандартизации (ИБС) и получаемые из ГИКП «Ритм» 1 раз в год «Указатель. Государственные стандарты».