Потеря информации, необходимой подразделению

Если при установлении процедур и деятельности, охватывающих отделы и подразделения, а также при операции ввода-вывода соответствующая информация не сохраняется для передачи компетентным специалистам, то признание процедур в подразделениях будет фактически лишь условным.

Далекие от практики структура и содержание

На практике иногда наблюдается, что процедуры и документация по процессу QM из-за боязни не выполнить требования норм ИСО серии 9000 или из-за незнания составляется в виде настоящих "тигров, пожирающих бумагу". Они далеки от практики по структуре и содержанию. Поэтому необходимо соблюдать следующий принцип:

"Документируйте только то, что минимально необходимо для обеспечения реализации описываемого процесса, и, по возможности, делайте это самым простым способом". При необходимости подключайте серьезного и компетентного консультанта.

Отсутствие критики

Привлечение к разработке инструкций по деловому критически настроенных сотрудников и руководителей может привести к возникновению новых идей при установлении процедур и деятельности, охватывающих подразделения и отделы, а также при обмене информацией ввода-вывода. Результат разработки при этом будет наиболее близким к практике и реализован с наименьшими усилиями.

Степень актуализации

Как и на любом другом документе, на методологических инструкциях должна быть видна степень их актуальности. Иначе не будет гарантии того, что пользователи будут получать информацию, данные и требования действительно в актуализированном виде.

Утверждение и рассылка

Система менеджмента качества должна гарантировать, что все документы, в том числе и методологические инструкции, после их составления должны быть проверены компетентными в этой области специалистами и утверждены. После этого должна быть обеспечена рассылка инструкций всем сотрудникам и руководителям, интегрированным в соответствующий организационный процесс. Если этого не будет, то обеспечить эффективное практическое применение не удастся.