Первинні документи є основою матеріального обліку. Безпосередньо на підставі первинних документів здійснюють попередній, поточний і подальший контроль за рухом, збереженням і раціональним використанням матеріальних ресурсів.
Попередній контроль виконується до здійснення господарської операції: це контроль її законності та відповідності кошторису, господарським угодам, розпорядчим документам, нормам витрачання цінностей, встановленим правилам їх приймання і відпуску, виконання розрахунків, визначення ціни тощо. Здійснюється такий контроль під час оформлення та підписання документів бухгалтером і керівником установи.
Поточний контроль виконують у процесі здійснення операцій шляхом порівняння фактичних витрат з нормативами, виявлення відхилень від норм витрачання матеріалів та їх причин, усунення впливу негативних явищ. Для цього застосовують спеціальні бланки документів, у яких передбачено дані про норми витрачання і фактичний відпуск цінностей.
Подальший контроль здійснюють за даними обліку про вже виконані господарські операції на підставі оформлених первинних документів: при прийманні документів у бухгалтерії, їх затвердженні керівником, при проведенні інвентаризації, ревізії тощо.
|
|
Своєчасно і правильно оформлені документи мають юридичну силу. Особливого значення набувають ці вимоги у зв'язку з прийняттям ряду законодавчих актів про закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти, якими передбачено, що будь-яке підприємство, котре здійснює закупівлі повністю або частково за державні кошти, при визначенні продавця (постачальника) та при укладанні договору з ним повинно виходити з положень про проведення тендерів на закупівлю та визначення їх переможців, з якими потім і укладаються угоди поставки.
Матеріальні цінності надходять до бюджетних установ від постачальників, установ-закупників, підзвітних осіб, що закупили матеріали за готівку, від списання непридатних основних засобів та малоцінних і швидкозношуваних предметів, з власного виробництва, від благодійних установ, безоплатно від інших бюджетних установ, спонсорів, на спеціальні заходи за дорученням, як надлишки, виявлені при інвентаризації, як лишки матеріалів, що залишилися у розпорядженні установи після закінчення договірних науково-дослідних робіт тощо. Усі ці операції оформляють відповідними первинними документами: рахунка-ми-фактурами, товарно-транспортними накладними і т. ін. У всіх цих документах обов'язково вказують: від кого надійшли матеріали або продукти харчування, їх найменування, сорт, масу (кількість), ціну, суму, дату надходження на склад; має бути підпис матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності на відповідальне зберігання.
|
|
Надходження до установи матеріальних цінностей від постачальників оформляється таким чином. На необхідну кількість матеріальних цінностей бюджетна установа або установа-закупник укладає договір з постачальником-переможцем тендеру, яким визначається термін поставки матеріалів, їх найменування та якісні ознаки, кількість, порядок оформлення документів та розрахунку, порядок вивезення (доставки), права, обов'язки і відповідальність сторін.Контроль за виконанням умов договору поставки здійснює відділ матеріально-технічного постачання, а де його немає — заступник керівника з адміністративно-господарської роботи. Бухгалтерія повинна здійснювати контроль за організацією такого обліку і повнотою оприбуткування цінностей, а відділ постачання — за своєчасною і повною оплатою рахунків постачальників.
Прод 3.
Одночасно з відвантаженням продукції за договором постачальник виписує і передає покупцю розрахункові та інші супровідні документи — рахунок-фактуру, товарно-транспортну накладну, квитанцію до залізничної накладної, податкову накладну, платіжну вимогу-доручення тощо. Прийняті вантажі експедитор доставляє на склад установи передає завідуючому складом за кількістю і якістю відповідно де супровідних документів постачальника. При перевезенні матеріалів залученим автотранспортом постачальник виписує "Товарно-транспортну накладну" (т. м. ф. № 1-ТН) у чотирьох примірниках.Безкоштовна передача матеріальних цінностей, закуплених шляхом централізованого постачання, з балансу установи-закупника на баланс установи-замовника здійснюється з виставленням авізо та первинних документів, що підтверджують факт передавання матеріальних цінностей.Надходження на склад матеріалів власного виготовлення, відходів виробництва, від ліквідації основних засобів, малоцінних та швидкозношуваних предметів і т. ін. оформляють "Накладною.
Підзвітні особи купляють матеріали в організаціях торгівлі, на інших підприємствах, на ринку, у населення за готівку. Документом при цьому може бути товарний чек, накладна, акт, які додаються до авансового звіту підзвітної особи.
Видача матеріалів зі складу здійснюється за документами, затвердженими керівником установи. З цією метою в бюджетних установах використовують такі документи:— накладна (вимога), застосовується для оформлення внутрішнього переміщення матеріалів в установі її можна використовувати також для оприбутковування матеріалів власного виробництва і т. ін. Виписується т.ф., як правило, в одному примірнику;— меню-вимога на видачу продуктів харчування, складається щодня на підставі даних про кількість людей, які харчуються в їдальні, та норм розкладки продуктів харчування. Меню-вимога з підписами осіб про видачу і одержання продуктів харчування передається до бухгалтерії згідно з графіком документо-обороту, але не рідше як три рази на місяць (тобто щодекадно);— забірна картка застосовується як при систематичному щоденному відпуску матеріалів та палива, так і при періодичному через відповідні проміжки часу протягом місяця. Ця картка виписується на кожного одержувача на одне або декілька найменувань матеріалів для потреб за конкретним прямим призначенням у двох примірниках.;— акт обміру залишків довільної форми використовують у тих випадках, коли видача палива зі складу за накладною або забірною карткою неможлива.;— дорожній лист вантажного автомобіля (т.ф. № 2—ТН), обліковий листок тракториста-машиніста, змінний рапорт використовують для списання на видатки бензину, дизельного палива, мастильних матеріалів.