Телефонхат (телефонограмма)

Телефонограмма — телефон я радио арқылы телефонограмма, радиограмма ретінде жеткізілетін жедел сипаттағы құжат.

Телефонограмманың жеделхаттан айырмашылығы сіз үшінші бір мекеме қызметіне жүгінбей өз ақпаратыңызды телефон я радио арқылы алушыға тікелей мәлімдей аласыз. Ол байланыстың келесі бетінде тұрып сіз айтқан ақпаратты жазып аласыз. Телефонограмма мәтіні аса күрделі болмауы керек.

Телефонограмма формуляры: жіберілген хабардың аты, нөмірі, жіберілген күні және қабылданған уақыты жөніндегі мәлімет, байланыс жүйесін іске асырған адамның аты-жөні, телефон я радио нөмірі.

Телефонограмма, радиограмма мәтіні арнаулы бланкке немесе таза қағазға жазылады, оған мекеме бастығы немесе жауапты қызметкер қол қояды.

Бұл құжаттың ерекшелігі оның мекемеге бірден келіп түсетіндігі. Телефонограммалар басқа қызметтік құжаттар сияқты есептеледі, қабылданады, сақталады.

Үлгі

Телефонограмма. 12.07.2000 № 24. Шығармашылық ұйымдардың жетекшілеріне.

14 маусым күні сагат 11⁰⁰-де Республика сарайында Республикадағы шығармашылық ұйымдар жетекшілерінің Халықаралық конкурсқа кандидатуралар дайындау жөнінде бас қосуы болады.

Қол қойган: Республикалық шығармашылық ұйымдар бірлестігі ақпарат бөлімінің бастығы Н.А.Абрамов

Жіберген: хатшы Г.Бейсембаева

12.07.2000 күні сағат 10.00-де қабылдап алеан Г.Әшімова.

Телефон, радио байланысы арқылы құжаттарды жіберіп қабылдаудың әлсіз жағы Қазақстандағы телефон, радио байланысының әлі де талапқа сай құрылмағандығы, техникалық құралдарың нашарлығы.

Телефонограммамен жұмыс істейтін қызметкер епті, мәтінді тез жазып алуға қабілетті, даусы анық, дикциясы жақсы болуы керек. Есту қабілетінің жақсы, қолы ширақ болуы да міндетті. Кеңсе қағаздарына қатысты жұмысты да, телефон байланысын да жақсы меңгерген адам болғаны жөн. Мекемеде жіберілген, келген телефонограммаларды тіркеп отыратын арнайы журнал болуы керек. "Телефонограммалар журналы" екі бөлікке бөлінеді. Бірінші бөлікте мекемеге келіп түскен Телефонограммалар жазылады, екінші бөлігі жіберілген Телефонограммалар мәтіндерін жазуға арналады. Телефонограмма құрылымының жеделхат құрылымынан көп айырмашылығы жоқ.

Телефонограмма құрылымына:

* адресаттың толық аты-жөні жазылады. Ақпарат телефон я радио арқылы бірден мекеменің өзіне келіп түсетіндіктен мекен-жайы корсетілмейді.

* негізгі мөтін (1000 белгінің шегінде болуы керек. 9-12 сөйлем).

* жіберушінің аты-жөні

* ақпаратты телефон арқылы жеткізуші адамның аты-жөні, Телефонограмма жіберілген телефонның нөмірі.

* Телефонограмма жіберіліп болған уақыт және айы, күні, жылы.

Телефонограмманы жіберуші қызметкер мәтінді "Телефонограмма журналында" жазылған мәтінмен салыстыра отырып тексеруге, дұрыс жазылғандығына көз жеткізу үшін қайталап беруге міндетті.

Телефонограмманы қабылдап алған адам ақпарат кімге жіберілсе сол адамға телефонограмманың келгені туралы бірден мәлімдеуі керек. Телефонограмманы жіберуші адам қабылдап алған адамның аты-жөнін журналға жазып қоюы керек.

Қызметтік телефонды пайдаланудың кейбір қарапайым ережелері:

* өте қажет жағдайда болмаса қызметтік телефонды бөгде әңгіме үшін қолданудың қажеті жоқ.

* қызмет бабында телефонмен сөйлескен кезде төңіректегі басқа адамдар тыныштық сақтау керек.

* маңызды қызметтік мәліметтерді телефон арқылы жеткізу барысында бөгде адамның болуы, жіберуші адамға да, бұл хабардың еріксіз куәгері болып тұрған бөгде тыңдаушыға да ыңғайсыздық туғызады.

* әдеттегі қызметтік сұхбатты жүргізу 2-3 минуттан артық уақытқа созылмауы керек. Жер алыстығы мен уақыт тығыздығы болмаса көлемді, күрделі мөселелерді жеке кездесу кезінде шешкен абзал.

* Телефон арқылы сөйлесіп отырған адамыңызды жақсы ести алмаған жағдайда, оған қайта телефон соғатыныңызды ескертіңіз де, қайтадан байланысыңыз. Телефон байланысы үзіліп кеткен жағдайда ең бірінші хабарласқан адам қайталап телефон соғуы керек. Телефон арқылы жүргізілген сұхбатты да бірінші аяқтаушы телефон соққан адам болуы керек.

* Телефон арқылы құпия ақпарат алудан бас тартыңыз.

Факс арқылы жіберілетін құжаттар

Факсимильдік (фототелеграфтық) байланыс, көбінесе қысқаша "факс" деп аталады, қазір кең қолданылады. Факстің ең құнды жері ол аппарат арқылы тек қана мәтінді құжаттарды ғана емсе, кестелі, кесінді қүжаттарды да тез арада екінші адамға немесе екінші мекемеге жеткізуге болады. Факс арқылы мәтіннің, кестенің, кескіннің, қол қойылған кез-келген құжаттың дәл сол күйінде қайталанған нұсқасы екінші мекемеге жеткізіледі. Сондықтан да дәл қазір факсті алмастыруға келетін байланыс түрі жоқ.

Қазіргі таңда еліміздің көптеген мемлекеттік, жеке кәсігюрындары мен мекемелерінің офистері жаңа заманның қабылдау-хабарлау аппараты факспен жабдықталған. Факстің жеткізу жылдамдығы өте жоғары, себебі факс арқылы жіберілген кез-келген құжат санаулы сағаттардан кейін-ақ адресат қолына тиеді.

Фотография, сызба, кесте т.б. сияқты үлкен көлемді құжаттар алдын ала факс аппаратының мүмкіншілігіне сәйкес келетіндей етіліп кішірейтілуі керек.

Факс арқылы жіберілетін іс қағаздардың құрылымы:

* Жіберушінің толық мекен-жайы ұсақ шрифтермен бланкінің сол жақтағы бұрышына жоғарылау жазылады.

* Бланкінің ортасына "факс арқылы" деп үлкен шрифтілермен жазылады.

* Алушының аты-жөні сол жаққа, барыс септігінде жазылады. Мысалы, кімге: Мұратбеков Асқар Құрамысұлына. 0

Жіберушінің аты-жөні оң жаққа шығыс септік тұлғасында жазылады. Мысалы, кімнен: Досжанов Едіге Әлиасқарұлынан.

* Одан төмен, сол жаққа факс нөмірі жазылады. Мысалы, факс: 13-01.

* Оң жақ шетке, құжат көлемінің неше беттен түратыны жазылады. Мысалы, Көлемі: 7 (жеті) бет.

* Факс нөмірінің төменгі жағына мәлімет немесе ақпарат жіберілген аппарат нөмірі жазылады. Мысалы, 8-3292-43-50-66

* Оң жаққа, құжат көлемі жөніндегі мәліметтің төменгі жағына дата, қажет жағдайда жіберілген сағаты көрсетіледі.

* Сол жақ шетке, аппарат нөмірінен төмен, факс арқылы жіберілетін хабардың тақырыбы жазылады, Мысалы, 1 жарты жылдық есеп,

* Оң жаққа, қажет болған жағдайда датадан төмен құжаттың көшірмесін алушы адамның аты-жөні жазылады. Мысалы, Көшірмесі: Аяпова Назира Жакенқызына.

* Осыдан кейін бланк көлденең жіңішке сызықпен сызылады да, сызықтан кейін «Тез қаралуға тиіс», «Құпия», «Қажетті белгілер соғу үшін» сияқты қосымша ескертулер жазылады. Бұдан кейін де көлденең жіңішке сызық сызылып, негізгі мәтін жазылады. Мекемеге факс арқылы жіберілген құжаттар арнайы журналға тіркелді.