Организация пространства 9. Выбор помещения для переговоров

Как же решить, где именно проводить деловую встречу? Конечно, можно отталкиваться исключительно от того, насколько официальной должна быть обстановка. Если речь идет о неформальной встрече, то здесь наиболее уместным окажется зал ресторана. Согласно исследованиям, отсутствие официальности создает более доверительную и непринужденную обстановку, что положительно складывается на исходе переговоров.

Однако чаще всего встречи проводятся в более сдержанной атмосфере, и здесь выбор места может диктоваться различными соображениями. Так, например, многие предпочитают организовывать деловые переговоры в собственном офисе, считая, что «дома и стены помогают». Это утверждение является верным, однако создает дополнительные неудобства для принимающей стороны, ведь организационные вопросы могут отвлекать от проработки содержательной части будущей встречи. Не менее популярным решением сегодня является аренда конференц-залов или комнат для проведения встреч в отелях. Такой выбор позволяет полностью сосредоточиться на деловых аспектах встречи, не отвлекаясь на различные мелочи. К тому же общение с реальными и потенциальными поставщиками и покупателями товаров/услуг предполагает соблюдение определенного этикета, следование традициям. Тип и оформление конференц-зала в процессе организации деловых переговоров играет огромную роль. Место проведения мероприятия может многое рассказать контрагентам о стиле руководства, корпоративных целях, имидже и успехе фирмы. При выборе места проведения внимание стоит уделить и тому, где разместить участников переговоров. Что нужно для проведения переговоров?

Безусловно, встречу можно провести в собственном офисе или в арендованном в оперативном порядке зале в пределах столицы. Но произвести положительное впечатление на партнеров способна только организация деловых переговоров вдали от городского шума и суеты, в комфортных и специально обустроенных для этого помещениях.

Подготовка и оформление переговорных комнат требует особого внимания, ведь создаваемая в них атмосфера оказывает значительное влияние на исход мероприятия. Для того чтобы собеседники могли продемонстрировать различные материалы, имеющие отношение к предмету встречи, такие помещения должны быть оснащены по последнему слову техники. Различное демонстрационное оборудование, аудиоаппаратура и акустические системы позволяют собравшимся полностью сосредоточиться на предмете разговора и его наглядной составляющей. На рабочих местах участников обязательно должны находиться необходимые для ведения записей письменные принадлежности, а также имеющаяся документация по теме проводимой встречи. При этом оснащение рабочего пространства должно быть аккуратным и максимально лаконичным, не отвлекающим от происходящего.

Еще одним несомненным плюсом для поддержания благоприятной атмосферы станет организация обслуживания переговоров – фуршета, перерывов на кофе или банкета по окончанию встречи. Этот момент является действительно важным, поскольку позволяет Вашим деловым партнерам понять, насколько серьезно Вы относитесь к несущественным на первый взгляд мелочам. Такой жест будет способствовать улучшению имиджа компании.