Время: 4 часа

Цель занятия: Студенты должны познакомиться с разными видами деловых писем и их языковыми особенностями, правилами оформления документов; научиться составлять основные личные документы.

Вид семинара: практическое занятие.

Учебные вопросы, выносимые на обсуждение:

1. Что такое деловая переписка?

2. Каноны (аксиомы) делового письма.

3. Виды деловых писем.

4. Языковые особенности деловых писем.

5. Служебная документация.

6. Правила оформления документов.

Задания и методические указания студентам по подготовке к семинару:

1. Изучить основную литературу (на выбор):

- Введенская Л.А., Павлова Л.Г. Деловая риторика: Учебное пособие. – Ростов н/Д: Март, 2008.

- Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. – М., 1997.

- Смелкова З.С. Деловой человек: культура речевого общения. – М., 1997

2. Ознакомиться с дополнительной литературой:

- Письмовник для ведения деловой корреспонденции / Загорская А.П., Петроченко П.Ф., Петроченко Н.П. – М., 1992

3. Практические задания:

1) Проанализируйте, какой из вариантов письма в большей степени соответствует требованиям, предъявляемым к деловой кореспонденции, почему?

А. Уважаемые коллеги!

Ваше предложение о проведении переговоров с целью более детального обсуждения возможностей и форм сотрудничества вызвало горячее одобрение всего нашего коллектива.

Мы рады будем как можно скорее сесть с вами за стол переговоров.

Надеемся, что вы согласитесь с необходимостью проанализировать последние информационные материалы и публикации, которые дают представление о тех или иных факторах в сегодняшнем положении фирм.

Ждем вашего ответа и предложения о дате переговоров.

С уважением

Директор фирмы «Ника» Иванов С.М.

Б. Уважаемые коллеги!

Благодарим вас за предложение провести переговоры по обсуждению форм сотрудничества наших фирм..

Предлагаем вам до начала переговоров обменяться актуальной в данный момент информацией о деятельности фирм.

Готовы рассмотреть ваши предложения по проведению переговоров, месту, времени, составу делегаций.

Высылаем вам наши новые рекламные проспекты с самой свежей информацией о характере деятельности подразделений нашей фирмы.

Надеемся на плодотворное сотрудничество.

С уважением,

С.М.Иванов.

2) Прочитайте предложения, объясните, чем мотивировано употребление действительного и страдательного залогов в текстах документов.

Оплата гарантируется. Извещение отправлено. Ваш факс получен. Сроки поставки оборудования срываются. Ваше предложение принято. Завод не гарантирует качество изделий по истечении шести месяцев с момента отгрузки. Начальник отдела комплектации нарушает правила внутреннего распорядка. Несмотря на неоднократные напоминания, комбинат задерживает отгрузку металлических профилей.

3) Соответствует ли приведенное ниже заявление требованиям, предъявляемым к оформлению реквизитов, языку и стилю служебных документов? Отредактируйте текст заявления.

Директору фирмы «Заря»

Афанасьеву В.П.

от Комова С.П.

Заявление

Настоятельно прошу Вас дать мне отгул на 28.12.04 в связи с причинами личного характера.

24.12.04

Комов С.П.

4) Напишите заявление с просьбой перевести вас в другую группу.

5) Напишите доверенность на получение почтового перевода, соблюдая все правила оформления реквизитов документа.

4. Вопросы для самоконтроля:

1) Что такое документ?

2) Назовите основные виды управленческих документов.