Порядок следует понимать как несущую опору индивидуального стиля работы. Он во многом определяет продуктивность умственного труда. В связи с этим следует обратить внимание на следующие советы:
— заблаговременно подготовьте литературу, тетради, рабочие инструменты (карандаши, ручки, линейки, резинку). Не подготовив необходимых материалов, вы будете вынуждены тратить время на их поиск;
— на рабочем столе не должно лежать ничего лишнего;
— порядок на столе помогает сконцентрироваться;
— убрать с глаз долой все, что в данный момент не требует обработки, но знать, где этот материал находится;
— напоминать о том, что вам необходимо сделать, должны не материалы, дожидающиеся своего часа на столе, а календарь — еженедельник и продуманная система хранения материалов.
Французский философ и математик Декарт любил повторять: «Порядок освобождает мысли».
По свидетельству специалистов, одно только наведение порядка на рабочем месте сокращает затраты времени на 10 — 20%.
Приоритеты в работе.
В умении отобрать главное —
сила мастера.
Гете.
Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Таким образом, принять решение — это установить приоритетность.
Установить приоритетность — означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение.
Определение приоритетности — это настолько само собой разумеющееся дело, что часто выполняется несистематически и даже неосознанно.
Отсюда следует:
сознательно устанавливайте однозначные приоритеты, последовательно и системно выполняйте задачи, включенные в план, в соответствии с их очередностью!
Преимущества работы по приоритетам.
Благодаря регулярному определению предстоящих задач, вы сможете:
— работать только над действительно важными и необходимыми задачами;
— решать вопросы в соответствии с их неотложностью;
— концентрироваться на выполнении только одной задачи;
— более целеустремленно приступать к делу и укладываться в установленные сроки;
— наилучшим способом достигать поставленных целей при заданных обстоятельствах;
— исключить дела, которые могут быть выполнены другими;
— в конце планового периода (например, рабочего дня) разделаться, по крайней мере, с важнейшими вопросами;
— не оставлять невыполненными задачи, которые Вам действительно по силам.
Позитивные последствия:
— соблюдаются установленные сроки;
— вы получаете большее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы;
— получает удовлетворение Ваш непосредственный руководитель;
— удается избежать конфликтов;
— вы сами избегаете стрессовых перегрузок.
Отдавайте себе отчет в том, что вы не все можете и не все должны сделать, устанавливайте приоритеты и начинайте с важнейших дел! И не забывайте, что установление приоритетов — основное правило эффективной техники личной работы.
Научитесь начинать работу!
Как подступиться к неприятной, сложной и чрезвычайно объемной работе, не испытывая при этом постоянно желания увильнуть, придумать другие якобы неотложные дела, обмануть самого себя?
Если вы действительно внутренне готовы к тому, чтобы изменить свое поведение в будущем, возьмите листок бумаги и отметьте, почему вы отложили те или иные работы. Чтобы не отложить и это дело, познакомьтесь с приведенными ниже причинами, мешающими к работе, которыми поделились люди, не умевшие начинать.
Причины, по которым работа не была начата:
— страх перед продолжительностью работы;
— страх перед возможной неудачей;
— страх перед некомпетентностью;
— работа недостаточно привлекательна и скучна;
— результаты работы не принесут выгоды;
— я даже понятия не имею, как к ней подступиться;
— работа пробуждает во мне неприятные чувства;
— я не имею пока такой информации;
— я заранее убежден в ее безполезности;
— у меня есть более важные дела! На такие длительные работы просто времени нет.
Наверняка найдется еще много подобных причин, на которые вы натолкнетесь, если захотите проверить себя и зададите себе вопрос: почему я откладываю работу на более поздний срок?
Здесь вряд ли что-либо изменится, если не попытаться выяснить подспудные причины такого поведения.
Уметь сосредоточиться.
«Я просто не могу собраться с мыслями» — это выражение стало приемлемой для окружающих формой извинения. К ней прибегают, когда ощущается усталость, отвращение к работе, еще раз хочется отодвинуть решение неприятной задачи до «лучших времен».
Тот, кто не может сосредоточиться, не в состоянии в течение длительного времени интенсивно заниматься каким-либо делом.
Он не может долго слушать, читать, выполнять письменную работу, думать и т. п. Тексты зачастую не воспринимаются, не откладываются в памяти, они сразу же проскальзывают. Человек погружается в размышления, но мысли отклоняются от темы, начинают «путешествовать». Если человек пытается, но не может сосредоточиться, у него появляется отвращение к работе. Едва начав, он откладывает ее.
Можно ли научиться сосредоточиваться?
Собраться с мыслями, добиться предельной концентрации внимания — всему этому можно научиться. Начинать надо с анализа собственных трудностей по предложенной таблице:
Я могу сосредоточиться | Хорошо | Не очень хорошо | Плохо |
При чтении При слушании При выполнении письменных работ Когда в помещении находятся другие люди Когда вокруг шумно Когда нахожусь под давлением Когда работа меня не интересует |
Добавьте к данному перечню ситуации, которые важны для вас в учебной деятельности. Вы добьетесь наибольших успехов, если направите особые усилия на самые слабые места.
Проблема усидчивости.
Учебная работа требует немалой усидчивости, т. е. способности сравнительно длительное время, несмотря на отвлекающие обстоятельства и нарастающую усталость, доводить начатое дело до конца.
Но на усидчивости, а в связи с этим и на качестве подготовки к занятиям сказывается неодинаковое отношение студента к разным учебным предметам. У многих есть предметы особо любимые, и есть предметы не любимые, которыми заниматься просто не хочется. В основном можно указать четыре причины отрицательного отношения студента к какому-то предмету:
— неясен смысл его изучения. («Зачем он мне нужен на практике?»).
Ответ: каждый учебный предмет в той или иной степени решает задачи общего развития человека;
— трудно дается предмет в силу каких-либо особенностей умственной деятельности студента.
Ответ: обратиться за советом к педагогам или более сильным товарищам. Самому тоже проявить побольше усилий — ив том, чтобы понять причины трудностей, и в том, чтобы их преодолеть;
— у студента по каким-то причинам сложились неблагоприятные взаимоотношения с преподавателем, и свое отношение к преподавателю студент перенес на предмет.
Ответ: но при чем тут предмет? На первом месте должны быть знания, которые заключаются в содержании данного предмета, а уже потом и все остальное, т. к. на базе знаний формируется профессионал своего дела;
— у студента вообще не сформирована любознательность, потребность в познании. Ему интересны только те предметы, в которых он достиг определенных успехов или видит в них чисто практической смысл.
Ответ: уважение к человеку определяется тем, насколько он интересен окружающим. И в конце концов общее развитие — это первая ступень вашей служебной карьеры.
Советы по экономии времени.
Среди студентов немало любителей оправдывать свои низкие успехи в учебе недостатком времени. Однако настоящая причина кроется в неумении правильно его распределить и использовать. С целью устранения этой причины можно порекомендовать несколько советов:
1. Точно определи свои цели и наметь перспективный план их достижения в реальные сроки. Наличие ясных целей и четких сроков их осуществления будет побуждать заниматься только полезным.
2. Приучи себя неукоснительно выполнять режим дня и спланированные на день дела, помня, что нарушение взятых обязательств портит характер, разрушает волю.
3. За решение намеченных задач принимайся энергично, без раскачки в строго определенное время, решительно устраняя все помехи. Используй эффективные приемы труда.
4. К сложным, ответственным делам приступай только после полноценного отдыха. При выполнении учебных заданий начинать с вопросов средней трудности, затем целесообразно перейти к решению более сложных, а легкими заняться в конце рабочего времени. Если то или иное дело сразу не ладится, то желательно временно его отложить и заняться другой полезной работой или сделать небольшой перерыв для активного отдыха, суть которого состоит в смене вида деятельности. После этого следует приняться за решение прежней задачи вновь.
5. Во время работы не допускай переутомления. Не экономь время за счет сна и приема пищи. С целью предупреждения утомляемости, исходя из своих индивидуальных особенностей, установи для себя правила чередования умственного и физического труда.
6. Приучись систематически анализировать организованность и продуктивность своей деятельности, учитывай все затраты времени и изысканий его резервы.
7. В процессе творческой деятельности не упускай периоды вдохновения, пребывания «в ударе», когда все получается легко и быстро.