Функциональные обязанности юрисконсульта, порядок ведения делопроизводства

 

Юрисконсульт юридического отдела (далее – юрисконсульт) относится к категории специалистов.

Положение о юридическом отделе приведено в Приложении А.

Должностная инструкция юрисконсульта приведена в Приложении Б. Так, на должность юрисконсульта назначается лицо, имеющее, высшее профессиональное (юридическое) образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное (юридическое) образование и стаж работы в должностях, замещаемых специалистами со средним специальным (юридическим) образованием, не менее 3 лет.

Юрисконсульт назначается (принимается) на должность, перемещается и освобождается (увольняется) приказом ректора Минского инновационного университета (далее – университет) по представлению начальника юридического отдела.

Юрисконсульт подчиняется непосредственно начальнику юридического отдела.

В своей деятельности юрисконсульт руководствуется:

законодательством Республики Беларусь;

стандартами системы менеджмента качества;

положением о юридическом отделе;

Уставом университета;

правилами внутреннего трудового распорядка;

приказами и распоряжениями ректора университета, распоряжениями начальника юридического отдела;

настоящей должностной инструкцией.

Юрисконсульт должен знать:

Конституцию Республики Беларусь;

нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность университета;

гражданское, трудовое, финансовое, административное законодательство;

порядок заключения и оформления хозяйственных договоров, коллективных договоров;

Устав и правила внутреннего трудового распорядка университета;

структуру и штаты университета;

порядок систематизации, учета и ведения правовой документации с использованием современных информационных технологий;

основы современных информационных технологий и практику их применения в работе;

требования СТБ ISO 9001–2009;

требования документов СМК в части его касающейся;

миссию и политику университета в области качества образования.

правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

Юрисконсульт выполняет следующие должностные обязанности:

участвует в разработке документов правового характера;

проверяет соответствие требованиям законодательства представляемых на подпись ректору университета проектов приказов, инструкций, положений, других документов правового характера и исходящей корреспонденции, а также визирует их;

 осуществляет контроль документов правового характера подготавливаемые в университете (приказы, инструкции, положения, договоры, соглашения и др.) в соответствии с требованиями законодательства и принимает меры к изменению или отмене документов, изданных с нарушениями действующего законодательства;

принимает участие в работе по изменению действующих или отмене фактически утративших силу приказов и других локальных нормативных актов, изданных в университете;

ведет систематизированный учет, внесение принятых изменений в законодательные и нормативные акты, поступающие в университет, а также издаваемые ректором (проректорами), обеспечивать доступ к ним пользователей на основе применения современных информационных технологий, средств вычислительной техники, коммуникаций и связи;

контролирует соблюдение требований и положений локальных нормативных актов;

участвует в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению договорной, финансовой и трудовой дисциплины в университете;

осуществляет совместно со структурными подразделениями работу по заключению хозяйственных договоров в университете, участвует в подготовке указанных договоров и визирует их;

консультирует работников университета по юридическим вопросам и оказывает правовую помощь в содействии в оформлении документов правового характера (заключения, справки, акты и др.) возникающих в деятельности университета;

принимает участие в работе по подготовке материалов о хищениях, растратах, недостачах, и об иных правонарушениях для передачи следственным, судебным органам, а также принимает меры к возмещению ущерба, причиненного университету;

принимает участие в претензионной работе;

представляет в установленном порядке интересы университета в суде, арбитраже, а также в других учреждениях и организациях;

участвует в реализации политики и целей университета в области качества;

проводит работу по информированию коллектива университета о существующем белорусском законодательстве и его изменениях. В этих целях ежедневно просматривает информационные материалы в сети Интернет (включая сайт Министерства образования Республики Беларусь), а также информационно-справочную систему «Консультант Плюс»;

оформляет приглашения на обучение иностранных граждан;

осуществляет регистрацию иностранных слушателей, студентов, магистрантов, аспирантов обучающихся в университете, а также оказывает правовую помощь в вопросах, возникающих при регистрации указанных граждан;

проводит работу по заключению и перезаключению договоров на обучение студентов и дополнительных соглашений к ним;

выполняет другие поручения начальника юридического отдела.

Юрисконсульт несет персональную ответственность в следующих случаях:

за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренной настоящей должностной инструкцией – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством;

за причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым, гражданским и уголовным законодательством;

за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, гражданским и уголовным законодательством;

при причинении университету своими действиями (бездействиями) убытков (ущерба) в виде административных штрафов, судебных решений возмещает университету данные убытки (ущерб).

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) состоит из следующих составных частей:

- документирования – процедур создания, согласования, утверждения и выпуска документов;

- организации работы с документами – процедур организации документооборота, т.е. движения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки и сдачи в дело.

В университете вся входящая и исходящая информация документируется и концентрируется в канцелярии.

Для обеспечения правильного формирования и учета дел в университете составляется номенклатура дел.

Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документа; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), и
№ статьи по перечню, примечания.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел учтено следующее:

- заголовки полностью соответствуют смысловому содержанию документов, группируемых в делах;

- заголовки четко сформулированы, заголовки типа: «Общая переписка», «Разные документы» и т.п. отсутствуют.

Состав заголовка дел образует следующие элементы:

- название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т.д.);

- название предприятия или его структурного подразделения;

- адресат или корреспондент документа;

- краткое содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на количество копий документов дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указано, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, указано их общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указаны период времени, на который составлены документы, вид документа (план, отчет).

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указаны вид документа и автор.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру с индексом.

В номенклатуру дел предприятия также включены справочные карточки, журналы учета документов.

При оформлении номенклатуры дел в каждом ее разделе оставляется резервный номер дела (свободное место), который может быть использован в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений предприятия, в которых они формируются.

Рассмотрим схему движения и технологию обработки документовв университете.

Входящие документы.

Документы, поступившие в организацию, начинают свой путь к исполнению с канцелярии. Здесь они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

- документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

- документы в адрес структурных подразделений.

Для МИУ характерна централизованная регистрация всех вышеуказанных документов – они все поступают в канцелярию.

Работник канцелярии производит предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Таким образом, образуется два документопотока: в адрес руководителя МИУ и в структурные подразделения.

Руководству МИУ передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности университета. Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений или непосредственно исполнителям.

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям предприятия и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Исходящие документы.

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри МИУ.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию в канцелярию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации исходящему документу присваивается регистрационный номер.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренние документы.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах МИУ. Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. Особенностью движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

В МИУ применяют журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

Контроль исполнения документов.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля в МИУ представлена на рисунке 1.

 

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляет руководитель предприятия, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на канцелярию.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя университета.

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе, поставленном на контроль, делается отметка штампом «КОНТРОЛЬ».

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»).

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов в МИУ периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.