Учетные регистры и способы исправления ошибок в учетных регистрах

Учетные регистры – это специальные формы, приспособленные для регистрации и группировки в них сведений о хозяйственных операциях.

Они подразделяются на бухгалтерские книги, карточки и сводные листы.

В бухгалтерских книгах все страницы должны быть сброшюрованы и пронумерованы. На последней странице указывается, сколько страниц пронумеровано в книге, затем ставится подпись руководителя, главного бухгалтера и печать. Примером бухгалтерской книги является Кассовая книга.

Карточки не скрепляются между собой и хранятся в специальном ящике-картотеке. Примером использования карточек является карточки количественно-суммового учета материалов.

Сводные листы тоже не скрепляются между собой, но в отличие от карточек они имеют больший формат, изготавливаются из менее плотной бумаги и хранятся в папках или скоросшивателях. Примером учетного регистра, имеющего форму сводных листов, является расчетно-платежная ведомость.

Все эти регистры имеют положительные стороны и недостатки. Так, карточки и сводные листы легко подвергаются любой группировке, поэтому работу с ними можно разделить между несколькими работниками. Но, с другой стороны, возможность свободного изъятия из карточек, папки и скоросшивателя любого листа или карточки может привести к их потере, замене одной карточки на другую, изменению каких-либо записей в них.

В книгах, наоборот, обеспечена сохранность каждого листа, что в известной степени препятствует злоупотреблениям.

Регистры могут быть сформированы с помощью компьютера или на дискетах. Должна быть предусмотрена их распечатка, а также защита от несанкционированного исправления.

При заполнении учетных регистров могут быть сделаны ошибки. Ошибки обычно порождаются утомлением, небрежностью работника.

Ошибки могут быть локальные – искажение информации только в одном учетном регистре, и транзитные – если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров.

Для исправления ошибок обычно используют следующие способы. Например, неправильная запись зачеркивается и сверху ставится правильная запись. При другом способе, который называется «красное сторно», ошибочная сумма повторяется красными чернилами – это означает, что она вычитывается из предыдущей. Затем пишут правильную сумму, но уже обычными чернилами. Так исправляют обычно транзитные ошибки. Может быть сделана и дополнительная проводка, которая корректирует неправильную запись.