1. Для проведения инвентаризации имущества и обязательств организации создается инвентаризационная комиссия, включающая представителей администрации, работников бухгалтерской службы, службы внутреннего контроля, при необходимости – представителей внешнего аудита. Состав этой комиссии утверждается руководителем организации.
2. После утверждения приказа о назначении председателю инвентаризационной комиссии выдается письменное распоряжение за подписью руководителя, в котором, кроме состава комиссии, указаны номер и дата приказа, объект, который подлежит инвентаризации, сроки начала и окончания работ.
3. Для точной и полной проверки фактического наличия имущества и обязательств инвентаризационная комиссия полностью обеспечивается рабочей силой для перемещения грузов, перевешивания, технически исправными весовыми, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой и т. п.
4. До проведения инвентаризации все члены комиссии подробно знакомятся с материалами последней инвентаризации, проведенной по данным объектам, и с мерами, принятыми по ее результатам.
|
|
5. Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, инвентаризационной комиссии необходимо:
1) опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения имущества, имеющие отдельные входы и выходы;
2) получить последний на момент инвентаризации реестр приходных и расходных документов или отчеты о движении имущества, подлежащего инвентаризации;
3) проверить исправность приборов, используемых комиссией в процессе проведения инвентаризации, и соблюдение установленных сроков их клеймения.
6. Далее председатель инвентаризационной комиссии подписывает все расходные и приходные документы, приложенные к этим реестрам (отчетам) с указанием, до инвентаризации по состоянию на “…,,(дата), что служит бухгалтерии или лицу, ведущему бухгалтерский учет, основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
7. Материально ответственные лица представляют расписки о том, что к началу инвентаризации все имущество, поступившее на хранение, оприходовано, а выбывшее списано в расход. Все расходные и приходные документы на имущество, находящееся у них в подотчете, сданы в бухгалтерию.
8. Аналогичные расписки принимаются и от лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение, а также доверенности на получение имущества.
9. Инвентаризация имущества производится по местонахождению имущества. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещение, где хранится инвентаризируемое имущество, ежедневно опечатывается в присутствии членов комиссии и материально ответственного лица. Если при проведении инвентаризации комиссия не имеет возможности произвести подсчет имущества в данном помещении и записать их в опись сразу, то на группу уже просчитанного (проинвентаризированного) имущества прикрепляются ярлыки фактического наличия имущества.
|
|
10. Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственного лица, но это лицо не может быть членом инвентаризационной комиссии на своем участке. При смене материально ответственного лица в ходе проверки фактического наличия имущества, лицо, принявшее это имущество, расписывается в инвентаризационных описях в их получении, а сдавшее – в их сдаче.
При проведении инвентаризации имеют место следующие отклонения и нарушения, в результате которых эффект от проведения инвентаризации не достигается, и процедура сверки фактического наличия в данными учета превращается в формальность:
1. Инвентаризация проводится неправомочными на это лицами. В составе комиссии числятся материально-ответственные лица.
2. В ходе проведения инвентаризации происходит замена членов комиссии.
3. До проведения инвентаризации не опечатаны складские и подсобные помещения, через которые имеется доступ к товарно-материальным запасам.
4. Инвентаризация проводится без взвешивания, подсчета, измерения со слов материально-ответственных лиц.
5. Не производятся вскрытие тары, пересчет и взвешивание товаров.
6. Окончание начавшейся инвентаризации переносится на другой срок.
Для обеспечения непрерывного контроля в периоды между инвентаризациями на предприятии возможно проведение выборочных инвентаризаций по отдельным наименованиям товарно-материальных запасов.
Наиболее характерные случаи неправильного отражения в учете установленных организацией недостач или излишков материалов:
- списание недостач на себестоимость продукции;
- списание недостач материалов одного вида за счет излишков другого как пересортица;
- числящиеся суммы недостачи материалов на счет с мотивацией последующего выяснения причин ее образования.
Специфика некоторых производств вызывает необходимость проведения инвентаризаций с применением специальных процедур в виде контрольного обмера, лабораторного анализа, обследования и экспертизы. В таких случаях в инвентаризационную комиссию следует включать специалистов – технологов, экспертов, инженеров-техников, не ограничиваясь учетно-бухгалтерскими работниками. Например, для контрольного обмера законченных работ по строительству характерно его проведение одновременно с инвентаризацией стройматериалов. При этом, до начала обмера, следует все наряды на выполненные работы закрыть и на них составить акты приемки. Контрольными обмерами можно определить расход материалов по данным учета и сличить их с данными обмера, сравнить фактический расход материалов с нормами.
2.
Процедуры внутреннего контроля предприятия основываются на защитных принципах бухгалтерского учета, в том числе двойной записи, балансовом обобщении, контрольной, аналитической и других функциях. Наряду с этим широкого применения требует физическая проверка или инвентаризация, представляющая собой осмотр и подсчет денежных средств.
2.1.Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности от Приказа Министра финансов Республики Казахстан от 22 июня 2007 года № 221 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета» § 10:
1. Инвентаризация кассы проводится с полным полистным пересчетом всех денежных купюр, ценных бумаг, денежных документов, бланков строгой отчетности по видам с указанием в акте названия, номера, серии и номинальной цены и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.
|
|
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги (акции, облигации, чеки, векселя и другие документы, выпускаемые в соответствии с законодательством в качестве ценных бумаг).
2. Денежная наличность включается в акт по купюрам и сумме.
3. В акте инвентаризации наличия денежных средств остатки находящихся в кассе денежных средств сверяются с данными учета на день инвентаризации, и выносится результат. При обнаружении комиссией недостачи или излишков в акте указывается сумма.
4. Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся на этом счете сумм:
- при сдаче денежной наличности - с данными квитанции банка, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу денег инкассаторам обслуживающего банка и т. п.;
- по суммам, переведенным собственником или другими организациями - согласно полученным от них извещениям (авизо) с указанием даты, номера поручения, суммы и наименования обслуживающего банка или почтового отделения, принявшего перечисление.
5. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банке на текущем счете в тенге, на текущем счете в валюте и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерской службы индивидуального предпринимателя или организации, с данными по выписке банков.
2.2 Система внутреннего контроля за движением денежных средств –
это политика и процедуры, разработанные чтобы:
- защитить активы, обеспечить соответствие с финансовой политикой субъекта;
- обеспечить достоверность данных, отраженных на бухгалтерских счетах.
Денежные средства легко скрыть и перевезти, на них нет знаков принадлежности, и они являются конвертируемыми. Риск кражи напрямую связан с тем, что отдельные лица имеют доступ к системе учета и могут получить разрешение на охрану денежных средств.
|
|
Внутренний контроль над движением денежных средств должен выполнять следующие функции:
1. отдельное хранение и отдельный учет денежных средств;
2. учет всех операций, произведенных за наличный расчет;
3. хранение только необходимого остатка в кассе;
4. периодические проверочные подсчеты остатка в кассе;
5. физический контроль денежных средств;
6. контроль за поступлением;
7. контроль денежных расходов;
8. контроль денежных средств на расчетных счетах;
9. сверка кассовых остатков;
10. сверка расчетных (валютных) счетов.
В осуществления контроля за состоянием и сохранностью денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе не реже 1 раза в месяц проводится внезапная инвентаризация кассы.
Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается комиссия, которая вместе с кассиром, прежде всего, проверяет, соответствует ли помещение кассы требованиям по обеспечению сохранности денежных средств и других ценностей, по технической оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации, созданы ли кассиру условия для работы.
Касса – это специально оборудованное помещение, которое обеспечивает сохранность денег. Во время совершения операций двери запираются с внутренней стороны, ключи от сейфа или железного шкафа хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанном пакете – у руководителя предприятия.
Перед началом инвентаризации комиссия должна получить у кассира последний кассовый отчет с приложением к нему всех приходных и расходных кассовых ордеров и других заменяющих их денежных документов и расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства, а денежные средства, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Эта расписка помещена в заголовочной части акта инвентаризации кассы. Кассовый отчет подписывается главным бухгалтером организации. Комиссия в присутствии кассира проверяет кассовый счет и устанавливает правильность выведенного остатка наличных денег в кассе. Затем комиссия проверяет денежное наличие путем полного полистного пересчета всех хранящихся в кассе денег, независимо от, того находятся ли они в разрозненном виде или в банковской упаковке, ценных бумаг, расчетных чековых книжек, почтовых марок, проездных билетов, путевок в дома отдыха и санатории и т.д.