Нормативно-правовое регулирование и информационное обеспечение проверки операций с подотчетными лицами

Каждая хозяйственная операция на предприятии требует надлежащего документального оформления. Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты и кассовые документы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен.

Источниками информации в ходе проверки являются:

-  бухгалтерская отчетность:

-  бухгалтерский баланс (форма №1);

-  отчет о движении денежных средств (форма №4);

-  приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5).

-  статистическая отчетность:

-  Отчет о состоянии расчетов (форма 12-ф (расчеты)).

-  регистры бухгалтерского учета:

-  Главная книга:

-  журнал-ордер №7.

-  документы:

-  приказы и распоряжения руководителя организации;

-  авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм;

-  отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами;

-  задание на командировку;

-  журнал учета работников, выбывающих в командировки;

-  перечень лиц, которым может выдаваться аванс в подотчет на хозяйственные и представительские расходы и сроки отчета по таким суммам;

-  данные аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Основным документом, регулирующим контрольно-ревизионную деятельность в Республике Беларусь, является Указ Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 №510 “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” (в ред. от 09.03.2010 №143). Данный документ определяет порядок организации и проведения проверок, содержит перечень контролирующих (надзорных) организаций и сфер их контрольной (надзорной) деятельности.

Указ Президента Республики Беларусь от 22.06.2010 №325 “О ведомственном контроле Республике Беларусь” содержит перечень государственных органов и иных государственных организаций, республиканских государственно-общественных объединений, их структурных подразделений (подчиненных организаций), осуществляющих ведомственный контроль.

Вопросы, касающиеся расчетов с подотчетными лицами, регулируются рядом законодательных и подзаконных нормативных правовых актов.

Денежные средства в белорусских рублях выдаются под отчет в соответствии с правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь, в иностранной валюте – в соответствии с правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь.

Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте регулируется Национальным банком Республики Беларусь:

-  Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 №4 (в ред. от 23.02.2010 №23);

-  Правила организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденные Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 24.08.2007 № 166 (в ред. от 01.06.2010 №195);

Данные нормативные документы включают в себя приходные и расходные операции с наличными деньгами, соблюдение лимита остатка кассы и сроков сдачи выручки, получение денежных средств из касс банков, оформление кассовых документов, а также ведения кассовой книги.

Порядок ведения кассовых операций в иностранной валюте регулируется также Национальным банком Республики Беларусь, а именно Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 № 98 (в ред. от 08.10.2008 №145). Данная Инструкция разработана в соответствии со статьями 26 и 30 Банковского кодекса Республики Беларусь и устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций в наличной иностранной валюте, а также организацию контроля за соблюдением порядка ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте.

В условиях рыночных отношений наиболее удельный вес в системе расчетов с подотчетными лицами занимают служебные командировки как в пределах Республики Беларусь, так и за ее пределами.

Прежде чем характеризовать систему источников правого регулирования отношений, связанных с направлением работников в служебные командировки, следует обратить внимание на то, что законодательство в данной области условно подразделяется на два блока нормативных правовых актов. Одни акты регулируют служебные командировки внутри Республики Беларусь, другие, составляющие более значительную группу, - служебные командировки за границу. Вместе с тем в трудовом законодательстве имеются и общие нормы, регулирующие любые служебные командировки (как внутриреспубликанские, так и заграничные).

К нормативным правовым актам законодательства, имеющих общее значение при регулировании служебных командировок, следует отнести:

- Трудовой кодекс Республики Беларусь (с изменениями и дополнениями по состоянию на 31.12.2009г.) представляет собой кодифицированный закон, признанный обеспечивать полное системное регулирование трудовых и тесно связанных с ними иных общественных отношений.

Общие нормы, регулирующие отношения, связанные с направлением работников в служебные командировки, в том числе устанавливающие соответствующие гарантии и компенсации, закреплены преимущественно в главе 9 Трудового кодекса Республики Беларусь. В статье 91 дано легальное определение служебной командировки, а также проведено разграничение с работой, носящей разъездной или подвижный характер, поездками в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Статья 92 Трудового кодекса Республики Беларусь распространяется на работников, находящихся в служебной командировке, режим рабочего времени и отдыха, установленный по месту командировки. Согласно статье 93 Трудового кодекса Республики Беларусь направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы. Следует отметить, что на практике при направлении работника в служебную командировку, как правило, составляется также докладная записка.

Отношения, связанные со сроком пребывания в служебной командировке, урегулированы в статье 94 Трудового кодекса Республики Беларусь, а общие правила о гарантиях и компенсациях в этом случае закреплены в статье 95 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Общие нормы, регламентирующие отношения во время служебных командировок, содержатся и в других главах Кодекса. В частности, это следующие правила:

-  если работник в день выплаты заработной платы выполняет поручение нанимателя вне места работы (в организации заказчика, в служебной командировке, на курсах повышения квалификации и т.д.), то по просьбе работника наниматель должен за свой счет выслать ему причитающуюся заработную плату (часть вторая ст.75 ТК РБ);

-  при выполнении работы вне организации (служебная командировка, участие в совещаниях, конференциях и т.п.) режим гибкого рабочего времени не применяется, а учет рабочего времени ведется как при обычном режиме (часть четвертая ст. 128 ТК РБ);

-  в составе отработанного времени отдельно учитывается время служебных командировок (часть пятая ст. 133 ТК РБ);

-  работник, находящийся в служебной командировке, пользуется выходными днями в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности), установленными у нанимателя, к которому направлен работник. Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день или обязывается нанимателем в этот день выехать в служебную командировку, то по возращении работнику предоставляется другой день отдыха (часть третья ст. 137 ТК РБ).

Помимо вышеуказанных общих правил Трудовой кодекс Республики Беларусь содержит и некоторые специальные нормы, которые можно подразделить на две группы:

-  нормы-изъятия, исключающие возможность направления работников в служебные командировки (часть первая ст. 263 ТК РБ).

-  нормы-гарантии, предусматривающие дополнительные гарантии для отдельных категорий работников при направлении их в командировку (часть третья ст. 263, часть шестая ст. 287 ТК РБ).

-  Законы Республики Беларусь содержат преимущественно специальные нормы, регулирующие особенности направления в служебные командировки отдельных категорий работников (государственных служащих, сотрудников правоохранительных органов, работников, направленных в командировки на территорию с радиоактивным загрязнением).

-  Отношения по направлению работников в служебные командировки регулируются также указами Президента Республики Беларусь, постановлениями Правительства, Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства финансов республики Беларусь.

Положение о порядке направления в служебные командировки за границу утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 13.06.2005 № 274 (в ред. от 06.10.2008 №545). Данное Положение определяет особенности направления в служебные командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь, а также работников государственных органов или иных государственных организаций.

Типовой план счетов бухгалтерского учета и Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета утвержден Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 №89 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 25.06.2010), где определяются правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете.

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.04.2000 № 561 “О предоставлении Министерству финансов права устанавливать нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу” (с изменениями и дополнениями по состоянию на 10.05.2001) Министерству финансов Республики Беларусь предоставлено право устанавливать нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу. Кроме того, в исключительных случаях Министерство финансов по обоснованным запросам республиканских органов государственного управления и организаций, финансируемых из республиканского бюджета, может принимать решения об изменении установлены норм возмещения расходов по найму жилого помещения для выезжающих в служебные командировки за границу работников указанных организаций в пределах средств, предусмотренных сметами на эти цели.

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 16.08.2005 № 903 “О финансировании расходов на служебные командировки за границу и иных вопросах, связанных с этими командировками” (с изменениями и дополнениями по состоянию на 27.12.2007) определило источники финансирования заграничных командировок государственных служащих соответствующего уровня и порядок отчетности по таким служебным командировкам.

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 07.06.2006 №721  “О возмещении расходов при направлении в служебные командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь” увеличены устанавливаемые законодательством нормы расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточные) в иностранной валюте: для руководителей государственных делегаций – 100%; для руководителей правительственных и парламентских делегаций – на 80%; для членов государственных делегаций – на 60%; для членов правительственных и парламентских делегаций – на 50%. В этом же постановлении закреплены некоторые особенности возмещения командировочных расходов (по проживанию и проезду) участникам данных делегаций.

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 09.04.2007 № 451 “О возмещении расходов при направлении в служебные командировки за границу работников Национальной государственной телерадиокомпании” кроме возмещения в соответствии с законодательством расходов установлены дополнительные компенсационные выплаты при служебных командировках за границу, если дополнительные расходы осуществлены с разрешения или ведома нанимателя, а именно: по оплате взносов за участие в выставках, международных форумах, симпозиумах и семинарах, включая аккредитацию и стоимость билетов; оплате за получения разрешения на проведение съемок в музеях и закрытых для съемок местах; аренде автомобилей; приобретению горюче-смазочных материалов, парковке, мойке арендованных автомобилей; эвакуации арендованных автомобилей в случае их аварии и технической неисправности; оплате дорожных сборов за арендованные автомобили; оплате факсимильной и спутниковой связи; ремонту оборудования, теле- и радиоаппаратуры. Вышеуказанные компенсационные выплаты производятся при условии представления работником документов (в оригинале), подтверждающих осуществленные расходы.

Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (в ред. от 29.02.2008). Данная Инструкция определяет условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь.

Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 №115. Данная Инструкция определяет порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам при служебных командировках за границу, в том числе на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации).

Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 “Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу” (с изменениями и дополнениями по состоянию на 10.11.2008) установлены нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу.

Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 № 197 “Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках” установлены конкретные размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь.

Следует отметить, что по вопросу служебных командировок и оплаты командировочных расходов министерства неоднократно составляли письма, которые не имеют нормативного значения, поэтому список источников, регулирующий данные отношения, не является исчерпывающим.

По мере развития экономических отношений возникает необходимость изменения, дополнения отдельных вопросов, связанных с расчетами наличными денежными средствами, с выдачей денежных средств под отчет, поэтому следует рассматривать нормативно-правовые акты с изменениями и дополнениями.

Также данный перечень нормативных и законодательных актов может быть дополнен за счет различных ведомственных нормативных документов, так как расчеты с подотчетными лицами имеют место во всех сферах деятельности.