Оформление возврата денег

При проживании в гостинице у постояльца могут измениться обстоятельства, из-за чего ему потребуется выехать досрочно. В этом случае заполняется квитанция о возврате денег (форма № 8-Г). Она выписывается работником гостиницы в одном экземпляре и сдает­ся в бухгалтерию вместе с кассовым отчетом. При оформлении воз­врата на первом и третьем экземплярах счета делается отметка о про­изведенном возврате. Работник бухгалтерии сверяет идентичность подписи гостя в форме № 8-Г с подписью в форме № 1-Г, после чего анкета возвращается в службу приема и размещения.

Как уже отмечалось, при оформлении оплаты за проживание ра­ботники гостиницы выписывают гостю счет по форме № 3-Г, что оз­начает, что договор между исполнителем и потребителем заключен. Пунктом 12 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации установлено, что цена номера (места в номере), а также форма его оплаты устанавливаются исполнителем, а потребитель обя­зан оплатить оказанную исполнителем в полном объеме услугу после принятия ее потребителем. С согласия потребителя услуга может быть оплачена им авансом при заключении договора в полном объеме.

Если используемый гостиницей бланк счета по форме № 3-Г из­готовлен нетипографским способом (например, с помощью компь­ютера), то исполненный документ бланком строгой отчетности не считается, поэтому расчеты с гостем должны быть проведены с обя­зательным использованием ККТ. Случается, что клиент, оплативший авансом проживание за несколько дней, решил выехать из гостини­цы досрочно. Такая ситуация является достаточно частой.

В п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации указано: «Потребитель вправе расторгнуть договор на оказание услуги в любое время, уплатив исполнителю часть цены пропорционально части оказанной услуги до получения извещения о расторжении договора и возместив исполнителю расходы, произ­веденные им до этого момента в целях исполнения договора, если они не входят в указанную часть цены услуги». Поэтому постояльцу должна быть возвращена излишне уплаченная им сумма.

Существующее в настоящее время законодательство не содержит специальных для гостиничных предприятий правил возврата полу­ченных авансов, поэтому приходится руководствоваться общими нормами, предусмотренными для торговых организаций. Из-за это­го гостиницам трудно и часто невозможно выполнить такие нормы. В результате неверное оформление возврата грозит гостинице, как минимум, административными санкциями.

Возврат может быть осуществлен одним из двух вариантов:

• в день внесения оплаты (до закрытия смены и снятия Z-отчета);

• в день, не совпадающий с днем внесения денежных средств в
кассу.

126

Так, если гость с утра оплатил пять суток проживания, а к вечеру у него изменились обстоятельства и он просит вернуть ранее внесен­ный аванс за четверо суток проживания, то в соответствии с пп. 4.2 и 4.3 «Типовых правил эксплуатации ККМ при осуществлении де­нежных расчетов с населением», утвержденных постановлением № 104 Минфина РФ от 30.08.2003, и постановлением № 132 «Об ут­верждении унифицированных форм первичной учетной документа­ции по учету торговых операций» Госкомстата РФ от 25.12.1998 воз­врат денежной суммы покупателю в день покупки должен произво­диться из операционной кассы организации по чеку, выданному в данной кассе, и только при наличии подписи директора (заведу­ющего) или его заместителя на чеке.

Потребителю должен быть выписан новый счет и пробит новый кассовый чек на сумму фактически оказанной услуги. При этом «ста­рые» документы, а именно: счет, который был выписан первоначаль­но и чек ККТ, должны быть истребованы работниками гостиницы у гостя.

На сумму возврата по первоначальному чеку оформляется акт о возврате по форме КМ-3, утвержденной постановлением Госкомста­та РФ от 25.12.1998 № 132 «Альбом унифицированных форм первич­ной учетной документации по учету денежных расчетов с населени­ем при осуществлении торговых операций с применением конт­рольно-кассовых машин». Погашенный чек наклеивается на лист бумаги и вместе с актом и первоначальным счетом сдается в бухгал­терию.

Суммы, возвращенные гостям в день их получения гостиницей по представленным ими неиспользованным кассовым чекам, должны записываться в журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) в гр. 15, и соответственно должна уменьшаться сумма выручки гости­ницы за данный день.

Такой порядок соблюдают практически все гостиницы. Но, как показывает практика, наиболее распространенной все-таки являет­ся ситуация, когда возврат гостю аванса осуществляется после того, как прошло несколько суток его проживания.

В таких случаях, как правило, возникают разногласия с налого­выми органами.

Во-первых, при проверке порядка оформления возврата денеж­ных средств не в день оплаты контролирующие органы руководству­ются «Порядком ведения кассовых операций в РФ», утвержденным решением № 40 Совета директоров ЦБ России 22.09.93, «Типовыми правилами», «Методическими рекомендациями по учету оформле­ния операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли», утвержденными письмом № 1-794/32-5 Комитета РФ по торговле от 10.07.96, что подтверждается письмом № 29-08/1/12423 из управления Министерства по налогам и сборам РФ по г. Москве от 20.03.2002.

127

В соответствии с названными документами возврат денег осуще­ствляется только из главной кассы организации на основании пись­менного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отче­ства и только при предъявлении документа, удостоверяющего лич­ность (паспорта или документа, его заменяющего).

Чтобы вернуть деньги покупателю из главной кассы предприятия, кассир организации составляет расходно-кассовый ордер (форма КО-2) с обязательным указанием фамилии, имени, отчества покупа­теля и его паспортных данных или иного документа, удостоверя­ющего личность (порядок составления и оформления утвержден по­становлением № 88 «Об утверждении унифицированных форм пер­вичной учетной документации по учету кассовых операций, по уче­ту результатов инвентаризации» Госкомстата РФ от 18.08.1998).

Однако при проведении проверок контролирующие органы вы­двигают дополнительные требования о наличии определенных доку­ментов, подтверждающих правомерность производимых возвратов. Например, по их мнению, у гостиницы в обязательном порядке долж­ны быть первоначально выписанные гостю счета на проживание; первоначально выписанные чеки ККТ; «Акты о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» по форме КМ-3. Такие требования нельзя считать правомерными.

Во-первых, первоначально выписанный счет гостю не подтверж­дает факта оплаты. Напомним, что в соответствии со ст. 2 Феде­рального закона № 54-ФЗ документами, подтверждающими факт оплаты, являются либо кассовый чек, либо бланки строгой отчетно­сти. При этом у большинства гостиниц счета не являются бланками строгой отчетности, что законодательно не запрещено, более того, из-за особенностей программных продуктов, применяемых гостини­цами для учета проживающих, счет можно выписывать только один раз при выезде гостя.

Кроме того, счет является первичным документом для отражения выручки от оказания услуг по проживанию независимо от факта оплаты. В соответствии с п. 6 Правил бухгалтерского учета факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетно­му периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами (допущение временной определенности факторов хозяйственной деятельности).

Во-вторых, покупатель услуги или товара не обязан хранить чеки ККТ. Поэтому требование, чтобы гостиница предоставляла первона­чально выписанный чек, нарушает положения Закона РФ № 2300-1 «О защите прав потребителей» от 07.02.1992. Согласно п. 5 ст. 18 этого закона отсутствие у потребителя кассового или товарного чека либо иного документа, удостоверяющего факт и условия покупки товара, не является основанием для отказа в удовлетворении его требований. Справедливости ради нужно отметить, что данный факт оговорен в

128

письме № 29-08/1/12423 УМНС по Москве от 20.03.2002, однако на практике часто происходит по-другому.

В-третьих, акт по форме КМ-3 может быть выписан только в случае возврата денежных средств в день покупки. В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учет­ной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ, утверж­денными постановлением № 132 Госкомстата РФ от 25.12.1998, на сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы, что и заносится в журнал кассира-опе­рациониста (форма КМ-4). Фактически это означает, что сумма возврата должна быть пробита по операционной кассе, что возмож­но только в день покупки. Таким образом, составление формы КМ-3 на сумму возврата не в день приобретения не является обязатель­ным требованием.

В случае установления в ходе проверки фактов возврата покупа­телям наличных денежных средств с нарушениями требований пп. 14, 22 и 24 Порядка ведения кассовых операций и пп. 4.2 и 4.3 Типовых правил эксплуатации ККМ налоговые органы признают, что такой возврат произведен неправомерно. Уменьшение выручки на сумму неправомерно возвращенных денежных средств приводит к неоприходованию в кассу предприятия наличных денежных средств, полученных с применением ККП, и, следовательно, к гос­тинице применяют штрафные санкции, предусмотренные ст. 15.1 КоАП РФ.

Согласно ст. 4.5. КоАП РФ за такое правонарушение гостиница может быть привлечена к ответственности только в течение двух месяцев после совершения правонарушения. Поэтому, если гостини­ца неправильно провела возврат в январе, а налоговая проверка была в апреле, оснований для привлечения к административной ответ­ственности нет.

Тем не менее, как показывает практика, налоговые органы поми­мо административных санкций по неверно проведенным возвратам доначисляют гостиницам налоги. Такая практика не устраивает на­логоплательщиков, и они отстаивают свои права в судебном поряд­ке. Но многие гостиницы во избежание лишних конфликтов с нало­говиками выполняют все требования, предъявляемые ими в части оформления возвратов. Но и это возможно далеко не всегда. Не сто­ит забывать о специфических особенностях деятельности гостини­цы, а именно: вероятность, что клиент потребует вернуть аванс в любое время суток; круглосуточный режим работы кассиров-опера­ционистов и невозможность круглосуточной работы главной кассы; отсутствие возврата материальной ценности (товара); несогласие иностранных гостей гостиницы подписывать заявление о возврате денежных средств. Возникает парадоксальная ситуация: постоялец может расторгнуть договор на оказание услуги в любое время (в том

129

числе, в ночное), уплатив часть цены пропорционально части ока­занной услуги, а гостиница будет вынуждена просить его ждать от­крытия главной кассы для возврата излишне внесенного аванса! В результате приходится выбирать: либо соблюдать порядок возвра­та в соответствии с требованиями налогового законодательства, но нарушать при этом права клиента, либо наоборот.

Поскольку особенности возврата авансов в ночное время, в вы­ходные и праздничные дни законодательно не урегулированы, гос­тиница объективно вынуждена сама разработывать механизм возвра­та, не нарушая хотя бы основных требований, установленных «По­рядком ведения кассовых операций».

Нередко работники гостиницы сами допускают ошибки при дос­рочном выезде гостя из номера и возврате ему части внесенной оп­латы. Самая распространенная ошибка, когда кассир-операционист пробивает возвратный чек и тем самым увеличивает итоговую сум­му выручки, фиксируемую по итогам дня.

Возвращенный потребителем чек (его сумма уже содержится в фискальной памяти ККТ) с составлением всех необходимых доку­ментов является свидетельством того, что потребитель отказался от услуги, «разорвал» договор, заключенный с гостиницей, и получил денежные средства назад. Оформленная правильно процедура воз­врата документально подтверждена возвращенным чеком, актом и записью в книге кассира-операциониста.

Если кассир-операционист¹ пробивает «возвратный чек», сумма по нему опять фиксируется в памяти ККТ, однако в этом случае отсут­ствует документально подтвержденный факт расторжения договора. В результате гостиница имеет разницу в сумме выручки и итогов в фискальной памяти ККТ.

5.4. Ночной аудит *

Гостиница работает круглосуточно без перерывов, выходных и санитарных дней, и всевозможные сбои в технологическом процес­се, разрешение жалоб и конфликтов в это время возлагаются на ноч­ной аудит. Особую значимость процедуры аудита и контроля приоб­ретают в условиях комплексной автоматизации, поскольку количе­ство ежедневных финансовых операций, проводимых в гостинице, очень велико. Поэтому необходимо оперативно и тщательно нахо­дить и исправлять ошибки гостиничного персонала, проводящего дебиторские (начисления и возвраты) и кредитные (оплаты и коррек­тировки) операции.

Оперативные проверки и корректировки проводятся служащими, выполняющими кредитные и дебетные операции в АСУ гостиницы самостоятельно в течение рабочего дня, но окончательный контроль правильности финансовых данных проводят аудиторы.

130

Аудитор (от лат. auditor — слушатель) — ревизор, проверяющий, контролирующий и анализирующий финансово-хозяйственную де­ятельность предприятия.

Обычно в гостиницах с развитой инфраструктурой наиболее ак­тивная жизнь происходит в дневное время. Поэтому аудиторы рабо­тают в ночную смену, когда жизнь в гостинице затихает (после часа ночи).

Главная задача аудитора — проверить и закрыть финансовую да­ту — базисный период всей финансовой деятельности предприятия. Эта процедура называется ночным аудитом, а персонал, проводя­щий проверку и корректировку финансовых операций, — ночными аудиторами.

Само название должности свидетельствует о ночном графике ра­боты: с полуночи до начала работы утренней смены СПиР (продол­жительность около 7 ч).

Ночной аудитор собирает данные и подводит баланс истекшего дня — финансовой даты — базисного периода всей финансовой де­ятельности предприятия. Руководство должно установить конец фи­нансового дня так, чтобы аудит мог считаться завершенным к это­му времени. Например, если ночной аудит начался в 1.30, то это и есть конец финансовой даты. Период с 1.30 до тех пор, пока закон­чится аудит, называется рабочим временем аудита. Обычно опера­ции, влияющие на счета и длящиеся в течение рабочего дня, не учи­тываются до тех пор, пока аудит не завершен. Эти операции счита­ются частью следующей финансовой даты.

Ночной аудит проводится так, чтобы обеспечить интеграцию сче­тов с помощью перекрестных ссылок. Счета бухгалтерской книги сравниваются с первичными документами, чтобы доказать правиль­ность отдельных записей и общие итоги. Расхождения, найденные в течение аудита, должны быть исправлены. Аудиторские процессы считаются оконченными, когда доказана правильность итогов учета бухгалтерии и подразделений гостиницы. До тех пор пока аудитор­ские процессы не находятся в состоянии баланса, аудит считается незавершенным.

Поскольку аудиторы контролируют финансовую информацию, они, как правило, работают в составе финансового подразделения го­стиницы или подчиняются напрямую управляющему предприятия.

Как свидетельствует международная практика, один аудитор тре­буется на каждые 200 занятых гостиничных номеров. В крупных го­стиничных комплексах служба ночных аудиторов состоит из главного аудитора, двух или трех помощников и одного или двух аудиторов по предприятиям питания. Работа нескольких ночных аудиторов целе­сообразна еще и потому, что они выполняют не только аудиторские функции, но и заменяют в ночное время персонал СПиР.

Аудитор должен отличаться честностью, внимательностью, хоро­шей профессиональной подготовкой и знанием специфики предо-

131

ставления услуг, технологий расчетов наличными деньгами, чеками или кредитными картами. Ночной аудитор резюмирует результаты деятельности всех подразделений, приносящих доход для доклада руководству. Плановый отдел гостиницы может использовать инфор­мацию аудита при подготовке статистического отчета за более дли­тельный период.

Для достижения главной цели ночного аудита — проверки и за­крытия финансовой даты — необходимо выполнить несколько опе­раций. Охарактеризуем их.

1. Проверить статус гостиничных номеров и количество не­
явок в забронированные номера. Поскольку одной из основных це­-
лей ночного аудита является начисление за проживание в гостинич­-
ных номерах (начисление текущего тарифа на счета проживающих
гостей) и начисление связанных с проживанием налогов, аудитор
обязан в первую очередь проверить статус занятости каждого гости­
ничного номера. Эта проверка проводится по отчету состояния ком­
нат, поступившему из службы горничных, или отчетам дежурных по
этажам и списку проживающих, составленным СПиР. На основе их
сверки ночной аудитор составляет отчет разногласий. При этом он
должен проверить балансы счетов проживающих в номерах гостей и
провести соответствующие технологические шаги для снятия разно­-
гласий (выписать гостя, продлить его пребывание, провести соответ­-
ствующие начисления и т.д.). Затем аудитор проверяет отчет оставше­-
гося ожидаемого заезда (к моменту ночного аудита — это незаезд).
В случае гарантированной брони аудитор должен провести начисле­-
ния штрафов за незаезд за текущую дату на счет брони гостя (начис­-
ление платы за бронь — только при незаезде гостя и только при гаран­-
тированном бронировании) и изменить дату заезда на завтрашнюю.

После этого аудитор проверяет отчет фактического заезда: пра­вильность ввода тарифов, обоснованность скидок, сроков прожива­ния, стоимости оплаты. Такая проверка проводится по первичным документам архива СПиР.

Ночной аудитор контролирует соответствие количества освобож­дающихся и свободных номеров (мест), забронированных на следу­ющие гостиничные сутки.

2. Провести начисления и проверить начисления на счетах гос­-
тей. Главной функцией аудита является проверка всех операций,
влияющих на отчетности записанных в соответствующие счета. Хотя
большинство работников записывают операции в нужные счета по
мере их получения, ночной аудитор должен подтвердить, что все
операции были записаны перед началом аудита. Незавершенные за­-
писи приводят к ошибкам в балансе и ночной отчетности.

Ночной аудитор обязан проверить журнал начислений, выделяя все корректировки, переносы из одного счета в другой и величину начислений, вызывающих подозрение. Все случаи нестандартных на­числений выясняются по первичным документам.

132

3. Составить балансы всех подразделений. Ночной аудитор сво­-
дит баланс всех подразделений, используя первичные документы и
отчеты всех подразделений гостиницы (рестораны, бары, химчистка,
прачечная, бизнес-центр, бассейн, сауна, бильярд и др.)- Он должен
проверить совпадение сумм начислений по счетам и квитанциям всех
подразделений с суммами на лицевых счетах. В случае нахождения
ошибок аудитор корректирует начисления согласно первичным до­-
кументам. Аудитор также проверяет содержимое кассовых ящиков в
СПиР.

4. Поддерживать АСУ, т.е. вести параллельный письменный учет
на случай, если компьютерная система выйдет из строя.

5. Подготовить финансовую отчетность. Ночной аудитор не­
сет ответственность за подготовку отчетов, которые показывают эф­-
фективность деятельности СПиР: конечный детальный и суммарный
отчеты по подразделениям, отчет по ограничению кредита для пре­
доставления руководству гостиницы.

Конечный детальный и суммарный отчеты по подразделениям хранятся с первичными документами в бухгалтерии.

Функции ночного аудита могут выполняться вручную или с по­мощью механической и электронной техники. В зависимости от тех­нической оснащенности гостиницы аудит может быть неавтоматизи­рованным или автоматизированным.

При ручной системе ночной аудитор составляет суточные и до­полнительные стенограммы путем перенесения данных из каждого расчетного листа на соответствующую линию на стенограмме, опре­деляя таким образом общие операции по счетам за каждый день.

Суточная стенограмма — это полный отчет о всех гостевых сче­тах, которые отражают каждую операцию, повлиявшую в этот день на гостевой счет. Суточные стенограммы обычно включают в себя источник дохода, тип операций и общую сумму.

Дополнительная стенограмма используется для анализа негостевых счетов. Суточные и дополнительные стенограммы представляют

133

собой рабочие таблицы. Они являются предварительной проверкой итогов учета в целях определения ошибок на внутриведомственном уровне. Суточные и дополнительные стенограммы служат основой для сводного отчета (итоговой ведомости), который отражает все дневные операции.

Например, общий доход от продаж в баре гостиницы должен быть равен величине расхода от покупок в баре, прибывшего на гостевой и негостевой счета. Равенство этих величин составляет основу ауди­торского процесса.

Отчет кредитного лимита содержит информацию о состоянии
дебиторской задолженности гостей перед гостиницей. Из этого от­
чета видно, какие гости должны оплатить услуги гостиницы и кто
превысил установленный кредитный лимит. Этот отчет передается
утренней смене портье для оперативной работы по погашению де­-
биторской задолженности.                             '

Формы названных отчетов разрабатываются в каждой гостинице в зависимости от перечня предоставляемых услуг, накопленного опыта по учету и контролю, а также специфики гостиницы, метода осуществления аудита.

Кроме того, в функции ночного аудитора может входить подготов­ка счетов для предстоящего выезда гостей на завтрашнюю дату.

Ночной аудит — обязательно ночная деятельность. Многие ком­пьютерные системы способны представить в любое время непосред­ственную информацию и обеспечить резюмирующие отчеты по тре­бованию. Степень проверки, требуемая от аудита, — это определе­ние частоты появления ошибок и объема проверочных операций.

Если в конце компьютерной аудиторской проверки баланс не схо­дится, то это означает, что неправильно введена в компьютер инфор­мация или имеются сбои в самой компьютерной системе. Преиму­щество компьютерных систем состоит в том, что они могут состав-

134

лять и читать записи намного быстрее, чем человек. В процедурах аудита компьютер может обрабатывать намного больше информа­ции, выполнять множество вычислений и мгновенно подводить ито­ги. Компьютер сохраняет отметку каждой записи по времени, рас­писанию, работнику, номеру счета, ведомству, что является очень удобным для учетных действий аудитора.

Компьютерные системы также дают возможность частого досту­па к информации, что позволяет руководству полностью контроли­ровать операции.

С появлением компьютерных систем потребность в ночном ауди­те постепенно исчезает.

Контрольные вопросы

1. Что представляет собой единый расчетный час?

2. Какой вид расчета за оказываемые гостиницами услуги наиболее рас­
пространен в России?

3. Почему гостиницы зачастую не допускают производства оплаты с
помощью именных чеков?

4. По каким критериям можно различать расчетные пластиковые карты?

5. Какие преимущества дает гостинице использование смарт-карты в
качестве ключа, средства расчета, пропуска в гостиницу?

6. Каким образом производится расчет с гостем с использованием кре­-
дитной карты?

7. Могут ли сотрудники гостиницы осуществлять наличные денежные
расчеты и/или расчеты с использованием платежных карт без применения
контрольно-кассовой техники?

8. Как оформляется возврат денег гостю в случае его досрочного выезда
из гостиницы и необходимости возврата части ранее оплаченных средств?

9. Какие документы используются для оформления расчетов с гостем за
предоставленные гостиницей услуги?

 

10. Что такое БСО, какие требования к его изготовлению и использо­-
ванию предъявляются?

11. Что должен сделать ночной аудитор для закрытия финансовой даты?

12. Из каких шагов состоит автоматический процесс ночного аудита?