Организация как функция управления

Вопросы гос. экзамена

Сущность управления выражается через его функции (от лат. functio - исполнение), в которых определен круг деятельности, ее содержание, ее виды, назначение, роль. Другими словами, процесс управления - это последовательное выполнение определенных видов деятельности (функций).

Функция – это вид деятельности, основанный на разделении и кооперации управленческого труда, характеризующийся разновидностью, определенностью, сложностью и стабильностью. Впервые функции управления были выделены А. Файолем в XX в. (планирование, организация, координация, распорядительство и контроль). В дальнейшем набор функций управления дополнялся, расширялся и уточнялся.

Организация - это деятельность, направленная на создание и развитие объекта управления, включает регламентацию отдельных элементов процесса управления и в зависимости от объекта разделяется на организацию производства, организацию труда и организацию управления.

Организация – это процесс объединения людей и средств для достижения поставленных целей.

Организация управления - это совокупность приемов, методов и звеньев управленческой системы и ее взаимосвязь с управлением объектов и другими управляющими системами во времени и в пространстве.

В этом значении организация управления обеспечивает создание наиболее благоприятных условий для достижения целей (решение конкретных задач, установленных в период времени при минимальных затратах производственных ресурсов).

Основными задачами организации являются:

• формирование структуры организации, исходя из размера предприятия, его целей, технологии, персонала и других переменных;

• установление конкретных параметров, режимов работы подразделений организации, отношений между ними;

• обеспечение деятельности организации ресурсами (человеческими, финансовыми, материальными, информационными).

Организация как функция управления должна обеспечивать соответствие существующей системы новым целям, установленным в плановых заданиях. Если такого соответствия нет, то при помощи функции организации создаются новые системы или реорганизуются старые в целях придания им качеств, необходимых для достижения поставленных целей.

Организация направлена на выполнение принятых решений, данная функция включает в себя конкретные управленческие действия:

1. определение цели и плана работы;

2 определение исполнителей и соисполнителей;

3 распределение функциональных обязанностей;

4 инструктирование исполнителей;

5 координация действий исполнителей;

6 контроль и анализ выполненного.

Условия эффективной организации:

1 наличие организационной структуры коллектива;

2 установление горизонтальной связи;

3 рациональность графика работы;

4 положительный психологический климат в коллективе.

Для лучшего понимания сущности функции организации ее следует разбить на 3 этапа:

1. Построение организационной структуры: выделение подразделений, определение их состава, задач и функций.

2. Установление соподчиненности и взаимосвязей. Здесь должны быть четко определены права, обязанности и ответственность структурных подразделений и отдельных лиц. Это достигается путем разработки положений о структурных подразделениях и инструкций, определяющих внутренний порядок, границы деятельности каждого подразделения и работника организации.

Предусматривается также персональная ответственность должностных лиц за выполнение указаний вышестоящего органа управления. С помощью инструктирования создаются условия для осуществления процессов, не зависящих от индивидуальных качеств людей, а вытекающих из требований системы управления. Задачами инструктирования являются знакомство с условиями производства, обстановкой, консультации по выполнению конкретных видов работ, обеспечение информацией. Эти задачи реализуются как посредством инструкций (должностных, рабочих), так и с помощью методических указаний. На этом этапе разрабатываются также нормы, правила действия и взаимодействия подразделений и служб. Таким образом, второй этап - это предусмотрение взаимоотношений в организации (как горизонтальных, так и вертикальных).

3. Обеспечение этих взаимоотношений - распорядительство, т.е. доведение до подчиненных распорядительных актов. Перед управляющей и управляемой системами ставятся конкретные задачи обеспечения технического, организационного и экономического регулирования процесса производства, предупреждаются отклонения, восстанавливаются ранее предусмотренные пара­метры. Этот этап тесно связан с функцией контроля. Однако регулирование в рамках функции организации имеет скорее превентивный (предупреждающий) характер, в рамках же функции контроля - это реакция на отклонение. Функция организации способствует реализации функции контроля и других функций управления. Распорядительное воздействие осуществляется посредством приказов, распоряжений, устных указаний.

Средством для достижения нормальных взаимоотношений между уровнями управления является делегирование полномочий.

Делегирование означает передачу задач и полномочий сверху вниз лицу или группе, которые принимают на себя ответственность за их выполнение. Делегирование - акт, превращающий человека в руководителя.

Цели делегирования:

• разгрузить вышестоящих руководителей, освободить их от текущей рутинной работы и создать наилучшие условия для решения стратегических и перспективных задач управления;

• повысить дееспособность нижестоящих звеньев;

• активизировать «человеческий фактор», как можно больше вовлечь и заинтересовать работников.

При этом необходим такой объем и масштаб делегируемых полномочий, который способствует профессиональному росту сотрудников, мотивирует их, обеспечивает удовлетворенность содержанием труда. Оптимальный объем делегирования зависит от различных факторов и, прежде всего, от возможностей реализации делегируемых полномочий данным работником; соответствия передаваемых работнику полномочий характеру принимаемых им задач.

Процесс делегирования полномочий включает следующие этапы:

• поручение работникам индивидуальных конкретных заданий;

• предоставление соответствующих полномочий и ресурсов подчиненным;

• формулирование обязательств подчиненных выполнить порученные им задания.

Делегирование базируется на полномочиях и ответственности.

Таким образом, как функция управления организация предполагает обеспечение совместной эффективной работы людей для достижения целей предприятия. Организация предусматривает наличие полномочий и ответственности, а также возможность делегировать полномочия.

Необходимость организационной деятельности обусловлена следующими аспектами:

- во-первых, для достижения своих целей люди вынуждены объединяться;

- во-вторых, любая совместная деятельность будет более эффективной, если для каждого члена любого коллектива определено, что он должен делать и за что он несет ответственность;

- в-третьих, важно кто контролирует его деятельность.

Совокупность и взаимосвязи организационных ролей образуют организационную структуру предприятия.

В организационной деятельности необходимо определить нормы управляемости, т.е. того количества людей, которыми эффективно может управлять руководитель. Необходимость определения норм управляемости обусловлена тем, что для создания современных высококачественных изделий нужен труд большого числа людей, и один человек оказывается не в состоянии планировать, организовывать и контролировать их деятельность.

К.Ю. Белая обозначила ряд последовательных действий выполнения функции организации:

- изучение состояния вопроса;

- постановка цели и определение конкретных задач;

- планирование самого дела;

- отбор оптимального содержания, форм, методов предстоящей деятельности;

- создание условий для выполнения данной работы;

- расстановка людей и постановка перед каждым исполнителем конкретной задачи;

- создание определенного настроя на работу;

- непосредственная помощь в процессе реализации того или иного дела;

- анализ хода и результатов конкретного дела.

Так, например содержание организационной деятельности в управлении образовательным процессом в дошкольном учреждении К.Ю. Белая, Н.В. Колосова характеризуют следующим образом:

- распределение работы между педагогами в соответствии с их должностными обязанностями;

- координация системы действий членов педагогического коллектива в процессе реализации принятых решений;

- оказание методической помощи педагогам в подготовке работы с детьми;

- соотнесение содержания, форм и методов деятельности педагогов с учетом реальных условий протекания образовательного процесса.