Школьная документация

38.1. Школьная документация. Успех управления школой в немалой степени зависит от четкой организации в ней делопроизводства, обеспечивающего быструю, бесперебойную и эффективную работу учреждения. Рациональная постановка делопроизводства способствует научной организации труда.

Делопроизводство рассматривают как методы и приемы работы со служебной документацией в учреждении.

Документом называют любой материал, имеющий научное, политическое и практическое значение, независимо от времени его происхождения, содержания, оформления, техники и способа воспроизводства.

В целях установления единых требований к ведению школами документации существует утвержденная Министерством просвещения СССР "Инструкция о ведении школьной документации" (1974). Организация делопроизводства регулируется также издаваемыми высшими управленческими органами нормативами и положениями.

38.2. К важнейшим документам учебно-педагогической документации относятся  следующие:

1) Алфавитная книга записи учащихся. В нее заносятся фамилии, имена, отчества всех учащихся в алфавитном порядке независимо от классов, в которых учатся дети. По каждой букве ведется своя нумерация. По выбытии и окончании учащимися школы в алфавитную книгу заносятся дата и номер приказа, указывается причина выбытия. Алфавитная книга является основным документом учета обучающихся в школе детей.

2) Личное дело учащегося. Оно ведется классным руководителем и хранится в школе 3 года после окончания ее учащимся. В личное дело заносятся общие сведения об учащемся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах. В личном деле хранится заявление родителей о приеме их сына или дочери в 1 класс. Во время обучения ученика в 10 и II классах "Аттестат об основном общем образовании" хранится в личном деле. При выбытии ребенка из школы личное дело может быть выдано родителям или лицам, их заменяющим, на основании их заявлений.

3) Классный журнал. Это государственный документ, ведение которого обязательно для каждого учителя и классного руководителя. Классный журнал рассчитан на учебный год и ведется по форме, установленной Министерством образования РФ. В журнале выставляются отметки учащихся, но всем предметам, фиксируется посещаемость школьников. В журнале записываются дата проведения урока, его тема, контрольные и самостоятельные работы, задания на дом.

Классный журнал хранится в школе 5 лет, а затем из него изымаются сводные ведомости успеваемости и перевода учащихся в следующий класс, из них формируются дела за год, которые хранятся в школе 25 лет.

4) Журнал факультативных занятий ведется по каждому факультативу отдельно.

5) Журнал группы продленного дня ведется воспитателем группы продленного дня.

6) Книги учета бланков и выдачи аттестатов об основном и полном общем среднем образовании. В них записываются сведения об окончивших основную и полную среднюю общеобразовательную школу.

7 ) Книга учета выдачи золотых и серебряных медалей.

8) Книга учета выдачи похвальных листов и почетных грамот.

9) Книга протоколов заседаний педагогического совета школы. В ней фиксируются ход обсуждения вопросов, решения основного коллегиального органа управления школой. Книга хранится в школе постоянно, пока существует учебное заведение, а после его закрытия сдается в городской (районный) архив.

10 ) Книгу приказов по школе. В школе ведутся две книги приказов: по личному составу и по основной деятельности. В первой фиксируются все распоряжения, касающиеся приема на работу, увольнения, оценки профессиональной деятельности работников школы, во второй - указания по организации учебно-воспитательного процесса, о переводе учащихся в следующий класс, выпуске их из школы и т.д.

К этой же группе документов относится Книга учета личного состава педагогических работников школы.

К важнейшим документам финансово-хозяйственной документации относят: технический паспорт школы, инвентарные книги основных средств, книгу складского учета материалов, инвентарную книгу библиотечного фонда школы.

38.3. Унификации формирования дел, их правильной систематизации способствует номенклатура дел школы, которая составляется в каждом образовательном учреждении на основе Примерной номенклатуры дел, утвержденной Министерством образования РФ. Номенклатура дел школы утверждается ее директором. В Номенклатуру дел включаются все документы, ведение которых нормативно определено документами вышестоящих организаций, а также тех, которые заводятся в школе. Каждому делу присваивается свой номер сообразно номеру раздела в Номенклатуре и порядковому номеру дела в этом разделе (например, 01/01 - Приказы органов образования, присланные для сведения и руководства).

Все входящие в школу и исходящие из школы документы подлежат регистрации. Для этого ведутся Журнал регистрации входящей корреспонденции и Журнал регистрации исходящих документов.

За организацию делопроизводства в школе ответственность несут директор и специальные лица (секретарь, делопроизводитель).