Виды первичных документов

Существует шесть видов основных первичных документов бухгалтерского учета – это договор, счет, платежные документы, накладная (товарная), акт об оказании выполняемых работ или оказанных услуг и счет-фактура. Не все эти первичные документы бухгалтерского учета обязательны при заключении сделки.

1. Договор - закрепляет имеющиеся права и появившиеся обязанности производителя (поставщика) и клиента (получателя) сделки. В идеале, требуется, чтобы на каждую сделку был составлен отдельный договор. Он может быть на продажу товара или на оказание услуг.

Можно использовать устную форму договора, ГК РФ это не запрещается, но только письменный образец может защитить обе стороны от возможных нарушений со стороны исполнителя или получателя.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи и оттиски печатей каждой стороны. Но есть и такие сделки, где договор – это формальность, к примеру, разовый договор купли-продажи на незначительные суммы, чаще всего он вступает в силу уже с того этапа, когда покупатель получает товар, а владелец оплату.

2. Счет - он является еще одной формой соглашения между сторонами, в нем указывается стоимость услуг или же работ (цена товара), которые должен оплатить клиент (получатель), а по необходимости и некоторые дополнительные сведения, например, способ оплаты, конечные сроки поставки и прочее. Оплачивая указанную в счете сумму, клиент тем самым соглашается на выдвинутые условия исполнителя.

Этот вид документов не имеет определенной формы - производитель или его организация имеет право разработать свою.

Счет не является документом, достаточным для предъявления поставщику требований по пунктам договора поставки, скорее, он является документом, в котором фиксируется устраивающая стороны цена товара или услуги. Однако, за покупателем сохраняется право потребовать вернуть перечисленные деньги, в случае необоснованного обогащения поставщика.

В бланке совершенно не обязательна подпись директора фирмы, или главного бухгалтера или какого-либо уполномоченного лица. Печать тоже не обязательна. Но сохранить свои права и в случае каких-либо нарушений доказать свою правоту будет намного легче, если в бланке будут стоять подпись и печать.

3. Платежные документы подтверждают факт оплаты товаров или услуг. Платежным документом может быть платежное поручение, платежное требование, кассовый и товарный чек, бланк строгой отчетности (БСО). Платежное поручение клиент получает в банке, производя оплату безналичным платежом. Кассовый, товарный чек или БСО клиент получает от поставщика в момент оплаты наличными. БСО можно применять не во всех случаях.

4. Товарная накладная, обычно используется форма ТОРГ – 12. Применяют ее тогда, когда нужно оформить продажу или покупку материальных ценностей (товаров). Подобно договору, товарную накладную нужно оформлять в двух экземплярах.

Производителю она нужна для того, чтобы зафиксировать свою продажу, а покупателю для того, чтобы оприходовать получение товара. Обязательно, вся информация, которая имеется в товарной накладной, должна соответствовать счету-фактуре, если такой имеется. Лица, которые имеют право на продажу товаров, должны ставить соответствующие подписи в накладной.

Товарная накладная обязательно должна быть заверена организацией, которая продает товар, и содержать печать. Таким же образом поступают и должностные лица получателя или сам получатель, который обязан расписаться в товарной накладной при получении товара и поставить печать, или вместо печати передать оформленную доверенность.

5. Акт – документ об оказании выполняемых работ (услуг) бухгалтерского учета. Он является двусторонним. Акт подтверждает цену, время (сроки), а также сам факт выполненных работ или оказанных услуг, в соответствии со всеми прописанными условиями в договоре.

6. Счет-фактура – документ, имеющий строгую форму, которую нельзя изменять. Она содержит в себе данные об использованных денежных средствах, в случаях составления счета-фактуры на аванс. Счет-фактура – это важная часть первичных документов, с помощью нее устанавливается «фундамент» для акцептования сумм НДС, которые были поданы к вычету.

Если фирма является плательщиком НДС, то она обязана составлять счет-фактуру, как один из обязательных документов. К тому же, счет-фактуру, как счет и договор, нужно делать в двух копиях. Счет-фактура обязательно должна быть подписана исполнителем (поставщиком) услуг (товаров). Первый экземпляр передается клиенту, а второй остается у исполнителя. Выписывается она не позже, чем через пять дней после того, как услуги (работы) были выполнены или товар отгружен.

Организации и ИП, применяющие УСН и ЕНВД, не являются плательщиками НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны.