Что такое электронный документ и какие классы полей в нем выделяют?

Электронная форма документа (ЭД) - это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Под электронной формой документа понимается не изображение бумаж­ного документа, а электронная технология работы с формами, где бумажная форма появ­ляется только по требованию в качестве твердой копии электронной.

Какие преимущества использования ЭД Вы знаете?

- сокращается время обслуживания клиентов

- повышается эффективность управления информацией

- принимаются быстрее более точные и обоснованные управленческие решения

- повышается степень защищенности документа при хранении

- обеспечивается защита информации от несанкционированного доступа

- увеличивается производительность труда

- введение доступа к документу одновременно нескольких пользователей из рабо­чей группы и обеспечение взаимодействия сотрудников всех подразделений пред­приятия, что позволяет избежать дублирования выполняемых функций и задач

- уменьшение затрат на обработку документа

- полный контроль над формой в момент ее движения между исполнителями

Каковы этапы разработки ЭД и их содержание?

Первая операция - проектирование структуры формы

Второй операцией будет — проектирование со­держания формы ЭД.

Содержанием этой операции является привязка переменных полей формы, которые будут заполняться, к инструментальным средствам заполнения, или вычисления, или ав­томатического контроля, т. е. на этой операции проектирования осуществляется придание форме свойства интеллектуальности.

Третьей операцией явл. целью повышения достоверности информации при запол­нении форм ЭД устанавливаются связи между формами, что позволяет автоматизировать процессы актуализации сведений, заключенных в связанных формах.

На четвертом этапе осуществляется работа с готовой формой, путем ее заполнения из различных источников, автоматической проверки правильности заполнения перемен­ных полей, в которые информация вводится вручную, проставления отметок о просмотре документа, выполнения дальнейшей пересылки его на рабочий стол другого специалиста или передачи его по электронной почте или факсу.

Какие классы ПО составления ЭД знаете, их отличия, приведите примеры.

       программные системы «Lotus», «Jet Form»

«Jet Form», созданная американской компанией «Jet Form», которая предоставляет пользователю корпоративной информационной системы следующие возможности:

• хорошо структурированные средства проектирования форм ЭД;

• средства заполнения форм ЭД пользователем;

• клиент-серверную обработку;

 

• мощные средства централизованного управления выдачей информации из кор­поративных баз данных и прикладных приложений в готовые формы на печать;

• отправку по электронной почте и по факсу и др.

 

Какие типы ЭД вы знаете???

 

ТЕМА 5. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ВВОДА ПОТОКОВ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

 

Каково назначение системы массового ввода бумажных документов?

Система массового ввода докумен­тов (СМВ), способна работать как с одним, так и с несколькими тысячами бумажных документов в день. При реализации технологии массового ввода документов можно рассматривать два основных класса задач:

• извлечение данных из бумажных документов, когда пользователей интересуют только извлеченные структурированные данные, а собственно сами изображе­ния документов их не интересуют, т. к. не используются для последующего хра­нения и доступа;

• извлечение данных из бумажных документов с сохранением изображения до­кумента (например, «Платежное поручение» клиента), когда имеет смысл после извлечения данных сохранить изображение документа для того случая, при ко­тором потребуется анализ исходного документа. При этом извлеченные данные можно использовать двояко: во-первых, эти данные имеет смысл напрямую за­гружать в банковскую систему, а во-вторых, их можно использовать для орга­низации хранения и быстрого поиска изображений.

Каков состав этапов и операций технологии массового ввода документов?

Подготовительный этап - очень важная фаза процесса ввода документов, которая обеспечивает получение достоверных отсканированных изображений, сохраняемых в сис­теме, и включает в себя две операции:

• подготовку документов для сканирования;

• выполнение описания настроек системы на конкретную форму документа.

Основной этап автоматизированного ввода бумажных документов включает в себя выполнение таких операций как:

• сканирование;

• контроль качества отсканированных изображений и повторное сканирование;

• предварительная обработка текста;

• основная обработка текста документа;

• контроль качества распознавания и редактирование;

индексирование документа и загрузка.

Назначение операции предварительной подготовки документов?

Подготовка документов для сканирования предполагает выполнение следующих действий:

• определение состава документов, подлежащих сканированию;

• выбор конкретных областей в каждом документе для сканирования;

• определение технологической цепочки движения документа по рабочим местам;

• открытие конвертов, удаление скрепок или других предметов, мешающих ска­нированию;

• подготовка пакетов документов для сканирования;

• выписка ярлыков на каждый пакет документов с указанием кода документа и количества документов каждого типа в пакете.

Выполнение описания настроек системы на конкретную форму документа пред­полагает выполнение трех операций:

• составление настройки на форму документа;

• разработка настройки на модель ввода;

• составление настройки соответствия полей формы документа и полей индекса­ции для ввода в информационную базу или архив.