Л.5. Распорядительные документы

Основное назначение распорядительных документов - обеспечить реализацию поставленных перед органом управления задач и получить максимальный эффект от деятельности организации.

Относятся к нормативным правовым актам. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) делятся на две группы:

1) документы, принимаемые коллегиально;

2) документы, единоличного издания.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях решения производственных задач. Приказы бывают по основной деятельности и по личному составу.

К первым относятся: по организации работы, финансированию, планированию, отчётности и т.п.

Оформляются на общем бланке организации и имеют следующие реквизиты:

1. наименование организации – автора документа;

2. наименование вида документа (приказ);

3. дата, номер;

4. место составления;

5. заголовок к тексту;

6. текст;

7. подпись.

Датой приказа является дата его подписания руководителем.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части.

При необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы.

Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части, т.е. в скобках.

Приказы по личному составу, издаваемые для регулирования правовых отношений между администрацией учреждения и работниками готовят отделы кадров. В них фиксируются все перемещения по штатному расписанию, т.е. о приеме работника на работу, изменениях должностей, увольнении и т.п. С 2004 г. формы и содержание приказов по личному составу были унифицированы, что позволило добиться большего порядка в делопроизводстве по кадрам.

Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

1.наименование организации – автора документа;

2. наименование вида документа (приказ);

3.дата и номер приказа;

4. место издания, заголовок к тексту;

5. текст;

6. подпись;

7. визы согласования;

8. отметка об ознакомлении с приказом работника;

9. отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Приказы нумеруются в течение календарного года.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.

Составляются распоряжения по следующим вопросам:

1. информационно – методического характера;

2. повседневной административной, производственно – хозяйственной деятельности;

3. связанные с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и т.п.

Составляются и оформляются распоряжения аналогично приказам по основной деятельности.

Обычно содержит:

1. наименование организации;

2. наименование вида документа (распоряжение),

3. дату, номер,

4. место изготовления,

5. заголовок к тексту,

6. текст,

7. Текст,

8. Подпись.

Текст распоряжения состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Протокол ведётся во время заседания коллегиального органа секретарём на основании выступлений, докладов, справок, проектов и т.п. На изготовление документа дается как правило 3 – 5 дней. Подписывают протокол руководитель организации и секретарь. Составляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги. Имеет следующие реквизиты:

1. Наименование организации;

2. Наименование вида документа (протокол);

3. Дата и номер;

4. Указание места издания;

5. Заголовок к тексту;

6. Текст;

7. Подписи.

Датой протокола является день проведения заседания. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря и состава собрания – до 10 человек. Если присутствующих больше – составляется список на отдельном листе, оформляемый как приложение. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.