Учет расчетов с подотчетными лицами. Особенности учета подотчетных сумм в инвалюте

Подотчетным лицом – является работник организации, получивший авансом суммы денежных средств на предстоящие хозяйственные или командировочные расходы.

Для выдачи наличных денег, работнику под отчет расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Особенности учета командировочных расходов регулируется

Постановлением Правительства от 13 октября 2008г. №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Командировкой является поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения.

В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства, а днем приезда из командировки – дата прибытия транспортного средства. Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

В период нахождения в командировке (в т.ч. дни нахождения в пути) за работником сохраняется средний заработок.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс

Порядок и размер возмещения расходов на командировки определяется коллективным договором или локальными нормативными актами организации.

Командированному работнику возмещаются следующие расходы:

1.Проезд к месту командировки и обратно, включая страховой взнос на обязательное страхование, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями. Эти расходы возмещаются в фактических размерах, подтвержденных документами.

2. Расходы по бронированию и найму жилого помещения в порядке и размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом.

3. Суточные – в размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом. Суточные до 700 руб. не облагаются налогом на доходы физических лиц (при загранкомандировках суточные до 2500 руб. не облагаются налогом на доходы физических лиц). При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного места жительства, суточные не выплачиваются.

Документальное оформление командировки:

1) Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9)

2) Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма Т-9а)

3) Командировочное удостоверение (Форма Т-10), подтверждающее срок пребывания в командировке. Составляется в одном экземпляре

4) Служебное задание и отчет о его выполнении (форма Т-10-а).

Для учёта командированных работников ведётся:

1) Журнал учёта работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.

2) Журнал учёта работников, прибывающих в организацию, в которую они командированы

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение 3-х рабочих дней:

·. авансовый отчет, к которому прикладываются подтверждающие расходы документы (документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др.). При загранкомандировке к авансовому отчету также прикладывается ксерокопия необходимых страниц паспорта с отметками таможни о пересечении границы.

· Отчет о выполнении служебного задания.

В бухгалтерии определяются расходы, подлежащие утверждению. Далее отчет утверждается руководителем.

Авансовые отчеты служат основанием для бухгалтерских записей по счету 71.

71/50 – выдача аванса п. лицу

10, 08/ 71 – через п.лицо приобретены материалы. Основные средства

19./ 71 – отражается НДС по приобретенным ТМЦ

26/71 - списываются командировочные расходы на основе авансового отчета

94/ 71 – отражается не возвращенный остаток неиспользованных денежных средств

70/ 94 – из з.п. удерживается остаток неиспользованных денежных средств