Процессорные структуры

Третий путь реализации нашего знания о бизнес-процессах позволяет определить организационные структуры и управлять самой организацией.

Структуры, опирающиеся на бизнес-процессы, путем создания рабочих команд имеют всех необходимых специалистов и отвечают за весь процесс. При этом необходимо определить владельца процесса. Нужно четко понимать, что идея руководства процессом не подменяет собой существующую организационную структуру - вернее, она работает по принципу матричной структуры. Субпроцессы необязательно выделяются по принципу соответствия обязанностям того или иного подразделения: скорее всего, они по природе своей будут многофункциональными.

Реинжиниринг выдвигает на первый план новые цели и методы, которые диктуются современной ситуацией:

резкое снижение затрат времени на выполнение функций;

резкое снижение числа работников и других затрат на выполнение функций;

глобализация бизнеса: работа с клиентами и партнерами в любой точке мира;

работа с клиентом в режиме "24 часа 365 дней";

опора на рост мобильности персонала;

работа на будущие потребности клиента;

ускоренное продвижение новых технологий;

движение в информационное общество (и "общество знаний").

Вместе с тем реинжиниринг предполагает, что:

v постоянно повышается качество продуктов и услуг (в отличие от повышения прибыли "любой ценой");

v организация работы для этого трансформируется и динамично совершенствуется;

v критерии качества исходят от потребителя;

v в центр внимания ставится не числовой показатель результата той или иной производственной функции или деятельности, а качество процесса ее выполнения;

v исследуются и устраняются недостатки производственной системы, а не отдельных работников;

v повышается уровень решений и инициативы каждого работника;

v снимаются барьеры, установленные производственными подразделениями, организуется групповая, "артельная" работа;

v как один из определяющих факторов рассматривается обеспечение работникам возможности гордиться результатами своего труда;

v на основе всего этого, как побочный, а не главный результат, снижаются затраты на производство.

Технология реинжиниринга при условии, что в процессе управления пользователем применяется современная информационная технология управления, включает в себя:

ü стратегическое и тактическое планирование (разработка или обоснование стратегического плана, разработка или обоснование планов реорганизации бизнес-систем), разработка или обоснование тактических планов, разработка критериев оценки степени достижимости результата для каждого из процессов, инициация проекта по реинжинирингу);

ü реинжиниринг бизнес-процессов (проведение исчерпывающего анализа, т.е. проведение анализа работ и информационных потоков, построение модели данных и процессов, выполнение калькуляцию стоимости работ и временной анализ работ и т.п.); анализ возможных путей перестройки и улучшения процессов, выбор варианта реинжиниринга и построение модели желаемого состояния бизнес-процессов, проведение функционально-стоимостной анализа и принятие решения о проведении реинжиниринга, выполнение собственно перепроектирования процессов, т.е. решение многошаговой задачи получения спецификации желаемого процесса);

ü управление изменениями (четко представить себе те изменения, которые явятся следствием реинжиниринга процессов; разработать те структурные изменения, которые понадобятся для поддержки новых процессов; разработать программу, которая определит культурные преобразования в организации, необходимые при переходе на новые условия работы; распознать и разрушить те барьеры, которые не позволяют внедрять новое управление);

ü управление изменением информационной технологии управления (выбрать прогрессивную информационную технологию управления таким образом, чтобы она максимально соответствовала главной цели организации; позволяла вести процесс таким образом, чтобы результат соответствовал стандартам качества; позволяла резко сократить время на производство единицы продукции и позволяла выпускать продукцию в соответствии с индивидуальными заявками потребителей; при этом стоимость инвестиций в информационную технологию и риск от ее внедрения должны удовлетворять организацию);

ü подготовка инфраструктуры для реинжиниринга (выбор конфигурации технической платформы для поддержки всех информационных и коммуникационных требований, разработка или приобретение прикладных систем и баз данных, их тестирование и снабжение документацией, разработка плана системной интеграции, т.е. отбор и перенос старых систем в новую оболочку или замена неэффективных и дорогих в обслуживании систем на новые);

ü реализация проекта (проверка всех утвержденных документов и разработка плана управления проектом по установке и развертыванию систем, инсталляция и тестирование информационных систем, реализация программ по переподготовке и обучению, вывод из эксплуатации старых информационных систем; развертывание плана управления организационными изменениями, поддержка процессов и информационных систем в ходе эксплуатации, проведение процесса непрерывного улучшения функционирования организации).

В процессе реинжиниринга предполагается использование следующих программно-инструментальных средств:

Ø средств рисования диаграмм;

Ø средств описания и анализа потоков работ;

Ø средств имитационного моделирования и анимации;

Ø средств быстрой разработки приложений, CASE-средств;

Ø интегрированных многофункциональных средств.

Наиболее часто встречающимися способами использования информационных технологий в реинжиниринге бизнес-процессов являются:

q использование единых баз данных, что позволяет избавится от определенных промежуточных этапов документооборота, например, финансовый отдел может поместить свою информацию в базу данных для совместного использования всеми подразделениями предприятия или поместить свой производственный график в базу данных, сделав его доступным для поставщиков;

q внедрение сетевых технологий, которые позволяют установить связь с удаленными пользователями, например, использование электронной почты дает возможность удаленному пользователю выполнять несколько этапов процесса, что, в свою очередь, позволяет снизить загрузку офисных работников;

q внедрение экспертных систем позволяет неспециалистам и специалистам широкого профиля заменить собой экспертов и узких специалистов, уменьшая тем самым количество людей, занятых в процессе, и, следовательно, снижая число задержек и ошибок, возникающих в ходе взаимодействия между людьми;

q внедрение систем поддержки принятия решений, предоставляя информацию и инструменты для ее обработки, позволяет избавить менеджеров от принятия решений, передав их исполнителям, т.е. на более низкий уровень управления.

Таким образом, импульс для инжиниринга бизнес-процессов часто исходит из мира информационных технологий и дальнейшее развитие новых информационных технологий управления будет предполагает расширение сфер инструментов реинжиниринга.