Справка

Согласно п. 12.4 Инструкции по делопроизводству справка - это документ, содержащий описание и(или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора по существу излагаемых вопросов.

В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о численности штата, выполнении планов, заданий, задолженности по заработной плате и т. п.). и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, «личные справки» (о заработной плате, трудовом стаже, месте жительства, месте работы (учебы) и т.п.).

В государственных архивах и архивах организаций составляются архивные справки. Архивная справка - это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.

Служебные справки делятся на:

· внешние;

· внутренние.

Внешние справки обычно составляются как на формате А4, так и на формате А5, по указании вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации. Они оформляются на общем бланке организации, при этом кроме реквизитов бланка используются следующие реквизиты: адресат заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (если оно имеется), подпись, печать, дата регистрационный индекс.

При необходимости служебная справка может заверяться печатью.

Так как внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования: руководителю вышестоящего органа; организации в целом; структурному подразделению организации; конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

Внешние справкиподписываются руководителеморганизации(его заместителем)или инымуполномоченным лицом. Н апример:

Директор предприятия Подпись С.Н.Липатова

Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами, несущимиответственность за достоверность указанных в документе сведений. Например, справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером:

Директор института Подпись С.П..Липатова

Главный бухгалтер Подпись Г.Б.Ткаченко

Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемы при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки за исключением реквизитов бланка.

Составитель внутренней справки (структурное подразделение организации) указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу. Наименование организации, как правило, включается в наименование должности руководителя организации при оформлении реквизита «Адресат».

Так как внутренняя справка составляется не на бланке, наименование структурного подразделения – составителя документа допускается указывать не в заголовочной части справки, а в реквизите «Подпись». К служебным справкам (внешним и внутренним) может составляться заголовок, оформляемый флаговым способом. Заголовок формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного. Например:

«О подготовке работы магазинов к зимнему периоду в 2008 году»;

«О подготовке государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону»;

«О состоянии документооборота в фонде «М иноблгос им у - щество» за III картал 2008 г.».

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Может даваться ссылка насоответствующий документ (приказ, распоряжение, письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.). в соответствии с которым составляется справка.

В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования. Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативнымактам, либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения-исполнители, назначаются точные даты либо устанавливаются хронологические рамки исправления выявленных недостатков.

Текст служебной справки может оформляться в виде связного текста или таблицы, делиться наразделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки. Табличная форма представления текста используется в справках, какправило, при изложении цифровых показателей.

Дата, к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту или помещается перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на ...» или «запериод с... по...».

Внутренняя справка подписывается ее непосредственным составителем (например, начальником отдела, управления и т.п.). В связи с этим реквизит «Отметка об исполнителе» во внутренних справках не оформляется.

В справках, подготовленных комиссией (например, по результатам проверки выполнения плановых заданий подведомственными организациями), в подписи указываются не должности лиц, составивших ее, араспределение обязанностей в составе комиссии (фамилии членов, комиссии располагаются в алфавитном порядке):

Председателькомиссии подпись А.В.Борков
Члены комиссии подпись Э.Н.Гусев

подпись В.П.Деникина
подпись О.А.Дорова
подпись С.Е.Надежина

Личные справки выдаются частным лицам для представления в другие организации. Такие справки относят к категории внешних. Они готовятся на общем бланке. При их составлении используются в основном те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательном порядке должны заверяться печатью организации. Так кактекст личных справок, как правило, не превышает 5-7строк, заголовки кним не составляются.

Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.п.

Для оформления личной справки рекомендуется использовать трафаретные бланки, на которых нанесена постоянная информация, а переменная информация сносится при подготовке конкретного документа. Пример трафаретного текста личной справки
___________ является студентом (кой)

(Ф.И.О.)

_____ курса дневного (заочного) отделения юридического фа-

культета У О «Белорусский государственный экономический университет».

Личные справки часто подписываются двумя должностными лицами. В частности, справки финансового характера (например, о размере заработной платы), подписываются руководителем и главным бухгалтером. Справка о месте работы, трудовом стаже может быть подписана руководителем организации и начальником кадровой службы. Датой справки является дата ее подписания.

Личные справки могут высылаться заявителю по почте или выдаваться на руки. Указание организации, в которую представляется справка, отражается в реквизите «Адресат»; заканчивать текст личной справки этой информацией не рекомендуется.

Внешние справки (служебные и личные) регистрируются на тех же основаниях, что и другие исходящие документы (например, письма). Внутренние справки регистрируются в журнале (картотеке) регистрации внутренних документов. Если в организации создается небольшое количество внутренних документов, их допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов.