Законодатель подразделяет все должности гражданской службына пять групп: младшие, старшие, ведущие, главные, высшие.
Организационно-правовое положение должности гражданской службы характеризуется наличием двух аспектов: государственно-служебного и личного (персонального). Каждую должность занимает человек, и здесь имеет место личностный аспект проблемы, связанный с профессиональной подготовкой лица, его образованием, компетентностью, моральными качествами, осуществлением личных прав и свобод, должностным окладом и т.д. С помощью должностей обеспечивается персонализация управленческих функций и более точное установление правового статуса служащего (права, обязанности, ограничения, запреты, ответственность) четкое разделение труда в административном аппарате, индивидуализация ответственности служащих.
Система должностей способствует профессионализации и повышению уровня компетентности его служащих. Она нацеливает служащих на приобретение определенных знаний, навыков, выполнение конкретной работы, замещение определенного служебного места в структуре государственного органа, приобретение служебных и личных прав.
Вместе с тем гражданский служащий не владеет занимаемой должностью. Она принадлежит государственной администрации. Назначение представителем нанимателя (должностным лицом) служащего на должность, соответствующую его квалификационному разряду (рангу, классному чину, степени и т.д.), происходит в рамках установленных законом правил разделения классных чинов, рангов и степеней, с одной стороны, и должностей — с другой.