Особенности процесса управления

Процессы управления определяются управленческими ситуациями, из-за которых они организовываются и осуществляются. Однако все процессы (независимо от ситуаций их вызвавших) обладают общими особенностями. Наиболее значимыми являются такие особенности.

1. Непрерывность. Управление организацией представляет собой взаимосвязанную цепь отдельных локальных процессов. Их объединяет общая цель, достижение которой они обеспечивают. Процессы возникают и осуществляются непрерывно, обуславливая постоянство управленческой деятельности.

Эта особенность проявляется по-разному, в зависимости от уровня управления, на котором протекает данный процесс, и объекта управления, на который направлены результаты этого процесса.

2. Неравномерность. Процессы управления, как по выполняемым элементам так и по управленческим процедурам, протекают неравномерно во времени. Так, постановка целей, анализ ситуации и определение вариантов протекает медленно, переходя в стадию решения, процесс резко ускоряется, принимая активную форму организационной деятельности.

Эта особенность проявляется во всех видах процессов управления, хотя и не всегда очевидно. Особенно это характерно для периодических процессов управлениям

3. Цикличность. Все процессы управления без исключения протекают в виде выполнения взаимосвязанных элементов и управленческих процедур. Такая последовательность образует управленческий цикл. Нарушение подобной цикличности снижает эффективность результата процесса управления. Например, часто руководители, осуществляющие процесс управления, сокращают цикл его протекания, не выполняя процедур анализа проблемы или определения нескольких вариантов действия, принимая при этом не самое правильное решение. Нарушение цикличности приводит к тому, что целый ряд задач аналитического характера руководством не решается, чем нарушается их взаимосвязанность, т. е. разрыв между контуром планирования и контуром регулирования. Процесс регулирования или воздействия на объект осуществляется не на основе анализа информации, а на интуиции или накопленном руководителем прошлом опыте.

Для повышения качества управления необходимо учитывать цикличность протекания процесса и не нарушать ее.

4. Последовательность. В процессе управления соблюдается определенная последовательность в операциях над элементами. Последовательность еще раз подчеркивает необходимость соблюдения цикличности процесса управления. Очевидно, что нельзя определить цель на этапе выбора варианта действия или организовать выполнение решения, не сформулировав цель, для достижения которой, собственно, организовывается и протекает данный процесс управления.

5. Изменчивость. Характер процесса управления постоянно меняется вследствие воздействия общего принципа управления - динамического равновесия системы.

Руководитель вынужден постоянно участвовать в осуществлении все новых и новых процессов. Это происходит потому, что постоянно возникают ситуации, связанные с нарушением ранее запланированных постоянных процессов, вызванных влиянием на этот процесс факторов внешней среды и изменением характеристик внутренних элементов организации. Изменчивость процесса управления обуславливает наличие непрерывности процесса управления. В результате проявления этих особенностей возникает взаимообусловленность процессов управления. Другими словами, в управлении имеет место «лавинообразный эффект» появления и реализации взаимосвязанных процессов управления. Следовательно, управление предприятием можно представить как одновременное или последовательное осуществление большого количества процессов управления, реализуемых различными уровнями иерархии, подразделениями или отдельными менеджерами.

6. Устойчивость. Одновременное протекание многих процессов в рамках одной организации не имеет хаотического характера, а напротив, создает устойчивость деятельности организации. Такая устойчивость обеспечивается соответствующей управленческой технологией, определяющей форму и каналы протекания процесса, критерии, ограничения и нормы его осуществления. Следовательно, любой процесс управления реализуется в определенных условиях, задаваемых процессом коммуникации, критериями, нормами и ограничениями. Эта особенность процесса управления свойственна любым объектам, организациям, системам, независимо от уровня их нахождения и характера их деятельности.

Перечисленные особенности процесса управления, при их учете в действиях менеджеров, создают системный (синергический) эффект управления.

Взаимосвязь всех перечисленных особенностей, создающих системный эффект, можно представить в виде морфологической модели механизма управления (рис. 7.). Сторонами (осями) модели являются целеполагание (процедуры процесса управления), средства целереализации (управленческая технология) и уровни управления, на которых реализуются процессы управления.

Рис. 1. Морфологическая модель механизма управления

Осуществить процесс управления - означает принять взаимосвязанные директивные (т. е. обязательные для исполнения) установки и воздействия, определяющие:

· систему целей или конкретную цель (СЦ) деятельности;

· целесообразное распределение ресурсов (т. е. определение проблемы) - формирование необходимого для решения поставленных задач, производственного потенциала (ПП);

· критерии, нормы, ограничения - критерии эффективности (КЭ), в рамках которых будет протекать процесс управления.

В практике управления процесс формирования целей (СЦ) включает не только саму процедуру формулирования цели, но и определение конкретного состава задач (СЗ). Решение этих задач направлено на достижение цели и определение их системного приоритета (СП), т. е. важности их решения. Определение процедуры в процессе управления связано с установлением состава и количества ресурсов и направлений их использования при разрешении ситуации. Сформировать потенциал (ПП) - это значит определить материальные (MP), финансовые (ФР) и трудовые (ТР) ресурсы.

Критерий эффективности (КЭ) показывает результативность процесса управляв с позиций достижения локальной цели (ВЭ - внутренний эффект) и основной цели (ЦЭ) - конечная эффективность организации. Они отражают систему норм и ограничений, действующих в организации.

Средства целереализации (ось Y) представляют способы (методы) осуществления управленческой технологии - организационно-правовые методы. К ним относятся: организационные меры, состав прав и административных регламентов (ОПМИ экономические рычаги (ЭР) воздействия; социально-психологические методы воздействия на людей; профессионально-технологические меры (ПТМ) управлении отражающие умения, знания, навыки, квалификацию менеджеров.

Приведенная модель демонстрирует взаимосвязанность процессов управления, методов и уровней, вытекающих из перечисленных особенностей. Подобная взаимосвязанность позволяет выделить основные системные правила управления.

Тогда и только тогда управление может обеспечить стабильный успех в достижении конечных целей управленческой деятельности, когда оно осуществляется при взаимном соответствии обоснованного целеполагания и действенных средств целереализации.

То и только то управление может рассчитывать на стабильный успех, которое систематически принимает обоснованные и взаимно непротиворечивые установки в отношении всех без исключения элементов процесса управления.

Управление, ориентированное на стабильный успех, должно непротиворечивым образом использовать весь ассортимент организационных, экономических, социальных и технологических средств целереализации.

Функционирующее на любом уровне производства управление только тогда может рассчитывать на стабильный успех, когда оно последовательно сообразует установки целеполагания и средства целереализации с интересами и установками всех других уровней при безусловном приоритете критериев конечной эффективности.

Кроме рассмотренного выше процесса управления, в деятельности менеджера имеют место и другие процессы, являющиеся своего рода подпроцессами.

К ним относятся процесс принятия решения, определяемый как выбор альтернативы и коммуникационный процесс, представляющий собой обмен информацией между людьми, осуществляющими процесс управления. Именно такие подпроцессы обеспечивают нормальное осуществление процесса управления.

Вопросы для самопроверки:

1. Что такое функция управления?

2. Опишите классификацию общих функций управления.

3. Что такое задача управления?

4. Приведите примеры основополагающих терминов, связанных с процессом управления.

5. Что лежит в основе процесса управления?

6. Какова роль обратной связи в управлении?

7. Какие особенности присущи процессу управления?

8. Какая из функций наиболее важна для менеджера? Почему?

Задания для практических занятий:

1. Определите различия между общими и конкретными функциями управления.

2. Раскройте содержание процесса управления.

3. Как образуются объективные функции управления?

4. Назовите и раскройте суть элементов процесса управления.

5. Определите, что, на Ваш взгляд, было бы хорошей целью для фирмы, которую Вы можете организовать?

6. Разработайте структуру базового плана для этой фирмы. Что надо сделать для достижения цели?

Тесты:

1. Функция “планирование”, ее связь с другими функциями управления, критериями управления:

а) внесение коррективов в нормативные и плановые показатели -в составляющие экономического обеспечения “фундамента” системы;

б)выявление неучтенных возможностей и резервов развития и совершенствования процессов производства;

в)организация выполнения плановых заданий;

г)связи нет.

2.Составляющие текущего управления:

а)организация выполнения плановых заданий;

б)решаемая в процессе управления задача;

в)учет поступивших заказов.

г)внесение коррективов в нормативные и плановые показатели -в составляющие экономического обеспечения “фундамента” системы.

3. Содержание какого понятия отражает следующее определение - вид управленчиской деятельности, который характеризуется однородностью целей, действий или объектов их приложения – это:

а)менеджмент;

б)функция менеджмента;

в)метод менеджмента;

г)контроль.

4. Какие из перечисленных функций менеджмента базируются на потребностях и интересах работников:

а) планирование;

б) организация;

в) мотивация;

г)контроль.

5. Какие из перечисленных функций менеджмента позволяют выявить отклонения, возникающие в процессе функционирования организации:

а) планирование;

б) организация;

в) контроль;

г)мотивация;

6. В каких организациях используется преимущественно метод стимулирования:

а)в общественных;

б)в политических;

в)в коммерческих;

г)в социальных.

7. Система контроля в организации обычно состоит из:

а) предварительного, текущего и заключительного;

б) текущего и заключительного;

в) предварительного и заключительного;

г) только из текущего контроля.

8. Процесс побуждения себя и других к деятельности по достижению личных целей или целей организации это:

а) организация;

б) действие;

в) координация;