Тема 6. Результирующее содержание организационно-административной работы

Понятие "результативность ОАР". Виды результатов ОАР. Результаты работы социального учреждения в целом. Результаты работы подразделений. Модели высокорезультативного опыта ОАР в различных структурах – социальной защиты, образования, здравоохранения, армии, правоохранительных органах. Методики оценки результативности ОАР. Основные факторы высокой и низкой результативности. Типичные причины низкой результативности ОАР.

Результирующее содержание организационно-административной работы. Понятие результативности деятельности организации Факторы результативности организации. Критерии организационной результативности и виды результатов. Оценка результативности деятельности организации Понятие результативности деятельности организации.

Можно выделить несколько основных подходов к определению результативности деятельности ор­ганизаций:

1. Понимание результативности как степени до­стижения цели организации. В этом случае важ­но признание динамичности целей и различия между официаль­ными и оперативными целями организации. Такой подход ока­зывается эффективным, если организационные цели конкретны, измеримы и охватывают широкий спектр деятельности организа­ции.

2. Понимание результативности как способности организаций использовать среду для приобретения редких ресурсов. Одним из основных аспектов данной концепции является взаимозависи­мость между организацией и внешней средой предприятия как форма обмена определенными продуктами. В отличие от требо­вания «максимизации», выдвигаемого в других подходах, данная методология предполагает «оптимизировать» использование среды.

3. Понимание результативности как способности организаций достигать максимальные результаты при фиксированных затратах или способности минимизировать затраты при достижении тре­буемых результатов.

4. Понимание результативности как способности к достижению целей на основе хороших («здоровых») внутренних характеристик. По мнению сторонников этого подхода, эффективная организа­ционная структура усиливает удовлетворенность, чувство гарантированности и контроль персонала над деятельностью организации. Основной недостаток данной концепции — чрезмерное вни­мание к средствам достижения целей в ущерб оценке результатов.

5. Понимание результативности как степени удовлетворенности клиентов и заказчиков. Данный подход применим в ситуации, когда мощные группы лиц вне организации способны оказывать существенное влияние на ее функционирование. По мнению авторов, системный подход — наиболее плодо­творный.

Результативность деятельности организации рассматри­вается в этом случае через систему общественных ценностей, от­вечающих потребностям общественного развития, и трактуется как способность системы к выполнению функций целеполагания (формулировка целей в соответствии с потребностями), целеобеспечения (использование социально одобренных целей), достиже­ния цели, экономичности (достижение определенного соотношения между результатами и затратами), факторной обусловленности (учет внешних и внутренних факторов условий функционирования пред­приятия). Данное определение достаточно широко и охватывает как внутренние, так и внешние аспекты эффективности.

Известный экономист Д. Синк под эффективностью органи­зационной системы понимает результативность ее функциониро­вания, которая складывается из следующих семи составляющих:

• действенность — степень достижения поставленных целей;

• экономичность — степень использования ресурсов;

• качество — степень соответствия спецификациям и назначе­нию;

• прибыльность, или соотношение между валовым доходом и суммарными издержками; • производительность — соотношение количества произведен­ных продуктов к потребленным ресурсам;

• качество трудовой жизни — степень удовлетворения личных потребностей и запросов участников производства в процессе тру­довой деятельности;

• внедрение новшеств как характеристика преобразования на­учно-технического потенциала предприятия.

Организационный результат организации выражается в усилении взаимосвязи и взаимодействия элементов производст­венной системы и появлении у системы качественно новых свойств, отсутствующих у ее элементов и нехарактерных для них. Проявле­нием организационного результата на уровне подразделений предпри­ятия, является повышение согласованности и упорядоченности от­дельных процессов и работ, качества функционирования производ­ственной системы. На макроуровне с организационным результатом связаны такие явления, как возможность реализации крупномас­штабных мероприятий по реорганизации производства, диверси­фикация, интеграция производственных стадий и процессов и др., приводящие к повышению целостности системы и развитию ее эмерджентных свойств. С учетом отмеченных требований, предпосылок и факторов результативности деятельности организации устанавливаются две группы критериев.

Рассмотрим, как применяются некоторые из наиболее важных критериев результативности организации. Экономичность характеризует степень использования организа­ционных ресурсов и дает возможность оценить результативность системы в отношении затрат. Ее можно выразить как отношение фактических расходов, связанных с деятельностью, к их норма­тивной или плановой величине. Величина фактических расходов определяется на основе данных бухгалтерского учета и отчетнос­ти. Для определения плановой величины расходов можно исполь­зовать прогнозные и экспертные оценки, нормативы и т.п. Если фактические расходы не превышают нормативной величины, мож­но говорить об экономичности деятельности организации. Действенность характеризует степень достижения организацией поставленных целей. Например, главной целью и назначением про­изводственной системы является обеспечение высокой экономичес­кой и социальной результативности функционирования предприя­тия на основе оптимизации взаимодействия элементов производ­ства и упорядоченности производственной деятельности или, иначе говоря, на основе повышения организованности системы. Измерить действенность можно путем оценки степени достижения ее основ­ных целей. Упорядоченность организационной деятельности понимается как степень регламентации и регулируемости процессов, протекающих в организации. В общем случае упорядоченность является прояв­лением организованности системы. Однако само по себе приме­нение правил не гарантирует высокой результативности. Иногда наиболее целесообразно предоставление большей свободы дей­ствий и самостоятельности. Кроме того, возможны правила, при­водящие к снижению эффективности и отрицательно влияющие на производительность. Поэтому упорядоченность организацион­ной деятельности должна сочетать определенную свободу в приня­тии решений с четкой регламентацией времени выполнения отдель­ных работ и стандартизацией типовых ситуаций по обеспечению функционирования и совершенствованию организации производственной системы.

Для оценки упорядоченности организацион­ной деятельности можно использовать следующие показатели: удельный вес организационных норм и нормативов в общем ко­личестве нормативной документации; доля типовых проектных решений в числе разрешаемых ситуаций; качество процессов ком­муникаций, источников информации и документооборота между участниками процесса организации; степень сбалансированности функций организации производства.

Балльные оценки используются для по­строения профиля результативности, при составлении которого дол­жно быть высказано мнение по каждой характеристике на основе ее количественной оценки и проведено сравнение с представле­нием о том, что соответствует понятиям «хорошо», «удовлетвори­тельно» и т.д.

Четвертый этап — анализ состояния результативности системы организации производства, — как видно из схемы (см. рис. 3), включает расчет резерва изменения результативности, относитель­ную оценку значимости критериев для повышения результатив­ности системы, установление направлений ее реорганизации. Резерв изменения результативности (Kpi) характеризует величи­ну неиспользованных возможностей и повышения по конкретно­му критерию и показывает необходимость совершенствования си­стемы в данном направлении: где Бфi— балл, эквивалентный фактическому значению пока­зателя по шкале полезности; Боптi— оптимальная балльная оценка показателя. Чем бли­же Бфi к Боптi, тем выше уровень результативности по заданной характеристике. Поскольку критерии имеют различную весомость для результативности, то возникает необходимость в относительной оценке их значимости. Наиболее рациональным подходом к относительной оценке является, на наш взгляд, синтез показателей резерва результативности и веса критерия: где Qкi — относительная оценка значимости i-го критерия. Критерий, имеющий максимальную оценку QK/, определяет «узкое место» результативности. Поэтому очередность проведения мероприятий по реорганизации системы устанавливается в соот­ветствии со значением Qкi.