Окончательный приговор, метод необходимо широко использовать

P.S. всегда можно найти компромисс между вашими желаниями и желаниями и возможностями ваших партнеров, в данном случаи руководителей торговых фирм.

Желательно чтобы несколько общественных организаций, имеющих разные сферы интересов и целевые группы, действовали сообща, это позволит через определенный промежуток времени (на наш взгляд это не менее трех и не более шести месяцев) менять целевую группу и направленность сбора. Бесконечный сбор на одно и тоже утомляет и разочаровывает людей, а смена целевой группы благополучателей позволит поддерживать интерес со стороны жертвователей и уровень собираемых средств.

Благотворительный концерт

Проведение благотворительных мероприятий стоит в ряду широко известных методов, сбора пожертвований. Но как показал опрос общественных организаций, являющихся клиентами нашей организации, применяется этот метод редко, так как требует длительной подготовки и вложение средств, не гарантируя при этом больших сборов.

К огромному сожалению, наш опыт подтвердил эти высказывания, поэтому сразу же выношу наш приговор: «На сегодняшний день проведение благотворительных концертов, как метод привлечения частных пожертвований не эффективен и даже убыточен – не рекомендуем применять»

Будем счастливы если, кто-либо опровергнет это утверждение, продемонстрировав положительный опыт. Так, что приговор не окончательный и обжалованию подлежит. Так же важно, что сделанный нами вывод характеризует положение дел именно для нынешних социально-экономических условий.

Теперь коротко о нашем мероприятии.

^При подготовке концерта мы обращались к различным творческим коллективам города Барнаула. Например, к руководителю знаменитого шоу-театра «Калейдоскоп». Та сумма, которую они запросили за свое выступление, оказалась очень высокой. Эта проблема, запрос больших сумм за выступление (от трех до шести тысяч рублей), оказалась самой актуальной при подготовке концерта.

В итоге в первом отделении концерта согласились участвовать творческие коллективы одного из Центров социально-педагогической помощи семье и детям г.Барнаула. Артисты театр кукол «Сказка», где проходило мероприятие, согласился бесплатно показать спектакль, что было вторым отделением мероприятия.

И хотя само выступление творческих коллективов было бесплатным, но на концерт были затрачены большие деньги. Так как центр, на базе которого занимаются коллективы, живет на очень скудные средства, пришлось оплачивать аренду транспорта, для доставки артистов, аренду реквизита и специального оборудования (магнитофонов, усилителей, концертных колонок и т.д…), а также аренду помещения где состоялся концерт.

В рамках концерта проводились конкурсы, распродажи, аукцион, розыгрыш лотереи, целью которых было собрать как можно больше пожертвований со зрителей, кроме этого около раздевалке был установлен ящик для пожертвований.

На аукцион были предоставлены изделия Школы искусств города. Для распродажи приготовлены также бесплатно одной из столовых города пироги - деньги.

Нужно отметить, что была проведена огромная подготовительная работа, велись переговоры с различными организациями по вопросам участия в мероприятии: с Союзом художников Алтая, домом моделей, художественными салонами города, профессиональными художниками и тд., но получен отказ.

Все затраченные ресурсы были напрасны, так как в итоге мы собрали денег в полтора раза меньше затраченных, хотя по сравнению с другими организациями проводящими подобные мероприятия наши сборы были значительны. (Нами было собрано чуть больше двух тысяч и после концерта перечислена городской администрацией одна тысяча обещанных на концерте, неделей раньше другая организация проводила благотворительное мероприятие, на котором было собрано шестьсот рублей). Не знаем, как выходят из положения другие, а мы как говорится не обанкротились лишь благодаря бюджету гранта в котором предусмотрительно заложили расходы на проведения концерта.

Ведь целью нашего мероприятия было не только собрать средства, но и отработка метода, как такового. Именно поэтому считаю своим долгом описать все этапы подготовки и проведения концерта, а также указать причины такой неудачи.

И так этапы подготовки и проведения концерта:

· определите, для какой целевой группы вы проводите мероприятия, но учтите, что ваши ожидания могут не оправдаться, подумайте, кого вы можете пригласить «вторым списком» на это мероприятие;

· составьте четкий и подробный план подготовки к концерту, с указанием контрольных сроков и ответственных лиц;

· составьте список потенциальных партнеров: спонсоров (предоставляющих, помещение, аппаратуру, реквизит, транспорт и другое) и выступающих;

· подготовьте необходимую документацию (письма, договора, сценарий мероприятия);

· проведите переговоры со своими партнерами, выберите наименее затратный вариант, но не в ущерб качеству;

· для проведения лучше выбрать место известное жителям города, доступное с точки зрения транспорта;

· если вашими приглашенными являются представители бизнеса важно учесть наличие стоянки или наличия места для парковки рядом с театром;

· заключите договора с выбранными партнерами

· подготовьте информацию для прессы о предстоящем мероприятии, можно провести брифинг или разослать пресс-релизы и приглашение;

· составьте список приглашенных, подготовьте билеты, и продумай методы их распространения (через театральных распространителей, добровольцев вашей организации или сотрудников …);

· постоянно контролируйте, как идет подготовка у ваших партнеров, напоминайте им об их обязательствах;

· заранее посмотрите помещение, где будет проходить мероприятие, познакомьтесь с персоналом, уточните, совпадают ли ваши требования к работе билетера, гардеробщицы, буфетчицы с их возможностями и обычным распорядком, подробно расскажите им о предстоящем мероприятии;

· за два дня до мероприятия соберите всех участников и сотрудников, проверьте степень подготовки, все ли соответствует плану – у вас еще есть время исправить мелкие недочеты, еще раз уточните обязанности каждого сотрудника;

· за день желательно провести генеральную репетицию, если условия договора с арендодателем этого не позволяют, сделай те это в день проведения мероприятия;

· обязательно должен быть человек, который будет контролировать весь процесс во время самого мероприятия со стороны, его обязанностью является вовремя замечая все нюансы и ошибки по возможности исправляя их на ходу либо отмечая для учета при подготовке следующего мероприятия;

· запаситесь терпения, будьте в хорошем настроении в день проведения мероприятия;

· не забудьте фиксировать отдельные эпизоды мероприятия либо полностью на кино или фото пленку, это вам пригодиться для отчетов, анализа и истории;

· результаты сбора средств должны быть сообщены в конце мероприятия для присутствующих, не забудьте их поблагодарить за время, проведенное с вами и пожертвованные средства;

· мероприятие прошло, работа продолжается, подготовьте и разошлите всем вашим партнерам письма с благодарность;

· проведите встречу с участниками мероприятия для обмена мнениями, как и отзывы приглашенных и ваших партнеров это будет полезно при анализе,

Подведите итоги, если вы получили прибылью, поздравьте себя с грандиозной победой и немного расслабившись, начинайте все с начало.

Но если у вас не получилось, то возможно, причины этому:

· Передача полномочий по подготовке не заинтересованному человеку, что не позволило ему справиться с поставленной задачей.

· Погоня за двумя зайцами, хотели получить деньги сразу от разных целевых групп.

· Предварительно не проверили, какие мероприятия параллельно проходят в городе в назначенные вами числа.

· Слабо провели информационную, рекламную компанию.

А может:

· Люди не готовы жертвовать средства, на которые вы рассчитывали

· Не понимают значения слова благотворительный концерт, в нашем случаи были те, кто считал себя не жертвователями средств, а благополучателями, их бесплатно пригласили на концерт;

· В городе за последние месяцы уже проводилось ряд благотворительных мероприятий и целевая группа благополучателей (тех на помощь кому будут потрачены собранные деньги) совпадали или были очень похожи.