Сбор средств на предприятиях города

При написании проекта этот метод сбора средств казался нам самым легким и эффективным. Хотя мы не имели опыта подобных сборов, и даже не смогли найти какой либо информации о подобных акциях, но как нам казалось, четко представляли всю технологию. Но на деле это оказалось не так.

В начале проекта наш план выглядел следующим образом:

1. Составить список из не менее 15 коммерческих предприятий.

2. Подготовить письма для директоров этих фирм и отправить их.

3. Провести телефонный обзвон через 5 – 7 дней.

2. Организовать встречи с директорами, бухгалтерами и юристами, давшими предварительный положительный ответ.

· выбрать не менее 3-х;

· договориться о дате проведения встречи с коллективом;

· определить дату проведения платежей.

3. Перед встречей с коллективом подготовить (разработать и напечатать)

плакаты и документ о благотворительном пожертвовании (юрист).

6. Провести встречу с коллективами предприятий.

7. После поступления денег на счет, провести повторную встречу

с коллективом с благодарностью.

8. Подготовить плакаты с результатами для вывешивания на предприятиях.

9. Подготовить и опубликовать материал в СМИ края и города об акции.

Итак, работа началась. В список потенциальных партнеров вошло шестнадцать, на наш взгляд успешно работающих предприятий города. На имя руководителей этих предприятий были разосланы почтой письма с предложением о сотрудничестве по данному проекту.

В письмах мы просили разрешить: размещение на территории предприятия информационных материалов, организовать собрание с коллективом, распространить заявления о перечислении доступной для любого сотрудника суммы из заработной платы.

Еще на этапе предварительной подготовке бухгалтер-консультант сделал предположение, что препятствием для успеха может стать не желание руководителя и бухгалтера брать на себя дополнительную работу (как оказалось не малую по объему). В связи с этим мы решили в письме предложить руководителю самостоятельно выбрать наиболее приемлемые формы сбора благотворительных пожертвований на предприятии (одним из принципов партнерства является соблюдение интересов каждого):

· отчисление определенной суммы из заработной платы, на основании заявления сотрудника предприятия;

· сбор средств через ведомость;

· установление на территории предприятия ящика для пожертвований;

· другая форма, на усмотрение самого руководителя.

Через неделю мы, как и указывали в письмах, начали обзванивать предприятия с целью выяснения результатов. К нашему удивлению больше половины предприятий наших писем не получали. Мы так и не смогли выяснить причину этого явления.

^На наших письмах не было указано исходящего номера и как выяснилось, такие письма не регистрируются, поэтому выяснить получены ли оно и проследить путь письма внутри предприятия не возможно

P.S. Лучше разнести письма лично и передать секретарю для регистрации или в крайнем случае, отправить письмо факсом, это гарантирует его получение адресатом и сократит время принятия решения.

После продолжительного ожидания мы повторно часть писем разослали факсом, а часть разнесли лично.

┴ Во время написания проекта нами не учитывалось, что работа по проекту совпадет с выборами и это станет не преодолимым препятствием в нашей работе (19 марта предстояли выборы в городскую думу, краевое законодательное собрание одновременно с выборами мэра, губернатора и президента).

Руководители многих предприятий либо сами участвовали в выборах, либо оказывали кому-то поддержку. Поэтому нас просили до выборов их не беспокоить.

Время шло. Появились и первые отказы, их мотивация была различна. Но наиболее частым аргументом отказа было то, что предприятие уже оказывает благотворительную помощь или детскому дому, или инвалидам. Пришлось потратить не мало времени и сил, чтобы заставить хотя бы выслушать и понять, что речь не идет о деньгах от предприятия, как юридического лица.

В результате нам удалось найти партнеров среди предприятий города. Ими стали 4 предприятия:Алтайский банк Сбербанк РФ, ЗАО «Комбинат химических волокон» им. Юшкиной, кондитерская фирма «Алтай» и ООО «Алмак Сибирский».

Во время переговоров с руководителями предприятий подтвердилось опасение, что руководство не хочет загружать бухгалтерию предприятия дополнительной работой, поэтому такая форма сбора, как отчисление от заработной платы была всеми руководителями организаций-партнеров отвергнута. Предпочтение отдано таким формам, как сбор через ведомости и квитанции.

Оставалось решить, как мы будем информировать работников предприятия о проводимых сборах пожертвований. И здесь возникла новая проблема.

┴ Как оказалось общие собрания с коллективами провести не возможно. Это связано со сменным характером работы, с экономией рабочего времени, отсутствием подходящего помещения.

Нам пришлось искать новые приемлемые формы информирования, и благодаря совместным усилиям, с нашей стороны и со стороны специалистов партнерской организации такие формы были найдены. Среди них были формы, использованные на всех предприятиях – это вывешивание плаката с приглашением сделать пожертвования и более подробной информацией об организации, проводящей акцию и благополучателях на доске объявления предприятия и распространение открыток и календариков.

Но в большинстве случаев формы информирования коллектива были различны в зависимости от специфики предприятия его возможностей.

1. В сбербанке – это выступление начальника отдела по работе с персоналом на планерке, проводимой с участием всех руководителей отделов.

2. На ЗАО «Комбинат химических волокон»:

· через имеющийся на предприятии радиоузел дважды в течение недели прокручивалось интервью с нашим сотрудником о проекте и предстоящем сборе средств;

· также каждую неделю повторялось объявление о том, где и в какое время будет проводиться сбор пожертвований;

· информационные пятиминутки в отделах и цехах.

Последняя форма была применена и на кондитерской фабрике «Алтай».

P.S. Если вы хотите поработать с персоналом какого-либо предприятия, а не просить деньги у него, как у юридического лица, совсем не обязательно обращаться к директору предприятия, вспомните о такой структуре, как профсоюз. Вопросы с председателем профсоюза решаются быстрее, и чаще работа проходит эффективнее.

Теперь мы можем с уверенностью сказать, что самым эффективным является встреча и беседа с работниками предприятия. При этом желательно поддержка со стороны человека, которого на предприятии знают и уважают, например председателя профкома. Это упрощает работу, позволяет сразу определить самую приемлемую для сотрудников форму сбора пожертвований. И, что интересно мнение рабочих не совпадают с мнением руководства, но подтверждают наше утверждение людям удобней, если по их заявлению бухгалтерия сделает отчисления от заработной платы.

Вот несколько высказываний:

«…у меня сейчас нет денег, но в принципе я бы дала, приходите в день получки, да и вообще было бы проще, если бы бухгалтерия отчислила по моему согласию…»

«… по моему мнению, нужно провести собрание коллектива, принять решение, например отчислить однодневный заработок и пусть перечислят на ваш счет…»

«… помню раньше отчисляли и собирали в фонд охраны памятников, обществу ОСВОД, суммы маленькие по несколько копеек, но каждый, в итоге приличные суммы получались и сейчас можно принять решение коллектива и отчислять вам с каждого по одному рублю, от зарплаты в течении нескольких месяцев…»

Здесь же мы приведем список мотивов отказа людей сделать пожертвование:

«…я передала детскому дому пианино, считаю, что это большое пожертвование и на этом благотворительность закончилась…»,

«…у нас тоже маленькие дети, а детское пособия не платят…»,

«…а кто поможет нашим детям, их у меня двое, у старшего, выпускной так кое как скромно удалось одеть…»,

«…государство должно помогать, ведь мы платим налоги…»,

«…через организацию не буду оказывать помощь, лучше подам милостыню на улице…»,