Етапи процесу прийняття управлінських рішень

Прийняття рішень не слід розглядати як особливу і дуже відмінну функцію управління. Як зазначають Леслі Рю і Лойд Байєр, "ухвалення рішень охоплює всі основні функції управління: планування, організацію, укомплектування штату, мотивацію й контроль".3'1 Отже, обставини, за

Аппарат І осударственного управ пения Интересы и деятеаьность - С 101. 2хТам само

9 Управление социалистическим производством. Вопросы теории и практики - М, 1978. - С. 354 30 Rue Leslie W and Byars, Lloyd G Management Theory and Applications. Revised Edition Illinois Richard

яких ухвалюються рішення, значною мірою визначають моделі чи теорії прийняття рішень, які можна застосувати у практичній діяльності. Теорія і практика проблем, що виникають у ході управлінської діяльності, виробили загальну логічну послідовність процесів вирішення проблем. Для успішного виконання керівником своїх функцій йому необхідно знати закономірності етапів вироблення рішень і порядку дій на кожному з них. Розглянемо основні етапи процесу прийняття управлінських рішень. /. Ідентифікація І визначення проблеми

Вихідним моментом вироблення рішення вважається виникнення ситуації, яка вимагає його прийняття. Ситуація може складатися у надходженні розпорядження від вищестоящого органу про необхідність виконання певних дій чи прийняття рішення з якоїсь конкретної проблеми та її практичного вирішення. Це етап усвідомлення проблеми, коли визнається невідповідність існуючого стану системи прогнозованому, а тому виникає необхідність у внесенні певних корективів. Більшість проблем має велику кількість рішень, тобто різних способів переходу з одного стану до іншого.

Етап виникнення ситуації дещо виходить за рамки процесу прийняття рішення, оскільки його вироблення починається, по суті, тільки після виникнення ситуації. Однак з'ясування порядку дій керівника на цьому етапі є вкрай важливим і необхідним, оскільки від цього залежить результат усіх подальших дій та правильність прийняття рішення. Саме на цьому етапі керівник повинен усвідомити суть проблеми та її зміст, а також взаємозв'язок з іншими сторонами управлінського процесу для врахування при підготовці та прийнятті рішення.

Розглядаючи державне управління як неперервний процес вирішення проблем, що виникають, теорія прийняття рішень відстоює також принцип, відповідно з яким рішення повинні вироблятися не за окремими функціями державного управління, а з усієї проблеми в цілому. Це стосується не тільки вищестоящих рівнів, але й рівнів, де виникає проблема.

Для того, щоб змінити ситуацію потрібно:

а) шукати й аналізувати інформацію, що стосується проблеми; чим більше інформації про стан проблеми, тим більше вона структурована;

б) узагальнити проблему, визначити важливість проблеми;

в) використати індивідуальні або групові методи для визначення і аналізу проблеми.

Головне завданням на цьому етапі - оцінити потребу в прийнятті нового управлінського рішення.

2. Підготовка необхідної Інформації

Підготовка та прийняття рішення передбачає найперше збір та обробку необхідної інформації. На цьому етапі з'ясовується директивна інформація та правова сторона проблеми, вивчається нормативна

інформація та наукові напрацювання з питання, що вирішується, досвід, збирається внутрішня поточна інформація і дані про ресурси для реалізації рішення. До інформації, яка збирається та обробляється, висуваються відповідні вимоги, про які йшлося у попередній темі.

При зборі інформації слід зосередитися на пошуках лише такої кількості даних, які б забезпечили прийняття рішення, тобто інформація повинна бути достовірною, об'єктивною, своєчасною та достатньою. Цей етап може бути найбільш трудомістким і тривалим. До того ж, цей пошук може дати зворотні результати при зміні ситуації під час збору фактичних даних.

З Генерування альтернативних варіантів розв 'язання проблеми

Однією з характерних рис управлінського процесу є багатоваріантність шляхів переходу системи з одного стану в інший чи можливість прийняття великої кількості різних рішень з однієї й тієї ж проблеми. Якщо в умовах адміністративно-командної системи управління практика одноваріантного вирішення проблем, що була швидше правилом, ніж винятком, якимось чином спрацьовувала, то в умовах ринкових відносин, коли різко зростає ступінь ризику і знижується ступінь визначеності проблемної ситуації, потреба у розробці багатьох альтернативних (взаємовиключних) варіантів майбутнього рішення стає життєво необхідною. Варіанти та їх оцінка є найважливішими умовами ефективності управлінського рішення, що визначається через відношенння ступеня досягнення поставлених перед системою цілей до затрат на їх реалізацію.

На основі отриманої інформації можна розробити альтернативні рішення. Ключем оцінки альтернатив є відповідність очікуваного результату бажаним обставинам. Для оцінки альтернатив необхідно: оцінити очікуваний результат кожної альтернативи; оцінити очікувану вартість альтернатив; оцінити несподівані фактори, властиві кожній альтернативі. Враховуючи, що максимальної відповідності альтернативних результатів і бажаної ситуації важко досягти, необхідно визначити максимально можливі варіанти вирішення проблеми.

Оцінка наслідків альтернатив одна з найбільш трудомістких дій, пов'язана найперше з використанням економіко-статистичних, математичних методів зіставленння витрат і результатів, а також розгляду соціально-політичних наслідків і факторів. 4. Визначення критеріїв

Принциво важливим є висунення і запровадження за можливістю несуперечливих критеріїв внутрішньої (з точки зору певної організації) та кінцевої (суспільної) доцільності тих чи інших дій управлінської системи. Міркування про досягнення певних завдань повинні узгоджуватися з відповідними критеріями рішення. Це можуть бути соціальні, економічні критерії ефективності.

Цей етап стосується оцінюючого аспекту проблеми. Це найбільш важливий крок для запровадження цінностей і філософії в управлінський аналіз, тому що "критерії" -це стандарти оцінок для суджень про "сприятливість" проектованих наслідків кожної з альтернатив. Критерії застосовуються для оцінки наслідків, а не альтернатив. Можна вирізнити такі основні критерії: законність, політична прийнятність, економічна справедливість, придатність до втілення в життя, можливість вдосконалення.

5. Аналіз можливих наслідків

Це один із найважчих етапів процесу прийняття рішень, адже потрібно відповісти на три важливих питання:

-чи виправдані труднощі реалізації програми?

-чи потрібна спеціальна підготовка (навчанння, тренуванння)?

-чи є необхідні ресурси?

Альтернативи пропонують не тільки різні, а часто прямо протилежні виходи з проблемної ситуації. Ось чому суб'єкт управління перед тим, як зупинитися на єдиному варіанті, повинен порівняти альтернативи, оцінити їх, виявити позитивні та негативні сторони, проаналізувати можливі наслідки, які випливатимуть із цих альтернатив. Для такого аналізу доцільно брати принципово різні варіанти, кожен з яких повинен розглядатися в певному взаємозв'язку як з іншими варіантами, так і з іншими проблемами, що вирішуються. Жоден варіант рішення поставленого завдання не повинен відкидатися без ретельного аналізу, зокрема, аналізу причин, через які його не слід використовувати.

Поверховий аналіз можливих наслідків альтернативних рішень, недооцінка чи переоцінка їх якості в майбутньому можуть призвести до того, що перед суб'єктом виникнуть суттєві труднощі та протиріччя. Тут особливо необхідно звернути увагу на розвиток у керівників та працівників, які беруть участь у розробці управлінських рішень, таких творчих здібностей, як чутливість до проблем, швидкість і гнучкість мислення, здатність по-новому визначити проблему, оригінальність мислення.

Аналіз наслідків альтернатив - одна з найбільш трудомістких дій, що пов'язана найперше з використанням економічно-статистичних, математичних методів зіставлення витрат та результатів, а також розгляду соціально-політичних наслідків і факторів. 6 Прийняття (вибір) рішенння

Це творчий процес вибору з числа можливих альтернатив єдиного, яке приймається до виконання. Для процесу ухвалення управлінських рішень характерні багатогранність і складність взаємовпливів соціальних, економічних, політичних і технічних факторів та інформації, а тому головна роль у пошуку оптимального чи прийнятного рішення відводиться людині. Як би ефективно не використовувались інформаційна та

обчислювальна техніка на етапі збору інформації та даних і навіть підготовки варіантів поведінки, функція вибору оптимального варіанту, тобто функція прийняття рішення покладена на керівника. Будучи творчою діяльністю, процес ухвалення рішень спонукає до активної реалізації сили і потенціалу людського розуму. Адже рішення - не просто елементарне логічне узагальнення інформації, а продукт творчого мислення, інтуїції та фантазії людини. Формальні методи і технічні засоби використовуються нею в процесі прийняття рішень у якості допоміжних інструментів. Тому процес прийняття рішення - завжди вольовий акт, соціальна дія, яка виражає не тільки потреби та інтереси особи та відображає інтереси певних соціальних сил у суспільстві, а й реалізує ці соціальні інтереси. Ось чому зростає відповідальність управлінців за прийняті рішення.

У кожній конкретній ситуації існує декілька об'єктивно можливих рішень. На вибір рішення впливають такі фактори: цілі, поставлені вищестоящим органом; право керівника приймати ті чи інші рішення; наявність ресурсів; здібності керівника і його працівників.

Досвід, розуміння сутності проблеми, передбачення перспективи та інтуїція допомагають оцінити значимість альтернативних варіантів і вибрати найбільш раціональне рішення. На перший план висуваються вищевикладені якості управлінського рішення логіко-аналітичного, емоційно-вольового й організаційно-правового актів. Головною вимогою до управлінського рішення є чіткість, зрозумілість для виконавців, конкретність та підконтрольність. Затвердження рішення є актом його офіційного прийняття, воно повинне даватися виконавцям у письмовій формі і за підписами посадових осіб, які уповноважені їх затверджувати. У рішенні накреслюється програма дій для його виконання: що робити; кому виконувати; термін виконання; як виконувати; хто і як контролює виконання рішення.

7. Доведення управлінських рішень до виконавців

Важливою вимогою на цьому етапі є оперативність доведення рішення до виконавців. Для цього необхідно визначити способи і форми передачі рішення; визначити час, необхідний на його передачу; уточнити способи і засоби підтримки зв'язку і порядку взаємодії виконавців і т.д.

Правильно довести рішення до виконавців означає вибрати найбільш відповідний вид оформлення рішення в команду (наказ, розпорядження, постанова тощо) і викласти його так, щоб виконавець уяснив проблему і чітко бачив ціль, а також усю структуру проблеми, що вирішується у цілому та своє місце в ній. Керівник повинен спонукати виконавця до ініціативного вирішення часткових завдань, що витікають із загальної проблеми; зробити виконавця своїм однодумцем, не примушувати, а переконувати в необхідності та правильності прийнятого рішення.

8. Організація виконання рішень

Після оприлюднення рішення виконавці з урахуванням отриманих основних вказівок розробляють детальні плани і програми дій. В них виділяють окремі завдання, призначають відповідальних, визначають строки виконання. Наявність в організації чіткого розподілу і координації функцій, дієвих регламентів і процедур управління - важливі фактори успіху в їх виконанні.

Важливою частиною цього етапу є забезпечення діяльності виконавців. При цьому розрізняють матеріально-технічне і фінансове забезпечення; організаційне забезпечення; психологічне забезпечення; стимулювання роботи виконавців. Зрозуміло, що забезпечення діяльності виконавців повинне здійснюватись у рамках законності з дотриманням вимог керівних документів.

Важливо не просто ознайомити колектив (чи окремих службовців) із змістом управлінського рішення, а й здійснити комплекс заходів з метою унеможливити емоційні бар'єри, подолати пасивність виконавців, мобілізувати їхню енергію та ініціативу на реалізацію нових настанов. Керівник повинен стимулювати розвиток ініціативи у виконавців; дати їм необхідні повноваження; звільнити від дріб'язкової опіки; не обмежувати у виборі способів та засобів виконання часткового завдання в рамках правових норм і їх функціональних обов'язків.

Суть завдання у тому, щоб забезпечити не тільки правильне, адекватне трактування змісту вимог, які містить рішення, а й показати роль та відповідальність кожного виконавця, привести у дію їх особисту активність, перевести зовнішні вимоги рішення на внутрішні настанови підлеглого, поєднавши їх з його особистими потребами та інтересами.

9. Контроль

Розповсюджується як на підсумки, так і на хід реалізіції управлінських рішень. Принциповою вимогою до ефективного функціонування системи державного управління є об'єктивність контролю.

У процесі контролю за діями виконавців керівник повинен встановити: чи досягнута запланована рішенням мета, тобто чи виконано рішення повністю, частково або не виконано, в якій частині не виконано і т.д.; якщо ціль досягнута, то чи був процес її досягнення найкращим (оптимальним), чи відповідали методи і засоби її досягнення вимогам законодавства. Якщо мета не виконана, то необхідно встановити, які основні причини цього, в якій частині вони залежали від виконавців, а в якій - від правильності та обгрунтованості самого прийнятого рішення.

10. Оцінка рішення та отриманих результатів

Оцінки успіхів та невдач повинні бути диференційовані у відповідності з їхнім впливом на хід (а не тільки на результат) справи. Аналіз і узагальнення досвіду -головний шлях до самонавчання та вдосконалення системи державного управління.

Головне значення цієї стадії управлінського процесу полягає в установленні зворотного зв'язку від реалізації рішення до попередніх аналітичних та директивних стадій, а саме до пошуку нових альтернатив, зміні умов постановки проблеми, корекції рішень, і навіть перегляду поставленої мети, оцінки ефективності виконання рішення.

У результаті визначається відповідальність тих, хто приймав рішення, за компетентність, якість, своєчасність прийнятого рішення та виконавців -за ступінь адекватності виконання цього рішення. Крім того, цей етап дає змогу виявити міру реалізації соціальних інтересів, які були виражені в управлінському рішенні.

Підсумовуючи, можна виділити такі основні блоки процесу вироблення управлінських рішень: 1) виникнення ситуації, яка вимагає прийняття рішення; 2) підготовка необхідної інформації; 3) підготовка та оптимізація майбутнього рішення; 4) ухвалення (вибір) рішення; 5)організація виконання прийнятого рішення, що в узагальненому вигляді представлені схемою (див. рис.3.2)31.