Обеспечение сохранности электронных документов в архиве

Рекомендации выделяют несколько основных направлений в обеспечении сохранности электронных документов в архиве организации:

· создание оптимальных условий хранения носителей электронных документов;

· рациональное размещение электронных носителей в архивохранилище;

· проверки наличия и состояния хранения документов в электронном виде;

· контроль физического и технического состояния носителей и электронных документов;

· копирование электронных документов в целях создания рабочих экземпляров, в том числе для фонда пользования;

· конвертирование электронных документов на новые (в технологическом отношении) электронные носители и в новые форматы записи.

Для проведения многих работ по обеспечению сохранности электронных документов, например, контроля технических параметров электронных носителей (соответствие характеристик электронного носителя сведениям, содержащимся в сдаточной описи структурного подразделения; проверка электронных документов на наличие в них вредоносных компьютерных программ («компьютерных вирусов»); проверка на сбои при считывании информации и др.), а также самих электронных документов архив организации должен располагать специализированным аппаратным и программным обеспечением.

Поскольку Рекомендации предлагают хранить документы в электронном виде в двух идентичных экземплярах, записанных на оптических дисках однократной записи, предусматривается применение специальных средств хранения и перемещения документов, а также раздельное хранение основного и рабочего экземпляров документов.

Рекомендациями предусмотрены мероприятия по проверке наличия и состояния электронных архивных документов в архиве организации, в рамках которых должны проводиться:

· установление фактического наличия единиц хранения электронных документов и единиц учета электронных документов, находящихся на хранении;

· выявление и устранение недостатков в учете единиц хранения электронных документов;

· выявление отсутствующих единиц хранения;

· контроль физического и технического состояния единиц хранения электронных документов;

· контроль технического состояния и воспроизводимости электронных документов программными средствами;

· выявление и учет единиц хранения электронных документов, требующих специальной технической обработки;

· выявление и учет электронных документов, требующих копирования на новые электронные носители и проведения другой технической обработки.

Проверки наличия и состояния электронных документов проводятся раздельно по основным и рабочим экземплярам электронных документов. Обнаруженные в ходе проверок недостатки фиксируются в актах проверки наличия и состояния электронных документов (по каждому экземпляру отдельно). Акты, составленные по окончании проверки, включаются в дело фонда.