Автозаполнение

Программа MS Excel предоставляет пользователям очень удобные возможности автоматизации заполнения ячеек таблицы содержимым во время ее создания или редактирования. Автозаполнение подразумевает копирование содержимого одной или нескольких ячеек в выделенную группу ячеек или автоматическое заполнение последовательности ячеек какой-либо регулярной последовательностью назва­ний, чисел, дат и т. д. Например, для создания заголовка таблицы последователь­ность из двенадцати ячеек строки можно заполнить названиями месяцев года.

Для заполнения выделенной области ячеек нужно:

1) ввести данные в исходные ячейки;

2) выделить эти ячейки;

3) с помощью буксировки маркера заполнения расширить область выделения до требуемых размеров.

Этот прием целесообразно использовать, если одним и тем же числом, названием, группой чисел или названий нужно заполнить какую-либо область таблицы. Еще более эффективен механизм заполнения с автоматическим наращиванием чис­лового значения, даты, времени, дня недели, месяца года и т. д. Возможность авто­матического наращивания значения распознается автоматически. Если, напри­мер, заполнить какую-либо ячейку текстом «I квартал», а затем отбуксировать маркер выделения на следующие три ячейки, то они окажутся заполнены текста­ми «2 квартал», «З квартал» и «4 квартал». Если в двух соседних ячейках ввести два последовательных числа, например 1 и 2, а затем отбуксировать маркер выде­ления на какую-либо область ячеек, они заполнятся последовательностью нату­ральных чисел. Достаточно в ячейку ввести текст «Январь», а затем отбуксиро­вать маркер заполнения еще на одиннадцать ячеек — в них окажутся названия всех месяцев года. Аналогичный эффект будет наблюдаться, если в ячейку ввести на­звание дня недели, скажем «Понедельник», — в затронутых буксировкой маркера ячейках окажутся названия остальных дней недели. Чтобы быстро ввести некото­рую последовательность дат, можно также воспользоваться механизмом автоза­полнения. Введя в ячейку в одном из используемых в Excel форматов первую дату, следует отбуксировать маркер заполнения на требуемую область таблицы. Анало­гичным образом можно заполнить группу ячеек последовательностью часовых отметок.

Для автозаполнения ячеек такими названиями, как дни недели, названия месяцев года, MS Excel использует готовые списки. В принципе, пользователь может сфор­мировать для автозаполнения свой собственный нестандартный список названий. Для этого следует выполнить команду Сервис > Параметры... и на странице Спис­ки в поле Элементы списка ввести последовательность названий, отделяя их друг от друга нажатием клавиши Enter. Следует помнить, что каждый элемент списка не может содержать более 80 символов, а весь список не должен содержать свыше 2000 символов. Элементы списка не могут начинаться с цифры, ошибочные значе­ния и формулы игнорируются.

Кроме списков автозаполнения, Excel может работать с арифметическими и гео­метрическими прогрессиями, а также с последовательностями дат. Предваритель­но следует ввести в выбранную ячейку значение, которое станет начальным или конечным значением последовательности, затем выделить диапазон ячеек, в которые следует продолжить прогрессию. Затем командой Правка > Заполнить > Прогрессия... вызывается окно Прогрессия и в нем установкой соот­ветствующих переключателей и вводом соответствующий значений необходимо выбрать конкретный вариант прогрессии.