Вопрос.Подготовка к заключению договора

В современных условиях заключение договоров должно происходить на таком уровне, чтобы их выполнение обеспечивало максимальную эффективность хозяйствования, формирование устойчивого рынка сбыта продукции предприятия. Характерными особенностями договорной работы в сфере сбыта являются:

- необходимость использования различных способов установления контактов с потенциальными партнерами;

- тщательная отработка предмета договора, спецификаций в условиях расширения ассортимента и усложнения продукции;

- повышение требований покупателей к продавцу на стадии использования товаров, что находит отражение в условиях гарантийного и послегарантийного обслуживания, обучения персонала;

- организация надлежащего исполнения условий договоров:

- обеспечение учета и контроля договорных обязательств;

- формирование банка данных о потенциальных партнерах пред­приятия.

Основные этапы договорной работы:

1) подготовка к заключению договора:

2) заключение договора;

3) исполнение договора;

4) анализ договора после его исполнения.

В процессе подготовки к заключению договора работники службы сбыта осуществляют в определенной последовательности следующие процедуры:

- направляют предложение (оферту) покупателю;

- принимают и подтверждают заказ покупателя;

- направляют покупателю предложение в ответ на его запрос с указанием условий будущего договора;

- принимают участие в торгах путем представления тендера организаторам торгов;

- принимают участие в торгово-промышленных выставках и ярмарках;

- направляют в адрес потенциальных покупателей каталоги, проспекты, коммерческие письма.

Нормативной базой оформления преддоговорных процедур является Гражданский кодекс Республики Беларусь.

Преддоговорная работа на предприятии включает:

- определение порядка регистрации и анализа коммерческих предложений;

- разграничение ответственности между функциональными службами предприятия за оформление проекта договора;

- установление порядка и сроков прохождения документации, связанной с заключением договоров.

Поступающие от покупателей коммерческие предложения ре­гистрируются в журнале. В нем указываются наименование потребителя, дата поступления, содержание коммерческого предложения, дата рассылки на согласование, результаты рассмотрения. Примерная форма журнала регистрации коммерческих предложений приведена в табл. 2.1.

Таблица 2.1- Форма журнала регистрации коммерческих предложении

№ п/п	Наименование потребителя	Дата поступ­ления	Содержание коммерческого предложения	Дата рассылки на согла­сование	Результаты рассмотрения

Заместитель директора по коммерческой работе определяет состав функциональных подразделений, с которыми необходимо согласовать данное предложение.

Руководитель отдела сбыта анализирует коммерческое предложение по возможности выполнения требований к количеству и качеству продукции, срокам поставки, условиям оплаты, формам отгрузки, транспортным условиям. Кроме того, назначает конкретного исполнителя из числа сотрудников отдела сбыта для ведения работ по заключению и исполнению договора. Оформленный проект договора фиксируется в журнале (таблица 2.2) и передается для анализа и согласования.

Таблица 2.2 - Форма журнала регистрации проектов контрактов

№ п/п (№ кон­трак­та)	Да-та	Реквизиты потребителя	Наимено­вание продукции количество	Условия оплаты	Ф. И. О. ответст­венного за ведение контракта
		Наиме­нование государства	Ад­рес	Наиме­нование органи­зации

Подготовленный исполнителем проект договора согласовывается со следующими подразделениями:

- начальником отдела сбыта - по срокам и объемам поставок;

- службами стандартизации и ОТК - по вопросам качества продукции;

- бухгалтерией - по вопросам оплаты и финансовых расчетов;

- экономической службой - по вопросам экономической це­лесообразности;

- юридической службой - по правовому оформлению договора;

- главным инженером, зам. директора по производству - по обеспечению изготовления продукции в соответствии с заказом.

Результаты согласования фиксируются в форме листа согласования, представленного в табл. 2.3.

Таблица 2.3 - Форма листа согласования

Наименование подразделения	Замечания, предложения	Дата	Должность	Ф. И. О	Подпись