Подготовка исходных аналитических данных

Подготовка и систематизация источников информации для анализа – важный этап организационной работы. Процесс под­готовки материалов к анализу можно разделить на два этапа:

1) проверка содержания документов (проверка арифметических расчетов путем их перерасчета, выборочная инвентаризация, проверка соблюдения правил учета отдельных фактов хозяйственной деятельности и т.п.). При проверке обращают внимание на логическую увязку от­дельных показателей, выявляют, нет ли расхождений между све­дениями текущей отчетности и данными за предшествующие пе­риоды, согласуются ли показатели оперативной и бухгалтерской отчетности. Обращается внимание на доброкачественность состав­ления планово-учетных и отчетных данных;

2) обработка и изучение материалов – например, приведение показателей в сопоставимый вид и упрощение цифрового материала. Однородность и сопоставимость данных – обязательное условие получения правильных результатов при проведении экономического анализа.

Аналитическая работа на предприятии подразделяется на следующие организационные этапы:

1) определение субъектов и объектов АХД, выбор организационных форм их исследования и распределение обязанностей между отдельными службами и подразделениями;

2) планирование аналитической работы;

3) информационное и методическое обеспечение АХД;

4) оформление результатов анализа;

5) контроль за внедрением в производство предложений, сделанных по результатам анализа.

Основные принципы организации анализа на предприятии:

1) четкое распределение обязанностей по проведению анализа между отдельными исполнителями – аналитическая работа входит в служебные обязанности каждого руководителя, каждого менеджера, принимающего управленческие решения. От того, насколько рационально распределены обязанности, зависит, с одной стороны, полнота анализа, а с другой – предупреждается дублирование одной и той же работы различными службами;

2) обеспечение экономичности и эффективности аналитического процесса – выполнение наиболее полного и всестороннего исследования при минимуме затрат на его проведение. С этой целью при его проведении должны широко использоваться новейшие методики анализа, компьютерные технологии обработки информации, рациональные методы сбора и хранения данных;

3) ориентация на запросы конкретных пользователей анализа – это дает возможность, с одной стороны, наиболее полно удовлетворять информационные запросы различных субъектов анализа, а с другой – минимизировать расходы на проведение анализа;

4) регламентация и унификация аналитической работы на предприятии. Регламентация предусматривает разработку для каждого исполнителя обязательного минимума таблиц и выходных форм анализа. Унификация (стандартизация) анализа предполагает создание типовых методик и инструкций, выходных форм и таблиц, стандартных программ, единых критериев оценки, что обеспечивает сопоставимость, сводимость результатов анализа на более высоком уровне управления, повышает объективность оценки деятельности внутрихозяйственных подразделений, уменьшает затраты времени на анализ и в итоге способствует повышению его эффективности;

5) научный характер анализа. Анализ должен основываться на новейших достижениях науки и передового опыта, строиться с учетом действия экономических законов, проводиться с исполь­зованием научно обоснованных методик.

Организационные формы анализа на предприятиях определяются составом аппарата управления и организационной структурой предприятия.

На крупных предприятиях деятельностью всех экономических служб управляет главный экономист (заместитель директора по экономическим вопросам). Он организует всю экономическую работу, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. В непосредственном его подчинении находятся планово-экономический отдел, отделы труда и заработной платы и т.д. В отдельное структурное подразделение могут быть выделены отдел или группа экономического анализа. На малых предприятиях возглавляет аналитическую работу менеджер планового отдела или главный бухгалтер.

Экономический анализ входит в обязанности не только работников экономических служб, но и технических отделов (главного механика, энергетика, технолога).

Каждый отдел, структурное подразделение выполняет свои функции анализа, например:

- управленческая бухгалтерия планирует, учитывает и анализирует затраты на производство продукции, ее себестоимость, финансовые результаты;

- финансовая бухгалтерия анализирует процесс формирования, размещения и эффективность использования капитала предприятия, денежные потоки, налоги, инвестиции, процесс формирования прибыли и ее использование, финансовое состояние предприятия, его платежеспособность;

- отдел маркетинга изучает рынки сырья и рынки сбыта продукции, положение товаров на рынках сбыта, конкурентоспособность продукции и пути ее повышения, разрабатывает ценовую и структурную политику предприятия;

- производственный отдел анализирует выполнение плана выпуска продукции по объему и ассортименту, ритмичность производства, повышение качества продукции, производительность оборудования, расходование материальных ресурсов и т.п.

В свою очередь планово-экономический отдел (отдел экономического анализа) осуществляет:

1) составление плана аналитической работы и контроль за его выполнением;

2) организует и обобщает результаты анализа хозяйственной деятельности предприятия и его структурных подразделений;

3) исследует наиболее стратегические, перспективные вопросы развития предприятия;

4) разрабатывает и корректирует перспективные и текущие планы по итогам анализа.

Анализ деятельности предприятия проводится также внешними пользователями информации, например, налоговые органы анализируют выполнение предприятиями планов по прибыли, отчислению налогов в бюджет, банки, кредиторы и инвесторы изучают финансовое положение предприятия, его платежеспособность, кредитоспособность, эффективность использования кредитов, инвестиций.

Планирование аналитической работы на предприятии

Результативность анализа деятельности пред­приятий зависит от правильной организации и четко­го планирования аналитической работы.

Практика организации экономической работы показала, что на предприятии необходимы:

Ø комплексный план аналитической работы предприятия – составляется на один год. Этот план по содержа­нию представляет собой календарное расписание отдельных ана­литических исследований. Содержит перечень объектов анализа, цели анализа, вопросы, которые должны быть исследованы на протяжении года, субъекты анализа, дается схема аналитического документооборота, срок и адрес поступления каждого документа, его со­держание.

В плане в обязательном порядке предусматривается периодичность проведения анализа по каждому объекту (раз в год, поквартально, ежемесячно, подекадно, ежедневно), сроки выполнения аналитической работы (например, к 3-му числу следующего месяца).

В комплексном плане также должны быть предусмотрены ис­точники информации, которые будут использоваться при анали­зе, технические средства проведения анализа, организация прове­дения контроля за выполнением намеченных по результатам ана­лиза мероприятий.

Ø тематические планы – это планы проведения анализа по конкретным вопросам, которые требуют углубленного изучения. В них рас­сматриваются объекты, субъекты, этапы, сроки проведения ана­лиза, его исполнители и др.

Контроль за выполнением планов анализа ведет заместитель руководителя предприятия по экономическим вопросам или лицо, на которое возложены обязанности по управлению анализом в целом.

Основными этапами проведения аналитичес­кой работы являются:

1) составление рабочей программы экономического анализа ото­бранных объектов и предмета в соответствии с его целью и зада­чами;

2) определение исполнителей и сроков проведения анализа;

3) отбор и проверка необходимой экономической информации;

4) выбор системы показателей и разработка рабочих методик их расчета;

5) аналитическая обработка и сравнение показателей, выявление факторов и причин, обусловивших результативные показатели;

6) обобщение результатов, выявление резервов и определение мероприятий по их реализации;

7) оформление результатов анализа;

8) обеспечение гласности результатов анализа и определение форм контроля за реализацией рекомендаций по результатам анализа;

9) принятие управленческих решений по обеспечению нормаль­ной работы изучаемого объекта, выполнению плановых показа­телей.