Работы по оценке системы документационного обеспечения (далее - ДОУ), существующей в компании, проводятся в следующей последовательности:
Этап
| Наименование этапа
| Выполняемые работы
| Примечание
|
| Анализ внутренней системы ДОУ компании
| Анализ образцов внутренней документации: · распорядительной документации; · регламентирующей документации; · организационной документации; · планово-отчетной документации. Анализ существующего документооборота: · входящего документопотока; · исходящего документопотока; · внутреннего документопотока распорядительной документации; · документопотока выполнения при выполнении деловых процедур (реализации бизнес-процессов). Анализ существующего делопроизводства: · практики работы с документами; · практики хранения документов; · приктики формирования дел.
|
|
| Анкетирование сотрудников
| Проводится анкетирование следующих сотрудников: · Сотрудников специализированных подразделений; · Сотрудников других подразделений. Анкетирование осуществляется для выявления фактического состояния использования технологий по документационному обеспечению управления.
| В первом случае анкетированием охватывается 100% сотрудников подразделений Во втором случае - не менее 30% от общего числа работающих, но пропорционально представленных различного уровня менеджмента и рядовых сотрудников
|
| Интервьюирование сотрудников компании
| Интервьюирование проводится среди следующих категорий сотрудников: · Руководства Компании (Генеральный директор, Заместители Генерального директора) · Сотрудников специализированных подразделений · Сотрудников других подразделений
| В первом случае желательно интервьюирование всего высшего руководства Во втором случае - охватывается 100% сотрудников подразделений В третьем случае сотрудников - не менее 30% от общего числа работающих, но пропорционально представленных различного уровня менеджмента и рядовых сотрудников
|
| Подготовка Отчета по результатам диагностики системы ДОУ
| При подготовке отчета выполняются следующие работы: · Анализ полученных данных, включая создание схем реализации технологий по ДОУ моделей "как есть" · Подготовка рекомендаций по оптимизации технологий ДОУ, включая оптимизацию структуры специализированных подразделений · Формирование Отчета по результатам диагностики технологий ДОУ
| Структура "Отчета по результатам диагностики технологий ДОУ" приводится
|