Проектирование системы Документационного обеспечения управления

В рамках проектирования системы документационного обеспечения управления компании проектируется целевое состояние всех ее элементов и комплекс мероприятий по переходу от существующего состояния к целевому. Результатом проектирования являются следующие документы:

· Концепция Системы документационного обеспечения управления компании (описывается целевое состояние Системы документационного обеспечения управления);

· Программа работ по переходу от существующего состояния к целевому.

Концепция должна стать нормативным документом, устанавливающим требования к системе документационного обеспечения управления, поэтому после разработки ее проекта осуществляется ее согласование с руководством Компании

Аналогичным образом происходит и с Программой работ по переходу от существующего состояния к целевому.

Оба согласованных документа должны быть утверждены Генеральным директором Компании.

После выполнения работ по проектированию Системы документационного обеспечения управления проводятся работы по разработке пакета нормативных документов, регламентирующих последовательность выполнения мероприятий по работе с документацией компании.

Пакет нормативных документов может включать:

· Положение о документационном обеспечении управления.

· Регламенты выполнения мероприятий по документационному обеспечению управления, включая выполнение работ по входящему, исходящему,
внутренне-распорядительному документопотокам, например, Регламент оформления документов, Регламент архивирования документов

· Альбом форм документации компании, связанных с входящим, исходящим и
внутренне-распорядительным документопотоками.

· Регламент на внесение изменений в Систему документационного обеспечения управления.

· Методические рекомендации.

По желанию может быть разработана документация, регламентирующая выполнение мероприятий по документационному обеспечению управления при реализации основных бизнес-процессов компании

Далее осуществляются мероприятия по внедрению разработанной Системы документационного обеспечения управления. При этом выполняются следующие мероприятия: обучение сотрудников компании Заказчика новым технологиям документационного обеспечения управления, контроль исполнения новых правил сотрудниками Заказчика, мониторинг внедряемых правил на адекватность, корректировка системы по результатам проведенного мониторинга.

В Таблице приведены основные этапы и результаты работ по проектированию Системы доументационного обеспечения управления: