Лекция 8. Изучение технологии процессов управления

Изучение технологии процессов управления. Изучение содержания труда по видам работ. Анализ трудоемкости выполнения отдельных видов работ. Составление технологической (операционной) цепочки. Методы изучения технологии управления. Классификация затрат рабочего времени. Графические модели процессов управления. Блок-схемы. Оперограммы. Принципы и методы разработки предложений по рационализации технологии работ аппарата управления.

Технология управления как процесс – это механизм, структура и последовательность взаимодействия во времени и пространстве людей посредством документов и технических средств при приобретении информации с целью управленческой деятельности.

Технология управления как документ – это зафиксированный на бумаге или электронном носителе описание процессов управления.

В основе технологии процесса управления (ТПУ) лежит стандартное сочетание основных функций управления, включающие в себя нормирование, планирование, контроль, анализ, отчетность и стимулирование.

Технологический процесс или процедура управления – это документально зафиксированный процесс управления. Переход к технологическим процессам управления – это действие, выполняемое данным исполнителем над данным документом до передачи следующему исполнителю. Переход должен содержать следующие элементы:

1. Исполнитель;

2. Сроки и время исполнения;

3. Основания для исполнения;

4. Источник первичной информации;

5. Действие над информацией;

6. С кем и как взаимодействует исполнитель.

7. Применяемая форма отображения информации;

8. Кому и сколько экземпляров документов передается.

Операции ТПУ – это часть технологии процесса управления, состоящая из нескольких последовательных переходов и дающая определенный промежуточный результат.

Основные положения ТПУ – это краткая пояснительная записка, излагающая предпосылки, принятые для разработки ТПУ, в которых излагаются: цель, условия функционирования, основные отличия алгоритма работы, преимущества над ранее применяемой ТПУ.

Инструкция – это составная часть ТПУ, содержащая указания для определенного исполнителя по обработке конкретного документа или при работе с техническими средствами обработки информации, при выполнении действия, указанного в операции ТПУ.

Классификация ТПУ определяется следующими признаками:

1. Функциональность – в соответствии с ним ТПУ охватывает целостную функцию, подфункцию или комплекс работ.

2. Организованность – ТПУ включает описание порядка использования какой-либо функции на уровне различных организационных структур.

3. Легализация – различает ТПУ для описания работы внутри подразделения (локальная ТПУ), взаимодействия двух или трех подразделений на стыке их деятельности (стыковая ТПУ).

4. Автоматизация – использование средств автоматизированной обработки документов.

5. Сложность – определяет трудоемкость ТПУ.

6. Объект управления – ТПУ предназначена для управления определенным объектом.

ТПУ имеет сложную структуру, элементами которой являются:

1. Участники ТПУ (исполнители, контролеры, руководители);

2. Средства информации.

Основные закономерности управления сформулированы в виде правил, которые объединены в 5 групп:

1. Правила подбора исполнителя и его организации работы.

2. Правила контроля функционирования системы.

3. Правила осуществления руководства.

4. Правила организации информационных потоков.

5. Общие правила.

Правила подбора исполнителя и его организации работы:

v Заинтересованность исполнителя – условиями реализации является заинтересованность исполнителя в своевременном и качественном исполнении проектного действия, обеспечивает снижение сопротивления исполнителя и мобилизацию его способностей.

v Наличие определенной квалификации – работу необходимо поручать исполнителю, который обладает соответствующей квалификацией.

v Надежность исполнителя – личностные и деловые качества работника должны соответствовать характеру поручаемому ему действия.

v Информированность.

Правила контроля функционирования системы:

v Двойной контроль – обеспечение надежности действий в большинстве случаев требует контроля за исполнителем и за его контролером.

v Постфактичный контроль – для однотипных, постоянно повторяющихся действий, выполняемых постоянным исполнителем, контроль должен проводиться не в процессе управления, а по результатам.

Правила осуществления руководства:

v Управление по отклонениям – руководители вышестоящих уровней вмешиваются в ход работы только при наличии отклонений, не установленных исполнителем самостоятельно.

v Предпочтение статистики – при принятии управленческих решений необходимо опираться на статистическую информацию за длительный период.

v Централизация дефицитных ресурсов – централизация управления любым видом ресурсов должна быть прямопропорциональна его дефицитности.

v Использование автономии или самоуправления – сотрудники должны сами определить порядок выполнения своей работы.

v Персонализация цели – показатель труда исполнителя должен совпадать с целевым показателем всего ТПУ.

v Перекрытие уровней – руководитель должен иметь возможность получать выборочную информацию от работников любого нижестоящего уровня.

Правила организации информационных потоков:

v Единство источника первичной информации.

v Совмещение ручных и машинных документов.

v Равномерность распределения работы.

v Надежность технических средств и способов хранения информации.

Общие правила:

v Стандартизация решений.

v Системная увязка решений.

v Наименьшее количество действий.

РАЗДЕЛ 8: ПРОЕКТИРОВАНИЕ НОРМАТИВНОЙ ПОДСИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ