Регламентация процессов

Под регламентацией процесса понимается разработка нормативно-методических документов (НМД) частично или полностью устанавливающих:

• порядок управления процессом;

• порядок выполнения процесса;

• требования к ресурсам, необходимым для его выполнения.

Регламентация процесса может быть выполнена с помощью различных документов, как непосредственно относящихся к рассматриваемому процессу, так и определяющих общие требования для нескольких процессов организации.

При регламентации процесса следует учитывать его основные элементы:

• деятельность по управлению процессом:

- владелец процесса и его полномочия;

- технология управления процессом (как минимум – планирование и отчетность);

- система показателей для управления процессом;

• входы процесса, в том числе:

- требования к входам;

- события, инициирующие начало процесса;

• выходы процесса, в том числе:

- требования к выходам (результатам);

- события, завершающие процесс;

• деятельность по преобразованию входов в выходы (технология выполнения процесса):

- ответственность персонала;

- выполнение операций (структура и взаимосвязь операций);

• ресурсы, необходимые для выполнения процесса, в том числе:

- персонал;

- инфраструктура;

- оборудование;

- информация;

- прочие.

В конкретной организации приведенный выше перечень может быть изменен как в сторону усложнения, так и упрощения. Например, если некоторые процессы в организации вообще не регламентированы, но выполняются эффективно, не обязательно подробно описывать технологию их выполнения. Но это может потребоваться, например, в случае, когда руководство организации собирается тиражировать опыт, открывая новые организации в других регионах.

Состав подпроцессов (операций) процесса может быть описан простым перечнем или таблицей без указания связей между подпроцессами (предполагается, что эта информация находится в умах руководителей и сотрудников, выполняющих эту деятельность). Для других процессов нужно не только указать состав подпроцессов (операций), но и связи между ними, например, в виде простейшей схемы взаимодействия (рисунок 1).