Построения системы процессов организации

Любую деятельность можно рассматривать на разных уровнях детализации. Например, деятельность организации в целом можно рассматривать как процесс, в то же время оформление накладной также может рассматриваться в качестве процесса. Применение для управления деятельностью и ресурсами организации системы процессов может называться процессным подходом.

Система процессов – это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих процессов организации, включающих в себя, все виды осуществляемой в организации деятельности.

Так как каждый процесс предназначен для получения какого-либо результата, который используется далее для получения следующего результата на дальнейших этапах и более высоких уровнях, процессная структура должна обеспечить, в конечном счете, достижение общих целей организации.

Основные принципы формировании системы процессов организации:

1. Цель построения системы процессов организации – в первую очередь анализ и оптимизация бизнес-модели, во вторую очередь описание и регламентация процессов.

2. При построении системы процессов важно сделать акцент на:

· анализе ЦСЦ для потребителей;

· наиболее значимых, системообразующих процессах;

· процессах управления.

Оборудование можно купить, технологии перенять, сырье заказать у тех же поставщиков, что и конкуренты, но если бизнес-модель организации и процессы управления будут неэффективны, то все затраты сил и ресурсов окажутся напрасными.

4. Система процессов должна быть ориентирована на обеспечение эффективного межфункционального взаимодействия.

5. Не следует стремиться описать все подряд. Нужно помнить, что чем сложнее становится система, тем больше противоречий она содержит.

6. Целесообразно выделить, подробно описать и реорганизовать только 20% процессов, которые дают 80% эффекта для бизнеса организации.

Чтобы построить в организации систему бизнес-процессов, можно воспользоваться алгоритмом, представленным на рисунке 1.

В первую очередь необходимо сформировать схемы ЦСЦ. В среднем эта работа может занять от одного до двух месяцев в зависимости от следующих факторов:

· количества направлений существующего бизнеса;

· количества направлений перспективного бизнеса;

· количества структурных подразделений;

· численности сотрудников организации;

· степени детализации при описании ЦСЦ (1-го или 2-го уровней);

· ресурсов, выделенных руководством компании на выполнение проекта;

· используемых программных средств построения схем.

Рисунок 1 – Алгоритм разработки системы процессов организации

Как правило, для организации среднего размера схема ЦСЦ занимает от 3 до 12 листов формата А4. Если получилась схема большего объема, то, скорее всего, произошел переход на слишком детальный (с точки зрения ЦСЦ) уровень описания. В этом случае следует остановить работу и попытаться укрупнить уже разработанные схемы для получения ограниченного количества листов.

Требуется не менее трех итераций (повторов), чтобы получить схемы ЦСЦ с приемлемым уровнем соответствия реальному бизнесу. Необходимо проводить согласования и корректировку схем.