Понятие о документах и способах документирования

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер, т.е. документ представляет собой материальный объект с информацией, отражающий какой-либо факт, событие или явление.

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы – от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации – сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки, магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам согласно ГОСТ Р 51141-98 называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты, фотопленки и пр.).

Во многих случаях документирование является обязательным процессом, предписывается законами и нормативными правовыми актами.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24 – ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности порядка документирования информации, права собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документов и массивов документов в информационных системах, категорий информации по уровню доступа к ней, порядка правовой защиты информации. Данным законом (ст.5) также установлено, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Документирование, т.е. процесс создания и оформления документов, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения – это «документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей».

Официальный документ - это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством – юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий, которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Из определения следует, что при документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать действующие на момент создания документа общегосударственные правила его составления и оформления.

Документационное обеспечение управления представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую составление и оформление официальных служебных документов, их обработку и хранение.

Организация документационного обеспечения управления –достаточно трудоемкий процесс, требующий специальных знаний. Только четкий, основанный на правовых нормах порядок работы с документами позволяет избежать многих конфликтных ситуаций в деятельности учреждений, организаций и предприятий.

Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей многофункциональности. Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).