Тема 3. Способы документирования

1. Носители документированной информации

2. Средства и способы документирования

1. Носитель информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации.

Для создания документов используются различные носители ин­формации:

• бумага,

• магнитные диски,

• оптические диски;

• кинопленка и др.

Бумага являлась и является одним из основных носителей до­кументированной информации.

В конце XX века и начале XXI века стремительное развитие информационных технологий определили появление докумен­тов на новых, небумажных носителях информации.

Документы на новых носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств (зву­ковоспроизводящей, проекционной аппаратуры, компьютера) Надежными и долговечными электронными носителями доку­ментированной информации являются:

• CD-R (компакт-диски для однократной, нестираемой записи информации);

• CD-RW (компакт-диски для многократной, до 1000 раз перезаписи информации);

• DVD (цифровые универсальные диски с двухсторонней запи­сью информации. DVD-диски, имея те же размеры что и компакт-диски, могут вмещать информации в двадцать пять раз больше);

• флэш-карты (миниатюрные переносные запоминающие устройства, обладающие большим объем памяти и высокой ско­ростью передачи данных).

При условии оптимального хранения (в сухом, прохладном темном месте) электронные носители могут храниться до 100 лет. Наряду с ними необходимо хранить воспроизводящее их соответствующее техническое устройство.

2. Средства и способы документирования - это система действий применяемых при составлении документа.

Средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические, электронные).

К средствам документирования относятся:

• ручки (перьевые, шариковые, гелевые);

• пишущие машинки (электромеханические, электронные)-

• компьютерная техника;

• магнитофоны, диктофоны, фото-кино-видеотехника

В зависимости от того, какое средство документирования ис­пользуется, различают и способы документирования.