Ступления

Совещание следует начинать точно вовремя, а также согласовывать

С участниками правила совместной работы, в том числе об ограничении

Времени выступлений, о порядке принятия решений и т.п.

Во время заседания следует перепроверять, как достигаются по-

Ставленные цели: анализ проблемы, альтернативные решения, поиски

Итоговых решений, информация, координация. При этом не допускают-

Ся такие моменты в дискуссии, как разговоры на отвлеченные темы, по-

Спешные выводы и неверные решения.

Нужно иметь в виду, что оптимальная длительность совместной

Умственной деятельности большого числа людей составляет 40—45 мин.

У большинства людей физиологическая граница усталости при совмест-

Ной работе равна одному часу. Поэтому спустя 40—70 мин у многих участ-

Ников наступает утомление, ослабляется внимание, поэтому возникают

Шум, движения, посторонние разговоры.

В конце заседания следует повторить принятые решения и согласо-

Ванные меры, чтобы исключить разногласия, подвести итоги и пояснить,

Что, кем и к какому времени должно быть сделано. Завершить совещание

Нужно на позитивной ноте, высказав несколько приветливых слов. За-

Канчивать заседания рекомендуется точно в назначенное время. Этим

Вы обеспечите себе репутацию умелого организатора. При проведении

Последующих заседаний участники будут уже сами стремиться к свое-

Временному выполнению повестки дня, не будут затягивать выступления.

Если при планировании совещания правильно установите приори-

Теты, то убедитесь, что самые важные вопросы были обсуждены в начале

Совещания, а к концу остались лишь малозначительные.

Кроме того, необходимо контролировать, выполняются ли приня-

Тые решения всеми, кого они касаются. Невыполненные задачи и нерешен-

Ные проблемы должны стать первым пунктом повестки дня следующего

Совещания.

О телефонных разговорах. Телефон — это наиболее часто использу-

Емое средство коммуникации. Из десяти менеджеров девять проводят

У телефона более часа в день, а четверо — более двух часов. Телефон

Предоставляет следующие преимущества по сравнению с письменными

средствами коммуникации:

— скорость передачи информации (выигрыш во времени);

— связь с абонентом устанавливается немедленно — при условии,

что последний доступен для разговора;

— непосредственный обмен информацией (преимущество диалога);

— персональную связь (преимущество контакта);

— сокращение бумагооборота (меньшие затраты труда и ресурсов);

— экономию денег (снижение стоимостных издержек).