Телефон является одним из самых эффективных средств эконо-

Мии времени, в то же время наиболее частым источником помех в рабо-

Те, поглотителем времени (парадокс телефона). Обладает он для вас тем

Или иным свойством, зависит от того, насколько рационально вы его

Используете.

Каждый, кто нам звонит, убежден в важности своего намерения.

Поэтому мы должны с ним общаться в соответствии с его стремлением.

Однако телефонным разговорам мы можем уделить лишь ограниченное

Время. В этом смысле телефонный разговор является чем-то вроде не-

Прошеного посетителя, который вторгается в сферу деятельности друго-

Го человека. В то время как многие не могут без предварительной дого-

Воренности проникнуть в учреждение, они могут это сделать в любое

Время с помощью телефона, поскольку защищены пространственной от-

Даленностью и опосредованностью контакта.

Поэтому лучше и эффективнее заранее отгородиться от ненужных

звонков или отодвинуть их на удобное для вас время следующим образом:

— проинформируйте своих потенциальных абонентов, когда вам

не следует звонить и когда лучше всего звонить;

— установите время для ежедневных активных (исходящих от вас)

телефонных разговоров, что позволит их сгруппировать;

— избегайте в конце разговора таких фраз, как: «Позвоните мне

как-нибудь!»;

— партнеру, который ждет от вас известие, звоните точно в назна-

ченное время, не ждите, пока он позвонит вам;

-- пропускайте все входящие телефонные звонки через секретаря

Или используйте время от времени автоответчик.

Имеется несколько конкретных советов по ведению телефонных

разговоров:

Необходимо быть кратким, сводить фазу контакта до минимума

(следует учитывать, что начало разговора определяет его ход и заверше-

ние);

Сначала сообщайте партнеру, о чем идет речь, и только затем объяс-

няйте причины и подробности;

Не прерывайте разговор по той причине, что по другому аппарату

Поступает важный звонок (в случае необходимости извинитесь и спро-

сите, можно ли перезвонить через 10 минут);

4) избегайте параллельных разговоров с сотрудниками;

В конце длинного разговора кратко подведите итоги и перечис-

лите меры, которые надо принять;

Во время разговора записывайте важную информацию, с кото-

рой, возможно, следует ознакомить подчиненных и коллег;

Следите, особенно при междугороднем разговоре, за продолжи-

Тельностью беседы (так как если вы сами звоните, то звонок оплачивает

ваше предприятие);

Завершайте разговор, как только будет достигнута его цель (многие

Телефонные разговоры длятся долго из-за того, что оба партнера не знают,

как их закончить);