основная подготовка

Разработка контента / дизайн / изготовление / закупка / подбор и инструктаж персонала / информирование общественности и участников и т.п.

Качество 4-го этапа напрямую зависит от качества работы над сценарным планом!

Непосредственная подготовка

Декорирование площадки;

Установка оборудования;

Сбор персонала;

Проверка готовности.

………….

ПРОВЕДЕНИЕ

Вершина айсберга - непосредственно само мероприятие.

Основные функции организатора на этом этапе – управление (режиссура, администрирование, кризис-менеджмент).

Провести этот этап качественно, без эффективной работы на этапах проектирования и подготовки события – невозможно!

Повлиять на качество мероприятия уже непосредственно в процессе его проведения, является весьма проблематичным.

Несмотря на различные форматы событий, можно выделить основной шаблон сценария (логистики) мероприятия, который включает в себя следующие блоки:

1) пролог;

С этого этапа начинается сценарный план!

2) начало (официальная часть);

3) основная программа;

4) финальная точка;

5) завершение мероприятия (до последнего гостя);

6) демонтаж оборудования и оформления;

Уборка площадки.

ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ

Определение эффективности

Отчет / информирование

Анализ ошибок

Вместо заключения

Любое событие – это масса деталей, реализуемых людьми. Поэтому, событий, в процессе подготовки и организации которых не было бы допущено ошибок, не бывает!

Все дело в количестве и уровне ошибок! Если ошибки известны только организаторам, то результат будет достигнут. Если ошибки увидели зрители (участники) – событие не состоялось.

Аксиома: чем качественнее прошел этап подготовки к мероприятию, тем меньше ошибок организаторы допустят на этапе реализации, тем меньшем будет влияние возможных ошибок на общий результат.

Уделяйте внимание деталям и мелочам! Продумывайте каждый шаг и его последствия! Учитесь на примерах!

И если организатор осуществил качественное управление всеми элементами процесса проектирования и организации мероприятия, то у него получится не просто мероприятие, а СОБЫТИЕ.

Если же, в результате работы организатора, прошло мероприятие, которое не имело четких и конкретных целей, не было распланировано, продумано и эффективно реализовано, то работу по проведению данного мероприятия нельзя назвать ивент-менеджментом, поскольку не был достигнут основной результат – не состоялось, собственно, СОБЫТИЕ.

«Событийный подход» к процессу организации любого мероприятия заключает в себе один из самых действенных механизмов формирования позитивного имиджа.