Облік надходження, товарно-матеріальних цінностей

Матеріальні цінності, що надходять від постачальників, супроводжуються рахунками-фактурами ф. 868, товарно-транспортними накладними ф. 1-ТН, накладними на відпуск товарно-матеріальних цінностей ф. М-20 та іншими документами, які підтверджують кількість матеріальних цінностей що надійшли від того чи іншого постачальника.

Якщо постачання здійснюється на умовах передоплати, то постачальник на підставі договору і специфікації до нього виписує покупцеві рахунок-фактуру ф. 868, підтверджуючу намір продажу (відпуску) матеріальних цінностей, свої банківські реквізити і суму майбутньої сплати.

Товарно-транспортна накладна ф. 1-ТН виписується у чотирьох екземплярах на підставі договору (контракту), доручення, нарядів та інших відповідних документів і підписується особою, яка дозволила відпуск матеріалів, їх відпустила, перевізником і особою що отримала вантаж:

- перший екземпляр накладної вручається підприємству - одержувачу матеріалів як супровідний документ і підстава для їх оприбуткування:

- другий залишається на підприємстві-постачальнику;

- третій екземпляр передається підприємству перевізнику для визначення вартості послуг транспортування;

- четвертий - залишається у водія та додається до Подорожнього листа для підтвердження обсягу виконаної транспортної роботи.

Накладна виписується у трьох екземплярах на підставі договору (контракту), нарядів та інших відповідних документів і підписується особою, яка дозволила відпуск матеріалів, головним бухгалтером, особою, що відпустила товари та особою отримувачем;

Ø перший екземпляр накладної вручається підприємству - одержувачу матеріалів як супровідний документ і підстава для їх оприбуткування;

Ø другий - разом з Дорученням залишається на складі підприємства-постачальника і служить підставою списання відпущених матеріалів;

Ø третій екземпляр накладної передається на пропускний пункт для контролю за вивозом матеріальних цінностей за межі території підприємства.

Крім того, згідно вимог Закону України «Про податок на додану вартість», постачальник виписує підприємству-покупцю Податкову накладну, форма і порядок заповнення якої затверджені спеціальним наказом ДПА. Податкова накладна виписується в двох екземплярах;

Ø перший екземпляр вручається підприємству – покупцю;

Ø копія зберігається у постачальника як звітний податковий документ.

На підставі накладної на відпуск матеріальних цінностей (запасів) і податкової накладної, а також при наявності у покупця (отримувача ) Довіреності ф. М-2, що засвідчує право представника покупця на отримання матеріальних цінностей зі складу постачальника здійснюється відпуск товарно-матеріальних цінностей.

Окрім організації бухгалтерського обліку товарно-матеріальних цінностей на будь-якому підприємстві повинен бути налагоджений також контроль за надходженням, використанням і зберіганням бланків суворої звітності. Зокрема, до даної категорії документації відповідно до законодавства відносяться:

Ø документи, які засвідчують особу, подію, освіту, трудовий стаж (наприклад трудова книжка і вкладиш до неї; посвідчення особи; присвоєння звання; пенсійна книжка; пенсійні листки);

Ø проїзні документи (квитки на проїзд у різному транспорті; документи на перевезення вантажів; військові проїзні документи);

Ø знаки поштової оплати (поштові марки, конверти з марками, листівки з марками);

Ø документи, які обслуговують грошовий оборот: книжки ощадні, чекові, депозитні; грошові та розрахункові чеки; довіреності на видачу коштів; сертифікати якості; поліси страхування; ліцензії;

Ø бланки білетів тиражних і миттєвих лотерей та ін.

Використані Довіреності ф. М-2, які є, згідно Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернених і використаних довіреностей на отримання цінностей від 16.05.96 р. № 99, документами суворої звітності, за якими отримані вантажі, погашаються на підставі прибуткових документів складів, магазинів та ін.

У практиці господарювання найчастіше підприємствами використовується такий бланк суворої звітності як довіреність для отримання товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів, грошових документів, цінних паперів.

Довіреність - це письмовий документ, який одна особа видає іншій для представництва перед третіми особами. За допомогою даного документу керівник наділяє фізичну особу правом отримати цінності від імені підприємства.

Відпуск активів без довіреності на їх отримання є порушенням ведення бухгалтерського обліку, за що передбачена адміністративна відповідальність (див. тему 10). Таким чином, використання довіреностей, встановлення відповідальних осіб для здійснення контролю за правильністю їх оприбуткування, оформлення, зберігання є важливими питаннями у сфері організації бухгалтерського обліку.

Досить часто на практиці зустрічаються ситуації, що постачання товарно-матеріальних цінностей виконується за різними угодами. У такому випадку можна виписувати одну довіреність лише за умови, що особа, якій видано довіреність, буде отримувати цінності лише в одному місці (з одного складу). У довіреності мають вказуватися номери та дати всіх договорів, на підставі яких будуть відпускатися цінності зі складу.

Якщо товарно-матеріальні цінності необхідно отримати на декількох складах, то кількість довіреностей, виданих на їх отримання, повинна відповідати кількості складів.

У зв’язку з цим на підприємстві-постачальнику необхідно провести інструктаж працівників складу, які не повинні допускати відпуск цінностей за відсутності довіреності або якщо вона прос трочена.

Видані, непогашені довіреності, з простроченим терміном використання (термін дії доручення - 10 днів) повинні повертатися в бухгалтерію підприємства про що робиться відповідна відмітка у Журналі реєстрації довіреностей ф. М-3.

Якщо приватний підприємець особисто отримує ТМЦ. Він повинен пред’явити паспорт або інший документ, який засвідчує його особу, а також свідоцтво про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності.

Якщо ж за товаром прибув працівник приватного підприємця, для підтвердження повноважень цієї особи оформлюється довіреність.

Після закінчення відпуску цінностей служби, які здійснювали їх відпуск, здають довіреність разом з документами на відпуск цінностей працівникам, на яких покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку.

Облік інших бланків суворої звітності вимагає не меншої уваги та відповідальності. Кожна операція з їх надходження та використання повинна:

- бути чітко задокументована.

Завданням головного бухгалтера у процесі організації бухгалтерського обліку цих документів є:

Ø доведення чітких вказівок щодо обліку та порядку документування дій з бланками суворої звітності;

Ø забезпечення належного контролю за правильністю обліку даного виду документів, для чого необхідно:

· особисто або через уповноважених осіб перевіряти роботу працівників бухгалтерської служби (щодо обліку довіреностей та бланків суворої звітності, які зберігаються в підрозділі бухгалтерської служби-каси: акцій, проїзних квитків, путівок);

· налагодити постійні звіряння даних бухгалтерського обліку та обліку відповідальних осіб за збереження і використання бланків суворої звітності (з відділом кадрів - щодо трудових книжок, секретарем - щодо використання листівок, марок, конвертів, зокрема, правильність їх списання, що можна перевірити за книгою реєстрації вихідної документації).

На матеріальні цінності, які надійшли від постачальників або виготовлені, але не є готовою продукцією основного виробництва, на підприємстві заповнюються такі первинні документи як Прибутковий ордер ф. М-4, або ж Накладна (внутрішньо-господарського призначення) ф. 87 та робляться відповідні записи до документів складського обліку. На матеріальні цінності, які надійшли через підзвітних осіб, прибуткові документи складаються у двох екземплярах, один екземпляр яких додається до Авансового звіту.

В тих випадках, коли матеріальні цінності, які надійшли, не відповідають якості, номенклатурі, чи завищені ціни відповідно до договору та ін., вони приймаються по Акту на відповідальне зберігання і облічуються на позабалансовому рахунку 02 «Активи на відповідальному зберіганні», субрахунок 023 «Матеріаль них цінностей на відповідальному зберіганні» до одержання вказівок постачальника щодо повернення, переадресації, чи про реалізацію таких цінностей на місці.

Якщо при прийманні виявлена нестача матеріалів згідно з даними, вказаними в супровідних документах, одержувач зобов’язаний скласти Акт на приймання матеріалів ф. М-7. Для перевірки матеріалів, які надійшли, і складання акта організується комісія, в яку обов’язково включається матеріально-відповідальна особа і представник постачальника, при його нез’явленні акт складається з участю представника незацікавленої організації.

При виявленні нестачі або псування матеріалів, які надійшли залізницею, водним або повітряним транспортом, підприємство-одержувач вимагає від дороги або порту складання Комерційного акту і одержує його завірену копію, яка є підставою для відшкодування одержувачу сплаченої вартості вантажів, що надійшли від транспортної організації.