Участники. Администратор проговаривает задание на участников, как взаимодействовать с этими людьми, как приедут

Администратор проговаривает задание на участников, как взаимодействовать с этими людьми, как приедут, куда, как уедут. Чтобы участникам все было понятно желательно заранее и чтобы они были счастливы.

Администратор

1. Администратор понимает дресс-код, через координатора его транслирует всем участникам процесса. Взаимодействует с заказчиком и решает вопросы, экранируя оргкоманду от заказчика

2. Администратор работает с подрядчиками – заказывает необходимые услуги. Если подрядчик уже в команде – то с ним общается координатор.

3. Координатор собирает с команды информацию и наработки, кладет в базу знаний, организует пост рефлексию с командой. Информация от координатора поступает администратору и ведущему (иногда и модераторам), они ее упаковывают для заказчика.

4. Администратор рассылает благодарственные письма с итогом общей групповой деятельности партнерам, помощникам, участникам и команде. Коммунницирует с заказчиков, удостоверяясь, что все ожидаемые результаты были получены.

Чеклист администратора на этапе подготовки Форсайта

1. Содержание:

· Программа;

· Образ результата;

· Понимание необходимых ролей;

· Визуализация;

· Упаковка.

2. Люди:

· Разосланы приглашения для участников;

· Списки;

· Проведено информирование участников и оргсостава;

· "Команда" – проведены организационные встречи;

· Внутренняя коммуникация – связь.

3. Площадка:

· Райдер;

· Логистика (в т.ч. доставка необходимого);

· Техника;

· Питание;

· Навигация.

4. PR.

· Резонанс;

· Фото-видео,

· «Круги на воде»;

Штатное расписание

1. Ведущий;

2. Менеджер/администратор/организатор (Администратор (АХЧ) и Координатор (HR, всё про внутреннее взаимодействие форсайт-команды и её координацию);

3. Модератор;

4. Визуализатор;

5. Летописец;

6. Аналитик (делает предварительные тренды, информационную базу, погружается в тему, вместе с ведущим потом собирает информацию и карту после сессии);

7. Продюсер - знает, куда деть результат + PR;

8. Дизайнер – создание live инфографики;

9. IT-менеджер - распределенный онлайн;

10. Фотограф и видео оператор.

Этап 1. Начальная подготовка к проведению форсайт-сессии

1. Узнать:

· Сколько участников;

· Кто участники;

· Тема форсайта;

· Какая цель мероприятия;

· Кто заказчик и какого результата хочет добиться;

2. Разработать: